Cas d’usage : Payhawk pour gérer ses dépenses Marketing

Notre plateforme est pensée pour être adoptée par toutes les équipes de l’entreprise, y compris l’équipe marketing. De la gestion des budgets à la rationalisation des dépenses opérationnelles, Payhawk offre une large gamme de fonctionnalités qui aident les professionnels du marketing à travailler plus efficacement et à mieux gérer leurs dépenses.

Pour mieux comprendre l’utilisation de Payhawk dans le cadre du marketing, nous nous sommes entretenus avec Kévin Bosc, Directeur Marketing France de Payhawk. Il nous partage ses bonnes pratiques pour une utilisation optimale de la plateforme et des cartes d’entreprise.

Comment utilisez-vous Payhawk au quotidien ?

La plateforme Payhawk est mon outil de prédilection pour suivre et gérer avec précision nos dépenses marketing. Qu'il s'agisse des dépenses liées aux campagnes de marketing, au paiement des fournisseurs ou à la gestion des dépenses de l'équipe, Payhawk me permet de suivre l’état et l’avancée de mon budget.

Comment Payhawk vous aide à gérer les budgets marketing ?

L'un des principaux avantages de Payhawk est sa capacité à monitorer les dépenses en temps réel : en un clic, je suis capable de savoir combien nous avons dépensé et combien il reste dans le budget. Je peux également fixer des limites budgétaires pour les différents membres de l'équipe, ce qui permet d'éviter les dépassements. Par ailleurs, le reporting est facile à réaliser et apporte des données intéressantes : nous pouvons ainsi analyser nos habitudes de dépenses et les faire évoluer en fonction des insights que nous récupérons.

Quelles sont vos fonctionnalités préférées ?

En tant que Directeur Marketing, je dirais que mes préférées sont les suivantes :

1. La dématérialisation des reçus : en utilisant l'application Payhawk pour scanner facilement les reçus, je n’ai plus besoin de les conserver, je gagne énormément de temps et je reste agile lors d'événements marketing ou d'autres activités en dehors du bureau. Grâce à la technologie OCR intégrée, je n'ai même pas besoin de remplir les champs de dépenses, tout se fait automatiquement.
2. Les cartes physiques et virtuelles : je peux facilement effectuer des paiements via Apple Pay (ou Google Pay) sans avoir à sortir physiquement ma carte, cette flexibilité est très appréciable et me rend la vie plus facile lorsque je suis en déplacement.
3. La possibilité de fixer des limites de dépenses pour l'équipe : cela nous aide à éviter les dépassements et à garantir une utilisation responsable des budgets marketing. J'ai l'esprit tranquille car je sais que nous ne dépassons pas le budget alloué.
4. La gestion des abonnements : nous utilisons beaucoup d’outils qui fonctionnent par abonnement (pour le SEO, la gestion du site web, les publicités en ligne ou même les abonnements à des médias). Avec Payhawk, les abonnements sont rentrés dans la plateforme, tout est déjà pré-rempli et il suffit simplement d’ajouter la facture ! Nous pouvons donc utiliser autant d’outils que nécessaire, sans perdre de temps sur la partie financière et administrative.

Comment Payhawk contribue à la collaboration au sein de votre équipe ?

Avec Payhawk, les membres de mon équipe peuvent facilement soumettre leurs dépenses et demander des approbations, les workflows fonctionnent parfaitement. Chacun a accès aux informations dont il a besoin sans avoir à courir après un collègue pour obtenir une validation de budget. Si un membre de mon équipe réalise une demande de fonds, je reçois une notification et je peux donc l’approuver ou la refuser en un clic. Nous ne perdons pas de temps avec les notes de frais, les longs processus d’approbation ou les remboursements, etc.

Avez-vous un exemple précis d’un problème résolu grâce à Payhawk ?

Oui, dans nos métiers, nous engageons souvent des montants assez importants, notamment sur les événements. Et pour les gérer au mieux, nous avons besoin d’une flexibilité pour les paiements. Dans une de mes anciennes entreprises, lors d’un salon professionnel, nous avions eu un problème de paiement avec le prestataire chargé de monter le stand. Comme nous n'avions pas de cartes personnelles, je n’ai pas eu d’autre choix que d’avancer les fonds moi-même, à savoir 6 000 euros ! Et j’ai été remboursé deux semaines plus tard... Engager ce type de montants sur des frais personnels, ce n’est pas anodin ! Avec Payhawk, ce problème ne se pose même pas. Nous sommes tous équipés de cartes sur lesquelles les fonds de l’entreprise sont déjà chargés. Aucun frais personnel à avancer, aucun délai de remboursement, et une agilité adaptée à nos métiers !

Conclusion

L’utilisation de Payhawk a véritablement un impact positif sur les activités marketing de notre entreprise. Elle permet à l’équipe de rationaliser les processus, tout en augmentant la transparence et en améliorant la collaboration.

Vous aussi, vous souhaitez permettre à votre équipe marketing de travailler plus efficacement et de gérer sereinement ses dépenses ? Contactez notre équipe commerciale pour obtenir une démo personnalisée !