Comment obtenir l'adhésion du directeur financier à une solution de gestion des dépenses ?

Il ne fait aucun doute que les employés sont l'actif le plus précieux, mais ils sont aussi le plus coûteux. Les salaires constituent généralement le coût le plus élevé d'une entreprise. Pourtant, les entreprises gaspillent souvent le temps de leurs employés en leur demandant d’effectuer des tâches qui pourraient être automatisées.

Réfléchissez à votre rôle. Les procédures actuelles de gestion des dépenses vous semblent-elles frustrantes ? Vous et votre équipe perdez un temps précieux à chercher des reçus manquants ? Voulez-vous avoir connaissances d’autres alternatives ? Voulez-vous convaincre votre département financier d'investir dans de nouvelles technologies ?

Voici cinq avantages dont pourraient bénéficier votre entreprise et ses employés grâce à des cartes d'entreprise modernes et une plateforme de gestion des dépenses comme Payhawk.

1. Les rapports concernant les dépenses coûtent du temps (donc de l'argent)

Les rapports sur les dépenses laborieux et peu automatisés prennent du temps à préparer du côté de l'employé. Et du temps pour les traiter du côté de l'équipe comptable ou financière. La plupart des entreprises ignorent que le temps des employés est un coût, car il s'agit essentiellement d'un coût fixe qui ne peut être facilement réduit.

Cependant, en demandant aux employés de conserver leurs reçus papier, de les scanner et de les joindre à un rapport, l'entreprise gâche le temps de l'employé pour une activité qui n'apporte aucune valeur à l'entreprise. Cela revient à une mauvaise utilisation des actifs de l'entreprise, n'est-ce pas ? Au lieu de cela, pourquoi ne pas automatiser cette tâche ?

Et si le suivi, l'approbation et le paiement des dépenses de l'entreprise pouvaient se faire rapidement et instantanément grâce à une solution de gestion des dépenses ?

2. Les rapports sur les dépenses sont toujours soumis avec du retard

Les rapports concernant les dépenses sont toujours communiqués en retard. Savez-vous pourquoi ? Ce n'est pas parce que les employés ne veulent pas ou n'ont pas besoin de récupérer leur argent.
C'est parce qu'ils préfèrent consacrer leur temps à des activités utiles, comme la création de produits, la consultation de clients et la visite de prospects. En d'autres termes, à effectuer le travail pour lequel ils ont été embauchés et à développer leur expertise. Les envois tardifs de ces rapports rendent la clôture du mois beaucoup plus difficile pour le département financier et les employés sont remboursés tardivement.

Avec les cartes d'entreprise Payhawk, chaque fois qu'un employé utilise sa carte Payhawk, il reçoit une notification l'invitant à télécharger le reçu via l'application mobile. Une fois qu'ils ont ajouté la photo et quelques brèves informations, la dépense et la transaction sont appariées. La finalité.

Notre solution s'intègre également aux ERP les plus courants. Ainsi, vos dépenses et vos reçus sont synchronisés avec précision directement dans le logiciel de gestion comptable de votre choix.

3. Les employés ont besoin d'argent rapidement

Il peut être très stressant d'être à court d'argent et de devoir dépenser son propre argent pour payer un déplacement professionnel ou un repas copieux avec des clients.

De plus, il est assez fréquent que les membres les plus juniors de l'équipe s'occupent des paiements, les plus anciens essayant d'éviter de s'empêtrer dans des tâches administratives.

Ces employés vivent souvent au jour le jour, ce qui signifie qu'une dépense de l'entreprise en suspens peut les mettre en difficulté pour payer leur loyer, par exemple. Cette situation est source de stress, d'insatisfaction et si elle est trop récurrente, elle peut mener au départ de certains employés.

Les remboursements peuvent noyer votre entreprise. La solution idéale ? Utilisez plutôt des cartes d'entreprise liées à un logiciel intelligent, comme Payhawk. Profitez également de la fonction de remboursement de Payhawk, qui permet aux équipes comptables de rembourser immédiatement une fois la dépense examinée. Payhawk fournit même des IBAN dédiés pour permettre d’effectuer des virements instantanés aux employés.

4. Des employés heureux sont des employés performants

Il y a quelque chose de beau dans l'idée que des employés heureux sont plus productifs. Et si les dirigeants d'entreprise s'attachaient à rendre les salariés plus heureux au travail et en récoltaient les fruits en terme de productivité et de fidélisation ?

Cette idée n’est pas seulement une théorie car elle a été vérifiée dans la pratique. Il a été prouvé récemment que les employés heureux travaillent 12% plus dur.

Il existe de nombreuses façons de donner à vos employés le sentiment d'être plus autonomes et par conséquent, plus heureux. Daniel Pink parle de l'autonomie, de la maîtrise et de la finalité comme des trois ingrédients clés dans son livre : Drive.

Commençons donc par un ingrédient clé : l'autonomie. Donner aux employés leur propre carte d'entreprise peut leur donner un sentiment d'autonomie. En même temps, une gestion facile et automatisée des dépenses les aide à éviter les tâches ennuyeuses et répétitives afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches qui font réellement avancer l’entreprise.

5. L'accessibilité aux informations sur les dépenses en temps réel améliorent la qualité des données financières

En fin de compte, la digitalisation et la modernisation de la gestion des dépenses peuvent conduire à l’accessibilité à de meilleures données et, en l’occurrence, à un meilleur contrôle des finances de l’entreprise. Vous obtenez des rapports plus précis, des catégorisations personnalisables, une politique de dépenses intégrée et plus encore.

Travailler avec Payhawk permet aux équipes financières et comptables d'affecter différentes dépenses à différentes catégories. Et comme Payhawk s'intègre directement à plusieurs logiciels ERP et de comptabilité, vos informations peuvent circuler sans problème entre les divers outils.

En tant que membre d'une équipe qui dépense de l'argent pour l’entreprise, vous comprenez les problèmes engendrés par la perte des reçus et des heures consacrées aux rapports concernant les dépenses chaque mois. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Votre entreprise pourrait bénéficier d'un moyen plus efficace de gérer les dépenses.

Utilisez ces cinq arguments pour obtenir l'adhésion de votre directeur financier et demandez-lui de programmer une démo avec nous dès aujourd'hui.