Les 5 erreurs à ne pas commettre lors de votre clôture mensuelle

Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?

La clôture mensuelle permet de découper l’exercice comptable en périodes mensuelles. En réalisant une opération de collecte d’informations et de rapprochement de données, l’entreprise va dresser un compte de résultat et un bilan pour une période mensuelle. En d’autres termes, la clôture mensuelle correspond à l'achèvement des enregistrements comptables.

Une fois qu’un mois a été clôturé, il n’est plus possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer des entrées sur ce mois donné.

Pour l’entreprise, c’est l’occasion de faire un bilan régulier, mais aussi de suivre ses performances mois par mois, de produire des indicateurs stables et d’évaluer la réalisation des objectifs suivis.

Quelles sont les erreurs à éviter lors de la clôture mensuelle ?

Erreur n°1 : La procrastination

C’est l’une des erreurs les plus courantes… et elle peut vous coûter très cher ! En effet, reporter sans cesse les tâches relatives à la clôture mensuelle peut entraîner des retards significatifs, des erreurs (omissions, incohérences dans les données…) qui vont nécessiter une révision de dernière minute, mais aussi une accumulation de stress inutile.

La clôture mensuelle nécessite une attention et une rigueur particulières, afin de s’assurer que toutes les transactions ont été correctement enregistrées et que les comptes sont équilibrés.

Pour éviter de tomber dans le piège de la procrastination, il est donc indispensable d’adopter une discipline stricte et de suivre un calendrier rigoureux. À cet effet, on peut établir un planning de clôture détaillé pour éviter tout retard, mais aussi fixer des échéances strictes et mettre en place des rappels pour chaque étape de clôture. Cela permettra non seulement de garantir la fiabilité des états financiers de l’entreprise, mais aussi de réduire le stress des équipes et d’améliorer l’efficacité globale du processus de clôture mensuelle.

Le conseil à retenir : établir un calendrier de clôture et s’astreindre à en respecter chaque date.

Erreur n°2 : Les erreurs de saisie

Les erreurs de saisie constituent une erreur majeure à éviter absolument. En effet, même les petites erreurs de saisie, comme un chiffre mal placé ou une virgule oubliée, peuvent entraîner des déséquilibres dans les comptes et des anomalies dans les rapports financiers. Les conséquences sont multiples : risque de redressement fiscal, prises de décisions basées sur des données incorrectes…

Les erreurs de saisie peuvent survenir à divers niveaux du processus comptable, qu'il s'agisse de l'enregistrement des transactions, de la saisie des données de facturation ou du rapprochement des comptes.

Pour les éviter, il est indispensable de mettre en place des contrôles rigoureux, tels que la double vérification des entrées de données, ou encore l'utilisation de logiciels comptables dotés de fonctions de validation automatisées.

Il est également nécessaire de miser sur la formation du personnel concernant les bonnes pratiques de saisie et la vérification des données financières. Mais aussi de mettre en place des contrôles de qualité pour détecter et, le cas échéant, corriger rapidement les erreurs de saisie.

Ces processus permettent de garantir l'intégrité des données comptables et d’éviter les conséquences potentiellement coûteuses des erreurs de saisie.

Le conseil à retenir : Utiliser un logiciel comptable basé sur l’automatisation, pour éviter les erreurs manuelles (les plus fréquentes).

Erreur n°3 : L’absence de rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est un procédé qui consiste à comparer les opérations figurant sur les relevés bancaires avec celles qui sont enregistrées en comptabilité. Il permet de vérifier que chaque ligne correspond, et ainsi d’éviter les anomalies (erreurs ou oublis de saisie, opérations non enregistrées, etc).

Pourquoi l'absence de rapprochement bancaire est-elle une erreur à éviter lors de la clôture mensuelle ? Pour une raison simple : négliger cette étape peut entraîner des erreurs graves, telles que des omissions de transactions, des doublons ou pire encore : des fraudes non détectées. Sans un rapprochement bancaire rigoureux, les soldes de trésorerie reportés peuvent être incorrects, compromettant ainsi la précision des états financiers et les éventuelles décisions stratégiques prises sur la base de ces informations.

Vous l’aurez compris, il est donc impératif d'établir une procédure systématique de rapprochement bancaire à chaque clôture mensuelle. Cette procédure doit inclure la vérification de toutes les transactions, l'identification (et la résolution) des écarts de trésorerie, et la documentation des ajustements réalisés.

Le rapprochement bancaire étant un procédé fastidieux, il peut être intéressant de recourir à l’automatisation pour gagner du temps et minimiser le risque d’erreurs.

Ainsi, en intégrant le rapprochement bancaire dans leurs processus de clôture mensuelle, les entreprises peuvent assurer l'exactitude de leurs rapports financiers et maintenir une gestion saine de leur trésorerie.

Le conseil à retenir : Recourir de manière systématique au rapprochement bancaire à chaque clôture mensuelle, au moyen d’une solution automatisée.

Erreur n°4 : Négliger les amortissements

En comptabilité, les amortissements représentent la répartition du coût d'un actif sur sa durée de vie, reflétant ainsi sa dépréciation progressive. Autrement dit, il s’agit de prendre en compte la perte de valeur d’un actif due au passage du temps.

Négliger les amortissements peut fausser les états financiers d’une entreprise en
surévaluant les actifs et en sous-estimant les charges, ce qui entraîne une image inexacte de la santé financière de l'entreprise.

En outre, une comptabilisation incorrecte des amortissements peut conduire à des incohérences, dont les conséquences sont particulièrement graves en cas d’audit financier ou de contrôle fiscal. Cette erreur peut ainsi exposer l'entreprise à des risques juridiques et réglementaires.

On peut heureusement éviter cette erreur en mettant en place une politique rigoureuse de calcul et d'enregistrement des amortissements chaque mois. Cela inclut l'identification correcte des actifs à amortir, l'application des méthodes d'amortissement adaptées et la révision régulière de la durée de vie des actifs. En intégrant systématiquement les amortissements dans le processus de clôture mensuelle, les entreprises s’assurent ainsi d’obtenir une représentation fidèle de leur situation financière.

Par ailleurs, il est conseillé de consulter un expert-comptable pour s’assurer que les amortissements sont correctement calculés et en conformité avec les normes comptables.

Le conseil à retenir : Mettre à jour régulièrement les tableaux d’amortissement pour refléter de manière correcte la valeur des actifs de l’entreprise.

Erreur n°5 : Négliger les provisions

En comptabilité, les provisions désignent les charges qu’une entreprise devra, de manière probable, supporter dans un avenir plus ou moins proche. Elles répondent au principe de prudence et sont inscrites au passif du bilan comptable de l’entreprise. Ce sont par exemple : les charges sociales, les amendes, les impôts à régler, les litiges en cours…

Omettre d’actualiser ces provisions peut entraîner une sous-évaluation des passifs et une surévaluation des bénéfices, ce qui donne une image faussée de la santé financière et des performances de l’entreprise. Cette négligence peut non seulement compromettre la précision des états financiers, mais aussi poser des problèmes de conformité et exposer l’entreprise à des risques juridiques et financiers.

Pour éviter cela, il est recommandé de mettre en place un processus systématique d’évaluation et de comptabilisation des provisions à chaque clôture mensuelle, qui se compose des étapes suivantes :

Identification des éléments qui nécessitent la constitution de provisions dans les états financiers ;
Mise en place de politiques rigoureuses de provisionnement pour couvrir les risques financiers potentiels de l’entreprise ;
Révision et ajustement des provisions de manière périodique, en fonction des changements internes et externes pouvant impacter la situation financière de l’entreprise.

Le conseil à retenir : Prendre en compte et intégrer les provisions pour se prémunir contre les incertitudes, et maintenir une gestion financière saine.

Notre conseil bonus pour réussir sa clôture mensuelle : optez pour la comptabilité en temps réel

La digitalisation des processus offre de nombreux avantages, parmi lesquels une meilleure visibilité des flux financiers au moment d’arrêter les comptes mensuels.

Ainsi, au lieu de concentrer les actions à réaliser sur la fin du mois, les tâches comptables sont réparties sur toute la période mensuelle. Les données sont mises à jour de manière automatique, tandis que la saisie comptable et le rapprochement bancaire sont eux aussi automatisés. Les équipes comptabilité vérifient ensuite les données et s’assurent de leur validation en continu.

Avec la comptabilité en temps réel, plusieurs bénéfices sont à souligner : une vision large et continue qui permet de savoir, à l’instant T, comment se portent les finances de l’entreprise, un allégement de la charge de travail des équipes et une meilleure fiabilité des données comptables. À la clé : une prise de décisions plus éclairées, à tout moment de l’exercice comptable.

Quelles sont les fonctionnalités de Payhawk qui permettent de simplifier la clôture mensuelle ?

Payhawk vous fournit une aide précieuse pour réussir votre clôture mensuelle. Dans ce cadre, voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

• Synchronisation des transactions en temps réel pour faciliter les rapprochements bancaires ;
• Gestion multi-entités ;
• Centralisation de l’ensemble des dépenses de l’entreprise ;
• Rapports financiers générés automatiquement pour réduire les risques d’erreurs humaines ;
• Intégration fluide avec l’ERP et les logiciels de comptabilité de l’entreprise, pour un transfert de données sans heurts ;
• Gestion automatique des notes de frais ;
• Catégorisation de l’ensemble des transactions (factures fournisseurs, abonnements…), pour une clôture mensuelle plus rapide et plus précise.