18 mar 2022
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Por qué las integraciones de software empresarial son vitales para crecer

Employee Types On A Laptop
Resumen

Las integraciones de software han llevado la digitalización empresarial al siguiente nivel. Gracias a la automatización, muchas herramientas inteligentes hacen que nuestra vida laboral sea mucho más fácil. No obstante, a veces estas soluciones pueden fallar a la hora de comunicarse entre sí. Las implementaciones realmente efectivas e inteligentes no te obligan a saltar de una herramienta a otra. Por el contrario, te permiten obtener toda la información necesaria en tiempo real. Estas integraciones son las más importantes, ya que te ayudan a ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

No importa el tamaño que tenga tu empresa, las integraciones de sistemas, tecnologías y software desempeñan un importante papel en el desarrollo del negocio. Desde el software de contabilidad y facturación, hasta el CRM y las herramientas de videoconferencia, confiamos en muchas  herramientas financieras SaaS -es decir, bajo el modelo Software como Servicio- para hacer nuestro trabajo, mantener la escalabilidad y promover la transparencia.

Sin embargo, una vez que las empresas han seleccionado sus diferentes herramientas, es común que las implementen de manera independiente, en silos y en plazos distintos. Esta brecha puede causar ineficiencias, afectar la productividad e, incluso, provocar la pérdida de clientes. En las empresas de rápido crecimiento esto puede ser un verdadero problema, ya que suelen priorizar la apertura de nuevos mercados sobre las integraciones de los sistemas internos.

En Payhawk sabemos lo valioso que es tu tiempo. Por eso cubrimos las necesidades clave de tu empresa con una herramienta financiera todo en uno, que incluye la gestión de pagos y gastos. Nuestras tarjetas de empresa, junto con el software de gestión, permitirán a tu equipo financiero digitalizar todos los gastos empresariales con una única solución.

Además, nuestra plataforma te ayudará a dar a los empleados acceso a los fondos de la empresa de forma fácil y segura, con control y transparencia. También facilitará a tu equipo de Finanzas todo el proceso de  reembolsos y  pago de facturas. Y, finalmente, lo más importante, te permitirá enviar toda esta información a tu software de contabilidad y ERP con un solo clic.

Integraciones de Payhawk con el software de contabilidad

Desde que iniciamos operaciones en Payhawk, comprendimos que la integración con el software de contabilidad resulta vital para nuestros clientes. Los contadores, por cierto, suelen ser los interlocutores más exigentes de la sala, al escoger un software de gestión de gastos.. ¿Por qué? Porque en realidad hacemos mucho de su trabajo. Pero creemos que esto debería ser algo positivo. Al fin y al cabo, gracias a nuestra plataforma pueden concentrarse en tareas financieras más estratégicas.

Nuestro sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) lee y extrae toda la información importante de recibos y facturas, reduciendo la entrada manual de datos. Además, nuestros archivos exportables -donde se desglosa toda la información de gastos y se adjuntan los recibos- se pueden enviar directamente a tu software de contabilidad.

Descubre nuestras integraciones de gestión de gastos

Información en tiempo real en Xero

Payhawk habilita las funcionalidades bancarias de  Xero tan pronto como nuestra plataforma se  conecta con Xero. Cada transacción entrante y saliente realizada en nuestra herramienta se exporta automáticamente a Xero, apenas se  completa el pago. De esta manera, además de estar disponible en tiempo real, prácticamente se elimina la posibilidad de un error humano, ya que todos los pagos se registran automáticamente y los saldos estarán siempre sincronizados con Xero.

Exportación inteligente en Datev y QuickBooks

La integración con  Datev y  QuickBooks de Payhawk permite a los clientes reducir significativamente el trabajo manual. Después de extraer toda la información relevante de los gastos -gracias a herramientas de contabilidad, como la categorización automática de gastos, los campos de gastos personalizables, las tasas impositivas predeterminadas y el reconocimiento dinámico de proveedores-, ésta puede enviarse automáticamente al software de contabilidad.

Todo esto se complementa con notificaciones oportunas que le apuntan al usuario si le falta alguna información esencial antes de que se exporten los gastos. Así, nuestros clientes tienen un total control de los datos que se envían a su software de contabilidad. También hemos dado un paso adicional para evitar que los usuarios exporten el mismo gasto dos veces o sin que tengan relevancia o vigencia fiscal. Cuando un gasto es revisado en nuestra herramienta, aparecerá automáticamente en Datev o QuickBooks, sin requerir ningún trabajo adicional.

Integraciones de Payhawk con soluciones ERP

A medida que las empresas crecen, sus sistemas también se vuelven más sofisticados. Los ERP comenzaron en la industria manufacturera, pero pronto se convirtieron en imprescindibles en todos los sectores. Con las soluciones ERP, las empresas pueden gestionar en una única plataforma las compras, los empleados, la contabilidad, las finanzas, el inventario, etc.

Payhawk dispone de integración directa con  Microsoft Dynamics 365 Business Central. Este ERP es especialmente adecuado para PYMES, en particular para organizaciones de hasta 250 empleados. Puede operar en diferentes departamentos y grupos dentro de una entidad comercial, mostrando su rendimiento global. Las principales capacidades de la herramienta se centran en la cadena de suministro y las operaciones financieras, según las necesidades del cliente.

Gracias a nuestras integraciones, las empresas pueden conciliar los gastos realizados a través de las tarjetas de empresa de Payhawk con su ERP, lo que brinda a nuestros clientes un control total sobre todas sus transacciones financieras.

Integración de Payhawk con TravelPerk

Es posible que hayas escuchado que TravelPerk se convirtió recientemente en un unicornio. Y podrías pensar, ¿cómo puede una empresa de software de viajes de negocios lograr eso en medio de una pandemia con restricciones de viaje? Pues, invirtiendo mucho en conectar su plataforma con otros servicios relacionados con viajes; la gestión de gastos es uno de ellos.

Una vez habilitada, la integración entre Payhawk y TravelPerk facilita la conciliación automatizada de todos los gastos de TravelPerk que se realicen con tarjetas de empresa de Payhawk. La integración permite obtener automáticamente las facturas de TravelPerk y compararlas con las transacciones de la tarjeta. También cuenta con la capacidad de reconocer facturas con diferentes montos de IVA y agruparlos. De esa forma, es más fácil reclamar el IVA en los viajes de negocios y generar ahorros de hasta un 20%.

¿Cuál es el próximo paso?

En Payhawk nos tomamos las integraciones muy en serio. Tenemos un  equipo de ingenieros dedicado únicamente a este tema. A medida que la empresa crece y hablamos con más y más prospectos, entendemos cuánto valoran las integraciones. Es por esto que en abril estaremos lanzando una integración con NetSuite.

A medida que la cantidad de software y soluciones empresariales siga creciendo, será imposible integrarse con todos. Por ello y para seguir ofreciendo escalabilidad, pronto presentaremos nuestras API de desarrollo, para que nuestros clientes puedan crear su propia conexión e integración con Payhawk de forma personalizada y según lo necesiten.

Si ya estas listo para integrar la gestión de gastos de tu empresa con tus sistemas de contabilidad o ERP,  reserva una demo para que puedas ahorrar tiempo y concentrarte en el crecimiento del negocio.

Raquel Orejas - Directora de Marketing de Producto en Payhawk, una solución de Gestión del Gasto
Raquel Orejas
Product Marketing Manager
LinkedIn

Raquel fue una de las primeras personas en apuntarse a la aventura de crear Payhawk. Después de tantos años en la empresa, ha pasado por diferentes roles. Comenzó en ventas y fue de las primeras en inaugurar el equipo de customer success. Continuó en Marketing como creadora de contenido y hoy día es Product Marketing Manager. El espíritu vibrante de Raquel prospera al aire libre, abrazando actividades como el senderismo, el ciclismo, los viajes y la creación de momentos especiales con sus dos hijos.

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