Como a Payhawk nos ajudou a tornarmo-nos uma empresa sem dinheiro vivo

Tineke Van Maerken, VP of Finance da Luxair, referiu que, antes de introduzir a Payhawk, a companhia aérea tinha caixas registadoras manuais para os seus guias turísticos em 40 destinos. Os guias turísticos apresentavam mensalmente uma caixa registadora em Excel com cópias digitalizadas dos bilhetes, e a equipa de contabilidade tinha, então, de introduzir manualmente toda a informação no sistema de contabilidade com base na digitalização em papel de mais de 80 caixas registadoras.

A vida antes da Payhawk

Antes da mudança para a Payhawk, os colaboradores da Luxair tinham de pagar todas as suas despesas relacionadas com a empresa a partir da sua própria conta bancária pessoal. Depois, todos os recibos tinham de ser colados numa ordem de despesas feita à mão, copiados duas vezes e enviados para o departamento de RH para serem reembolsados. Era um processo lento e a companhia aérea queria melhorá-lo.

Para além disso, naquela altura a Luxair não dispunha de uma visão geral digitalizada das despesas da empresa. Não podiam ver o que estavam a gastar por categoria ou guia, e a extração de dados era morosa. O processo de aprovação também era manual, exigindo a assinatura de um aprovador através de um documento digitalizado ou de um e-mail.

A Luxair queria eliminar o dinheiro em numerário, controlar as suas despesas de forma mais eficiente e compreender quem estava a gastar, quando e onde.

Porquê a Payhawk

A Luxair decidiu avançar com a Payhawk por três razões principais. *"Primeiro, o acesso à emissão rápida de cartões de crédito. É possível emitir um cartão na plataforma web e os titulares recebem-no em menos de três dias. Em segundo lugar, a aplicação de fácil utilização para a gestão de despesas associadas aos cartões empresariais.

"A Payhawk permite que até os colaboradores sem cartões empresariais possam submeter despesas de negócios correntes na aplicação."

Tineke Van Maerken explicou também que agora podem gerir centralmente os orçamentos dos guias turísticos com os limites dos cartões empresariais e controlar melhor as despesas globais da empresa.

"A boa governação leva-nos a ter despesas rastreáveis em todas as atividades," disse-nos Van Maerken. A companhia aérea recebe informações em tempo real sobre o que gasta com os seus guias turísticos - e digitalizou com êxito o seu processo de autorização. Para além disso, agora é possível criar automaticamente relatórios de despesas valiosos no final do mês.

“Enquanto gestora, posso adaptar os limites dos cartões de forma instantânea de acordo com as necessidades do negócio. Cada titular de cartão tem um limite mensal, mas pode pedir fundos adicionais rapidamente através da aplicação se ocorrerem despesas inesperadas."

"O colaborador tem apenas de enviar um pedido de fundos adicionais através da aplicação da Payhawk, incluindo uma explicação, e eu posso aprová-lo instantaneamente, dando mais poder à nossa equipa no terreno," afirmou Van Maerken.

Sentir-se capacitado

Um dos colaboradores da Luxair disse-nos que, após a mudança para Payhawk, se sente "totalmente capacitado e, sem dúvida, é um sinal de confiança do meu empregador. Recebemos alguma formação sobre como utilizar os cartões e carregar os recibos dos cartões e outras despesas pessoais. No entanto, a melhor coisa de todas é que agora tenho o meu próprio orçamento mensal".

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