9 tips om je als financiële professional voor te bereiden op de duurzaamheidsrapportage

Vanaf 1 juli 2024 worden middels de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) alle grote, beursgenoteerde bedrijven verplicht om volgens de richtlijn van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) te rapporteren over hun prestaties op het gebied van ESG. Deze regelgeving zal stapsgewijs uitgerold worden naar de rest van het bedrijfsleven. Voor nu is het alleen nog een verplichting voor grote, beursgenoteerde bedrijven, maar vrijwel ieder bedrijf zal hier binnenkort mee te maken gaan krijgen. Hieronder vertellen we waarom het als CFO verstandig is je hier zo snel mogelijk op voor te bereiden, waarna we je 9 tips geven over hoe je dit kunt aanpakken.

Waarom is het rapporteren over duurzaamheid zo belangrijk voor CFO’s?

De grote, beursgenoteerde bedrijven moeten nu verplicht duurzaamheidsrapportages maken. Hiervoor hebben zij informatie nodig van alle bedrijven in hun waardeketen. Grote kans dat deze bedrijven hun kleinere toeleveranciers gaan verplichten om informatie over duurzaamheidsprestaties aan te leveren, zodat zij aan hun rapportageverplichting kunnen voldoen. Nu staan we nog aan de vooravond van uitgebreide rapporteren over de impact van een organisatie op mens en milieu, maar als het aan de EU ligt gaat hier heel snel verandering in komen.

Hoog tijd dus dat er in alle bedrijven goed nagedacht gaat worden over hoe zij gegevens die betrekking hebben op de verschillende ESG-factoren gaan administreren en rapporteren. En als het om het administreren en rapporteren van gegevens gaat, dan wordt er natuurlijk snel gekeken naar de afdeling Finance. Daarom is het als CFO en finance professional verstandig om na te denken over hoe jullie aan deze verplichting gaan voldoen.

Tip 1: Start zo snel mogelijk met de voorbereidingen

We hebben het hierboven al gezegd, maar omdat het belangrijk is herhalen we het nogmaals. Start zo snel mogelijk met de voorbereidingen, want de rapportageverplichting komt sneller dan je denkt. Als je op het moment onderdeel bent van een kleinere organisatie denk je misschien dat deze regelgeving voor jou niet nog op korte termijn relevant gaat worden. Maar, zoals we hierboven ook al zeiden, zullen de grotere, beursgenoteerde organisaties hun toeleveranciers gaan verplichten om informatie over prestaties op het gebied van ESG aan te leveren, zodat zij zelf kunnen voldoen aan de rapportageverplichting. Als je dit niet kan of wil, kan het zomaar zijn dat zo’n grote klant om zich heen gaat kijken of er een bedrijf is dat kan leveren wat jij levert, maar dan wèl met informatie op het gebied van duurzaamheid.

Hoe dit stapsgewijs uitgerold gaat worden is als volgt. Per 1 januari 2025 moeten alle grote, niet-beursgenoteerde ondernemingen een duurzaamheidsrapportage opstellen. (Een onderneming is ‘groot’ als zij aan twee van de drie van de volgende criteria voldoen: meer dan 250 FTE, meer dan 50 miljoen omzet en meer dan 43 miljoen balanstotaal.)

Per 1 januari 2026 worden hier beursgenoteerde MKB-ondernemingen, kleine niet-complexe kredietinstellingen en verzekeringsmaatschappijen toegevoegd. Per 1 januari 2028 moeten ook niet-EU ondernemingen met een omzet groter dan 150 miljoen die zaken doen in de EU rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties.

Onderdeel van de regels die op zeer korte termijn relevant gaan worden is de CO2-registratieverplichting. Met deze verplichting wordt het vanaf 1 juli 2024 voor ieder bedrijf met meer dan 100 werknemers verplicht om te rapporteren over alle gemaakte ritten van werknemers met een door het bedrijf beschikbaargestelde auto of kilometervergoeding. Daarom is een zakelijke kilometerregistratie en het bijhouden van de CO2-uitstoot die hierdoor veroorzaakt wordt van groot belang.

Zoals je merkt is deze tijdlijn vrij kort, waardoor je misschien sneller dan gedacht te maken gaat krijgen met het rapporteren over duurzaamheid. Start daarom zo snel mogelijk met de voorbereidingen.

Tip 2: Kijk naar en werk samen met andere organisaties

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Grote, beursgenoteerde organisaties zijn vaak al jaren bezig met het rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties. Daarnaast zijn andere bedrijven, net als jij, bezig zich voor te bereiden op de verplichting die komt. Kijk daarom goed om je heen om inspiratie op te doen. Misschien zit er in jouw branche wel een grote speler die beursgenoteerd is, die over dezelfde ESG-factoren als jullie moet gaan rapporteren. Lees hun jaarverslagen en kijk hoe zij dit aanpakken.

Daarnaast kan het enorm krachtig zijn om de samenwerking te zoeken met andere bedrijven in je netwerk, zodat jullie van elkaar kunnen leren. Grote kans dat deze bedrijven dezelfde druk voelen als het aankomt op hun rapportageverplichting.

Benieuwd hoe andere bedrijven het rapporteren over duurzaamheidsfactoren aanpakken? In onze ESG rapportage gids vind je een overzichtelijk stappenplan voor hoe andere bedrijven dit aanpakken en hoe jij dit proces binnen jouw organisatie kunt versnellen. Download hem hier!

Tip 3: Lees je in op de dubbele materialiteitsbeoordeling

Door de CSRD word je als rapporterende organisatie verplicht tot het uitvoeren van een zogenaamde ‘dubbele materialiteitsbeoordeling’. Dit betekent dat je vanuit twee perspectieven naar duurzaamheid moet kijken, om te bepalen over welke duurzaamheidsfactoren gerapporteerd moet worden.

Aan de ene kant heb je als organisatie invloed op mens en milieu. Denk aan het uitstoten van broeikasgassen of de wijze waarop je met je personeel omgaat. Dit is de inside-out visie. Aan de andere kant creëeren ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid kansen en risico’s voor jouw organisatie. Denk hierbij aan de invoering van een CO2-belasting, wat een financieel risico met zich meebrengt. Of de ontwikkeling van een nieuwe soort recyclebaar plastic, wat een kans kan zijn. Dit is de outside-in visie.

Door je in te lezen in wat een dubbele materialiteitsbeoordeling inhoudt ga je sneller kansen en risico’s zien op het gebied van duurzaamheid. Omdat je hier proactief rekening mee moet gaan houden in je bedrijfsvoering, is dit een waardevolle stap.

Tip 4: Beoordeel welke thema’s voor jouw organisatie relevant zijn

Als je de dubbele materialiteitsbeoordeling snapt en met deze bril naar je organisatie kijkt, zul je snel genoeg duurzaamheidsthema’s identificeren die relevant zijn voor jouw organisatie. Het beoordelen van alle thema’s kun je vervolgens doen op basis van de schaal en omvang. Je mag, naast een aantal verplichte thema’s, als organisatie zelf bepalen welke thema’s relevant zijn voor jouw bedrijf. Echter, je moet wel helder de overwegingen vastleggen voor het kiezen van de factoren waarover je gaat rapporteren.

Plus, denk goed na over hoeveel thema je gaat kiezen. Kies je naast de verplichte thema’s geen optionele thema’s? Dan kan dat vragen oproepen. Kies je te veel thema’s? Dan kun je jezelf onnodig veel werk opleggen.

Tip 5: Gebruik de resources die je tot je beschikking hebt

Gelukkig zijn er voldoende resources beschikbaar die als naslagwerk kunnen dienen bij het uitvoeren van de dubbele materialiteitsbeoordeling en het scoren van relevante duurzaamheidsthema’s. Zo heeft de NBA, de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, een overzichtelijk stappenplan gepubliceerd voor het doen van de dubbele materialiteitsanalyse. In dit document wordt je stap voor stap meegenomen in hoe je de duurzaamheidsthema's kan bepalen waar je over gaat rapporteren. Dit document zegt overigens nog niets over het rapporteren zelf. Lees hiervoor nog eens tip 2 - kijk de kunst af bij andere bedrijven en ga met ze in gesprek.

Daarnaast zijn er online tools beschikbaar, zoals deze tool van de International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS Foundation), die per sector en subsector aangegeven welke duurzaamheidsfactoren binnen de CSRD verplicht zijn om over te rapporteren en welke thema’s waarschijnlijk materieel zijn. Dit soort tools kunnen je helpen bij het vinden van materiële topics, zodat jij aan de slag kunt met jouw duurzaamheidsrapportage.

Ook vind je op onze website meerdere artikelen, guides en lijsten met tips over hoe je als bedrijf beter kunt presteren op het gebied van duurzaamheid en hoe je het rapporteren hierover zowel makkelijker als sneller maakt. Ook nemen we je in dit webinar mee in hoe jij je kan voorbereiden op het rapporteren over ESG-factoren - voor als je liever kijkt dan leest.

Tip 6: Ga met zowel interne als externe stakeholders in gesprek

Wanneer je de relevante thema’s waarover je moet en wilt gaan rapporteren helder hebt, is het tijd om in gesprek te gaan met zowel interne als externe stakeholders. Wat vinden anderen binnen jouw organisatie van de relevante thema’s die gekozen zijn? En hoe denken jouw investeerders en klanten hierover? Zien zij daarnaast nog kansen en risico’s op andere thema’s?

Dit proces van het communiceren met je stakeholders moet je verplicht vastleggen volgens de CSRD, dus documenteer ook dit proces goed. Het doel van deze verplichting is om de discussie over duurzaamheidsthema’s op gang te brengen.

Tip 7: Definieer KPI’s en bepaal doelstellingen op het gebied van duurzaamheid

Door KPI’s en doelstellingen op papier te zetten weet je waar je naartoe werkt. Je kan daarmee je inspanningen gerichter sturen en effectiever te werk gaan. Als CO2-uitstoot voor jouw organisatie een relevant duurzaamheidsthema is, kan dit een heldere KPI zijn. Een doelstelling kan dan zijn om binnen een jaar de CO2-uitstoot met 10% te reduceren. Of wellicht is de man-vrouw verhouding binnen het management voor jouw bedrijf wel relevant. Ook dit kan een KPI zijn waar je een duidelijke doelstelling aan kunt hangen.

Tip 8: Gebruik krachtige software om de voortgang te monitoren

Een aantal duurzaamheidsfactoren zijn duidelijk meetbaar, zoals de uitstoot van CO2. Door software te gebruiken om je te helpen bij het administreren van duurzaamheidsfactoren, zoals de CO2-uitstoot, maak je het rapporteren over de prestaties op het gebied van duurzaamheid, waaronder de scope 3-emissies, een stuk makkelijker. Binnen de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk hebben we daarom Payhawk Green geïmplementeerd, waarmee van iedere financiële transactie automatisch wordt bijgehouden wat de CO2-uitstoot is. Dit wordt gedaan conform het GHG-protocol, waarin de wereldwijde standaard voor carbon reporting is vastgelegd.

Binnen Payhawk Green kun je vervolgens met een druk op de knop alle data exporteren naar Excel, waarmee je een dataset krijgt van de CO2-uitstoot per leverancier, afdeling, medewerker of soort. Hiermee kun je gericht actie ondernemen om jouw prestaties op het gebied van duurzaamheid te verbeteren.

Tip 9: Wees niet bang om te investeren

Last but not least, wees niet bang om te investeren in de duurzaamheidsrapportage. Zoals we eerder ook al zeiden, als je aan de slag gaat met voorbereiden op het rapporteren over duurzaamheidsprestaties is het belangrijk om niet het wiel opnieuw uit te gaan vinden. Ga in gesprek met mensen binnen jouw organisatie en kijk af bij organisaties die al eerder hierover gerapporteerd hebben. Merk je dat je in-house kennis mist? Wees dan niet bang om te investeren in nieuwe personeelsleden of hulp van een consultancypartij.

Er zijn experts op het gebied van ESG, die jou zeker kunnen helpen bij het rapporteren over de verschillende relevante duurzaamheidsfactoren. Investeren in kennis op het gebied van duurzaamheid kan op de lange termijn minder geld kosten dan de business die je misloopt als je niet kan laten zien hoe de organisatie presteert op het gebied van duurzaamheid. Of als je de prestaties wel kan laten zien, maar niet voldoende duurzaam zaken doet, kan dit op de lange termijn ook veel geld kosten. Wees daarom niet bang om nu te investeren, zodat je hier later de vruchten van kunt plukken.

Je kunt beter vandaag dan morgen beginnen

Hierboven hebben we je 9 tips gegeven, waarmee we je proberen te helpen jouw organisatie klaar te stomen op de nieuwe EU-richtlijn, de CSRD. Met het invoeren van deze richtlijn verplicht de EU organisaties om te rapporteren over hun prestaties op het gebied van duurzaamheid. Stapsgewijs zal deze verplichting verder uitgerold worden in het bedrijfsleven. Steeds meer bedrijven zullen moeten rapporteren over duurzaamheid, waarmee deze bedrijven ook informatie nodig hebben van hun toeleveranciers en afnemers. Dit betekent dat de impact op het bedrijfsleven als geheel groot zal zijn. In de praktijk zal een groot deel van de bedrijven informatie over hun prestaties op het gebied van ESG moeten kunnen laten zien. Daarom kun je beter vandaag dan morgen beginnen met de voorbereidingen op deze verandering.

Hoe Payhawk jou kan helpen bij het rapporteren over duurzaamheidsprestaties

Met de module Payhawk Green, binnen de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk, helpen we jou met het administreren en rapporteren over CO2-uitstoot. Dit is een belangrijk onderdeel van carbon reporting, wat in een ESG-rapportage niet mag ontbreken. Hiermee heb je in realtime inzicht in de CO2-uitstoot van jouw organisatie, zodat je niet alleen inzicht hebt, maar ook direct actie kunt ondernemen als je ziet dat ergens onverwachte uitschieters zitten. Benieuwd hoe Payhawk Green werkt? Plan een gratis demo, waarin we al je vragen beantwoorden.