Comment choisir son logiciel de suivi budgétaire pour entreprise ?

Un outil de suivi budgétaire doit apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise. Au-delà d'un contrôle et d'une gestion financière optimisés, il doit fournir aux équipes financières un accès temps réel à des analyses et informations stratégiques pour faciliter la prise de décision.

Face à l'abondance d'options disponibles sur le marché, choisir le logiciel le plus adapté à votre organisation peut s'avérer complexe. Voici donc un aperçu des meilleurs outils et des critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

Quels sont les défis du suivi budgétaire en entreprise ?

On le sait : le suivi budgétaire est un exercice complexe. Entre données fragmentées, manque de visibilité et ressources limitées, plusieurs obstacles peuvent en effet compromettre une gestion financière efficace :

• Un manque de visibilité en temps réel sur le budget : pour prendre des décisions proactives en matière de dépenses, vous devez avoir accès à des données précises en temps réel.
• Des données budgétaires inexactes ou incomplètes : sans données budgétaires fiables et précises, difficile de prendre des décisions pertinentes.
• Des données cloisonnées et fragmentées : si votre système n'unifie pas vos données de dépenses, vous vous exposez à une fragmentation de l’information, donc à des difficultés à suivre les budgets.
• Un manque de ressources consacrées à la budgétisation : la budgétisation devrait être une priorité pour toutes les entreprises, en ce qu’elle permet de guider toutes les décisions financières. Le problème ? Celle-ci relève généralement du domaine financier, ce qui laisse les responsables des dépenses des différents services dans le flou… et dépourvus de la visibilité dont ils ont besoin pour prendre des décisions.

La solution ? Un logiciel de suivi budgétaire intelligent. Celui-ci permet de libérer des ressources, tout en assurant une prise de décisions éclairée quant au budget de l’entreprise.

Les 11 fonctionnalités indispensables d'un outil de suivi budgétaire

Que vous soyez confronté à des données fragmentées, à des rapports inexacts ou à un manque de ressources, le bon logiciel de suivi budgétaire peut faire toute la différence. Voici les onze fonctionnalités de suivi budgétaire indispensables à prendre en compte :

1. Une visibilité en temps réel

La visibilité budgétaire en temps réel vous permet de consulter instantanément l'état d'avancement de chaque budget, sans attendre les rapports mensuels.

Optez donc pour une solution qui offre des fonctionnalités de filtrage avancées : par service, catégorie, période, collaborateur, etc. Veillez également à ce qu'elle centralise l'ensemble des données pertinentes dans un tableau de bord unifié, optimisant ainsi votre gestion.

2. L’impact sur le budget lors des approbations

La plupart des équipes découvrent leurs dépassements budgétaires après coup, généralement à la réception des factures par le service comptable.

Grâce à la visibilité budgétaire en temps réel intégrée au processus d'approbation, vous pouvez désormais mesurer l'impact de chaque décision sur le budget avant même que la dépense ne soit engagée. Cette approche proactive permet des approbations plus éclairées, un contrôle renforcé des coûts et l'élimination des dépassements imprévus.

3. Le suivi complet des dépenses

L'alignement des dépenses sur les budgets constitue un enjeu majeur. Privilégiez donc une solution dotée d'un outil de suivi des dépenses intégré, permettant de contrôler facilement l'ensemble des flux financiers : paiements par carte, notes de frais, bons de commande, factures et abonnements. Le tout, avec une mise à jour en temps réel.

4. La ventilation par catégories

La personnalisation des budgets et leur ventilation permettent d’effectuer un suivi et une analyse précis. Assurez-vous donc que votre logiciel puisse segmenter les budgets par catégories, et ajoutez autant de dimensions d’analyse que vous le souhaitez pour obtenir une vision complète de vos budgets.

5. Les hiérarchies budgétaires personnalisées

Chaque organisation possède sa propre architecture budgétaire et ses exigences particulières en matière de reporting. Il est donc indispensable de s'équiper d'un outil capable de gérer des hiérarchies budgétaires adaptées aux environnements financiers complexes. Cela permet, par exemple, d'établir un budget global au niveau de l'entreprise, puis de le décliner selon différents axes : par projet, service, ou toute autre dimension pertinente.

6. L’importation de vos budgets en 1 clic

Assurez-vous que la solution que vous choisissez vous permet d'importer toutes vos données budgétaires à l'aide d'un simple tableau Excel. Une fois les données téléchargées, vous bénéficiez d'une visibilité immédiate sur l'utilisation du budget.

7. La budgétisation multidevises

Ne limitez pas vos budgets à une seule devise ! Avec cette fonctionnalité, vous pouvez définir chaque budget dans la devise de votre choix, afin d'améliorer la gestion financière et la visibilité à l'échelle mondiale.

8. Le filtrage des budgets

Choisissez une solution qui vous permet de filtrer votre budget selon différents critères, tels que le fournisseur, l'équipe, les projets, etc., afin de comprendre précisément où et comment l’argent est dépensé. En utilisant des filtres, vous gagnez non seulement en visibilité sur les dépenses, mais vous renforcez également la responsabilité des équipes vis-à-vis des budgets qui leur sont alloués.

9. Les budgets de groupe pour la gestion multi-entités

La gestion multi-entités des budgets garantit la cohérence de la gestion financière, quelle que soit la complexité de votre structure organisationnelle. Utilisez un logiciel qui vous aide à gérer et suivre sans effort les budgets de l'ensemble du groupe à partir d'un seul tableau de bord.

10. La comptabilité d'engagement

La comptabilité d'engagement, qui consiste à enregistrer tous les engagements donnés et reçus par l'entreprise, vous donne une image précise de l'allocation de vos ressources et de vos engagements financiers.

Votre solution de suivi du budget doit faire correspondre vos dépenses à la période au cours de laquelle vous les engagez, plutôt qu'à la période au cours de laquelle vous les payez. Cela permet de garantir des calculs précis et pertinents.

11. Les prévisions illimitées

Si votre environnement commercial évolue rapidement, vous avez sans doute l’habitude de créer plusieurs versions de votre budget.

Choisissez donc un logiciel offrant la possibilité de générer un nombre illimité de prévisions. Vous pourrez ainsi ajuster vos budgets en fonction des changements (qu’il s’agisse de nouveaux responsables, d’évolutions stratégiques ou d’orientations de l’entreprise), tout en conservant l’historique complet. Chaque version est automatiquement enregistrée et reste facilement accessible.

Les meilleurs logiciels de suivi budgétaire pour les entreprises

Que vous soyez une startup en pleine croissance ou une entreprise mature de taille moyenne, le suivi des budgets est essentiel pour prendre des décisions intelligentes.

Mais avec autant de logiciels disponibles, trouver celui qui vous convient peut s'avérer fastidieux. Pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné pour vous les meilleurs outils de suivi budgétaire du marché.

Payhawk

Commençons par notre solution, qui a gagné la confiance des équipes financières dans plus de 30 pays.

Notre outil de suivi budgétaire vous offre une visibilité et un contrôle inégalés sur les budgets de toute votre entreprise. Celui-ci fait partie d'un outil de gestion des dépenses beaucoup plus complet qui couvre les comptes fournisseurs, la facturation, les achats, les cartes d'entreprise, etc.

Pour Benoît Menardo, co-fondateur de Payflow :

L'un des aspects que j'apprécie le plus chez Payhawk, c'est que je peux attribuer à chaque service une carte en fonction de son budget et mettre à jour les fonds selon les besoins. J'aime le fait de pouvoir contrôler les dépenses des différents services en quelques clics.

Nos fonctionnalités de budgétisation vous permettent ainsi de :

• Consulter tous les budgets depuis un tableau de bord unique,
• Bénéficier d'une visibilité en temps réel sur l'utilisation des budgets,
• Prendre des décisions plus éclairées et responsabiliser les utilisateurs,
• Permettre aux responsables de budgets de consulter et de gérer eux-mêmes les dépenses,
• Suivre tous les types de dépenses, y compris les paiements par carte, les bons de commande et les factures,
• Importer des budgets dans n'importe quelle devise.

En outre, nous intégrons certains des outils leaders du marché répertoriés ci-dessous afin de permettre une gestion budgétaire complète et transparente pour votre entreprise :

Xero

Xero est un outil de comptabilité basé sur le cloud, idéal pour les petites et nouvelles entreprises ainsi que pour les entreprises en phase de croissance. Il permet d’automatiser les tâches comptables fastidieuses, afin d'améliorer l’efficacité opérationnelle des organisations.

Quelques-unes de ses fonctionnalités de budgétisation :

• Création de budgets personnalisés à suivre par service ou par projet,
• Importation de budgets depuis Excel directement dans Xero,
• Consolidation de plusieurs budgets avec l'application Xero Budget Consolidator,
• Création de rapports pour suivre et analyser les performances budgétaires,
• Comparaison des données financières réelles avec votre budget pour déterminer les performances de votre entreprise.

FreshBooks

FreshBooks est un logiciel de comptabilité destiné principalement aux entreprises de services et aux freelances. Les clients peuvent y gérer leur facturation, suivre leurs dépenses, enregistrer leurs heures facturables, etc.

Les fonctionnalités de budgétisation sont les suivantes :

• Suivi temps passé sur chaque projet pour vous assurer de ne pas dépasser le budget alloué,
• Création de récapitulatifs de dépenses par catégorie,
• Création de rapports financiers, notamment sur les flux de trésorerie.

Expensify

En tant que solution de gestion des dépenses, Expensify aide les petites et moyennes entreprises à gérer et à suivre leurs budgets.

Les fonctionnalités de budgétisation sont les suivantes :

• Mise en place de notifications personnalisées pour être alerté lorsqu'un certain montant du budget est dépensé,
• Création de budget par service ou membre de l’organisation,
• Définition de budgets pour planifier les dépenses du mois, de l'année ou du trimestre,
• Suivi de catégories de dépenses,
• Création d’un nombre illimité de rapports personnalisés.

NetSuite ERP (Oracle)

Il s’agit d’une solution pour les entreprises complexes et en pleine expansion, avec des modules budgétaires intégrés pour budgétiser, planifier et gérer vos finances.
Les fonctionnalités de budgétisation sont les suivantes :

• Modélisation de scénarios et analyse des écarts,
• Automatisation des modèles de budget avec le grand livre général de NetSuite,
• Création de prévisions en temps réel,
• Surveillance des performances réelles par rapport aux objectifs commerciaux et suivi de l’impact sur la trésorerie.

SAP Concur

Il s’agit d’un logiciel de gestion des dépenses et de suivi budgétaire, avec intégrations dans les systèmes ERP.

Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• Une vue d'ensemble des dépenses de l'entreprise, avec une vue en temps quasi réel avant et après les dépenses,
• Un suivi des dépenses budgétaires lors de vos déplacements avec l'application mobile SAP Concur,
• La création de hiérarchies personnalisées et la mise en place de circuits d'approbation,
• L’accès à une visibilité constante de votre budget grâce à des tableaux de bord intuitifs.

Spendesk

Spendesk centralise les dépenses de l’entreprise et permet de suivre les budgets en temps réel. L’outil aide à rapprocher automatiquement les dépenses engagées des budgets alloués, offrant ainsi une vision claire des ressources engagées.
Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• Un suivi budgétaire automatisé par équipe, projet ou centre de coûts,
• La visualisation en temps réel de l’impact de chaque dépense sur le budget,
• La définition et le contrôle de plafonds budgétaires personnalisés,
• La production de rapports consolidés pour comparer budgets prévus et réalisés,
• L’intégration avec la comptabilité pour fiabiliser le pilotage budgétaire.

Rydoo

Rydoo simplifie le suivi des dépenses professionnelles tout en facilitant leur rattachement aux budgets définis. La plateforme rend visible les budgets par département ou projet, et alerte en cas de dépassement.

Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• Le suivi budgétaire par voyage, équipe ou département,
• Le rapprochement automatique entre dépenses et budgets prévisionnels,
• Des tableaux de bord permettant de comparer dépenses réelles et budgétées,
• Une alerte en temps réel sur les dépassements de budget,
• L'exportation des données budgétaires vers les logiciels financiers.

Agicap

Agicap se spécialise dans le pilotage budgétaire et la prévision de trésorerie. Il permet aux directions financières d’élaborer des scénarios précis et de suivre l’exécution budgétaire en continu.

Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• La construction de budgets prévisionnels personnalisés,
• Le suivi en temps réel des écarts entre budget prévisionnel et dépenses,
• Des scénarios de simulation budgétaire pour anticiper l’évolution financière,
• La consolidation budgétaire multi-entités et multi-comptes bancaires,
• Des tableaux de bord dynamiques pour piloter la performance budgétaire.

Yooz

Yooz est un outil comptable particulièrement utilisé pour l’automatisation des factures. Il propose également un suivi budgétaire fiable, en reliant directement les dépenses effectuées aux enveloppes prévues.

Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• Un suivi budgétaire automatisé dès la saisie des factures,
• Un contrôle des dépenses en fonction des budgets alloués,
• La visualisation des écarts entre prévisions et dépenses réelles,
• Des rapports budgétaires pour le pilotage en temps réel,
• L’intégration ERP pour consolider les données budgétaires.

Cegid

Cegid offre des solutions de gestion financière intégrant un suivi budgétaire avancé. Il permet de piloter efficacement les budgets, de la planification à l’analyse des écarts.

Les fonctionnalités de budgétisation comprennent :

• L’élaboration et le suivi des budgets prévisionnels,
• La comparaison systématique entre prévisions budgétaires et dépenses réelles,
• La consolidation budgétaire multi-sociétés et multi-devises,
• Des rapports et tableaux de bord financiers interactifs,
• L’intégration native avec la comptabilité et les modules de reporting.

Quelques bonnes pratiques dans la mise en place d'un logiciel de suivi budgétaire

Le déploiement du bon logiciel de suivi budgétaire doit contribuer à assurer la réussite à long terme de votre entreprise. De la définition de vos besoins à l'adhésion de vos équipes, une approche réfléchie peut faire toute la différence.

Évaluez vos besoins
Avant toute chose, il vous faut évaluer vos besoins en matière de reporting et de suivi budgétaire. Vous serez ainsi dans les meilleures conditions pour choisir un outil de budgétisation qui correspond à vos objectifs et vous apporte une réelle valeur ajoutée.

Choisissez le meilleur logiciel… pour vous
Une fois que vous avez défini votre approche en matière de budgétisation, choisissez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins. N'ajoutez pas un nouvel outil sans réfléchir à la manière dont il s'intégrera à votre infrastructure technologique actuelle (ou future). Cherchez plutôt à consolider le suivi des budgets au sein de votre infrastructure de gestion des dépenses.

Formez vos équipes
Choisir le bon logiciel n'est que la moitié du chemin. Ensuite, il reste à s’assurer que votre équipe sait comment l’utiliser et en tirer le meilleur parti. Cela signifie former les équipes avant même de choisir le logiciel, de façon à simplifier au maximum la transition.

Utilisez le centre de ressources de l'outil pour tirer parti de chaque fonctionnalité. Par exemple, les articles d'aide de Payhawk comprennent des instructions étape par étape, pour vous permettre en cas de besoin de résoudre des problèmes.

Vérifiez régulièrement vos budgets et ajustez-les si nécessaire
Les logiciels de suivi de budget permettent d'adopter une approche proactive de la gestion budgétaire. Si vous constatez que vous dépensez trop dans certains domaines ou que vous devez augmenter vos ressources dans d'autres, vous pouvez ainsi modifier votre budget en temps réel. Les besoins de chaque organisation étant différents, il est essentiel de privilégier une solution personnalisable et évolutive.

D'une budgétisation statique à une budgétisation dynamique

Les solutions de suivi budgétaire permettent aux entreprises de dépenser de manière responsable, tout en étant conscientes de l'impact de leurs dépenses. En évaluant l'utilisation de son budget en temps réel, il devient facile de réduire les coûts et de redistribuer les enveloppes avant que les dépenses ne soient engagées.

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