Herausforderung Homeoffice: Digitales Ausgabenmanagement durch virtuelle Kreditkarten

Covid-19 hat in den vergangenen Wochen viel Veränderung gebracht, unzählige Arbeitnehmer mussten ihre heimischen vier Wände zum Homeoffice umfunktionieren. Für Finanzentscheider ist es wichtiger denn je, dem Ausgabenmanagement von Unternehmen besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Doch obwohl die akuten Herausforderungen ein schnelles Handeln erfordern, sollten gerade jetzt langfristige, wohl durchdachte Lösungen im Vordergrund stehen. Hier ist eine, lesen Sie weiter!

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by Thomas Westerhoven

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Herausforderung Homeoffice mit langfristigen Lösungen bewältigen

Einige Unternehmen unterstützten ihre Angestellten, indem sie ihnen einen finanziellen Zuschuss für die Büroausstattung zu Hause zur Verfügung stellten. So wird nicht nur Zeit und Mühe der Buchhaltung gespart, da nicht jede Ausgabe der Mitarbeiter zentral freigegeben, abgerechnet und erstattet werden muss, sondern auch das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zum Unternehmen in diesen unsicheren Zeiten gestärkt. Mit Hilfe eines fixen Betrages können Mitarbeiter ihr Homeoffice schnell und problemlos einrichten und die Finanzentscheider die Herausforderung Homeoffice vergessen.

 

Diese Lösung ist aber auf lange Sicht zu kurz gedacht. Gerade Unternehmen und Teams, bei denen häufig Online-Zahlungen anfallen, wie z.B. Marketing-Abteilungen, Agenturen oder Beratungsdienstleister, Consultants oder Firmen mit einem großen Vertrieb und Außendienst, sollten die aktuelle Lage dazu nutzen, ein langfristig effizientes, digitales Ausgabenmanagement gemäß der neuen GoBD-Verordnung einzuführen. Nach dieser dürfen Papierdokumente vernichtet werden, sobald sie digital sowie bildlich festgehalten wurden und nach steuerlichen Vorschriften nicht im Original aufzubewahren sind. Digitalisierte Spesenabrechnung bietet deshalb vor allem die Möglichkeit der gesetzeskonformen, papierlosen Lösung des Ausgabenmanagements. 

 

Durch virtuelle Kreditkarten werden Unternehmen besonders in Krisenzeiten in die Lage versetzt, Firmenkarten schnell und einfach zu managen – und das ganz ohne Bankbesuch. Es ist dabei nicht unwichtig, die richtige virtuelle Kreditkarte für ihr Unternehmen zu wählen. Die virtuellen Firmen-Kreditkarten ermöglichen es allen Mitarbeitern, die ihnen zugewiesenen Ausgaben – von Büromaterialien über Marketingkosten bis hin zu Geschäftsessen– selbstständig zu managen. Über automatisierte Freigaben kann die Buchhaltung oder der CFO die individuellen Mitarbeiter-Kreditkarten in Echtzeit verwalten. Mit wenigen Klicks sind die virtuellen Kreditkarten einsatzbereit. Sowohl für Budgetverantwortliche als auch operativ tätige Mitarbeiter lässt sich der Arbeitsalltag so effektiv vereinfachen. Doch auch darüber hinaus gestalten sich nicht nur aktuelle Zahlungen simpler, sondern auch alle zukünftigen Ausgaben werden schneller und unkompliziert abrechenbar. 

 

Virtuelle Kreditkarten ersetzen konventionelle Spesenabrechnung

Um virtuelle Kreditkarten nutzen zu können, eröffnen Unternehmen zunächst ein Konto bei dem jeweiligen Anbieter und werden anschließend in einem unkomplizierten und komplett digitalen Onboarding-Prozess mit den Abläufen und Handhabungen der Kreditkarten vertraut gemacht. Anschließend können digitale Karten für verschiedene Mitarbeiter mit nur einem Klick angefordert und herausgegeben werden. Dabei kann jeder Mitarbeiter oftmals mehrere virtuelle Kreditkarten parallel nutzen, die beispielsweise unterschiedlichen Arbeitsbereichen oder Teams zugeteilt werden können. Während physische Kreditkarten zunächst an das Büro gesendet und dann an den Mitarbeiter weitergeleitet werden müssen, sind virtuelle Kreditkarten direkt nach der Aktivierung verfügbar und können somit sofort genutzt werden. Gerade in der aktuellen Zeit, in der keine oder nur wenige Angestellte im Büro arbeiten und Posteingänge nicht regelmäßig kontrolliert werden können, ist die sofortige digitale Verfügbarkeit der virtuellen Kreditkarte maßgeblich entscheidend für ein reibungsloses Ausgabenmanagement. 

 

Selbstständigkeit der Mitarbeiter durch digitales Ausgabenmanagement fördern

Innerhalb eines vorher festgelegten Budgets kann jeder Mitarbeiter mit einer virtuellen Kreditkarte eigenständig Ausgaben tätigen und muss diese nicht mehr zentral freigeben lassen – Herausforderung Homeoffice Adieu! Auf diese Weise kann bei der Beschaffung von Produkten oder der Bezahlung von externen Dienstleistern wertvolle Zeit eingespart werden. Um die Ausgaben dennoch zu regulieren, kann der Arbeitgeber die individuellen Ausgaben-Limits jederzeit ändern und neu bestimmen sowie getätigte Zahlungen zentral einsehen. Weiterhin gelten virtuelle Kreditkarten im Vergleich zu ihrer physischen Alternative als sicherer. Denn zum einen wird das Betrugsrisiko etwa durch Diebstahl oder Verlust der Karte reduziert, und zum anderen ist die Karte nicht direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verknüpft, sodass dieses vor unautorisierten, externen Zugriffen geschützt ist – im Gegensatz zu den klassischen physischen Kreditkarten etwa von der Bank.

 

Grundsätzlich arbeiten Anbieter virtueller Kreditkarten mit den Geschäftsbanken zusammen. Das bedeutet, dass ein Bankenwechsel oder ein neues Unternehmenskonto bei der Einführung der digitalen Alternative nicht nötig ist. Die virtuellen Kreditkarten werden somit zwar mit dem bereits bestehenden Bankkonto verknüpft, es kann allerdings über die Karte nicht auf das Unternehmenskonto zugegriffen werden.

 

Virtuelle Kreditkarten: 5 Vorteile im Überblick

Virtuelle Kreditkarten bieten viele Vorteile für Unternehmen, die bisher auf konventionelle und analoge Spesenabrechnung gesetzt haben:

 

  1. Einfache Einführung: Nach dem Onboarding des Unternehmens können virtuelle Kreditkarten für Mitarbeiter in Echtzeit ausgestellt werden.
  2. Management in Echtzeit: Neue virtuelle Kreditkarten sind ab der Aktivierung verfügbar und können sofort für Zahlungen genutzt werden.
  3. Ausgaben Richtlinien: Für jeden Mitarbeiter können individuelle Ausgaben-Grenzen vorgegeben werden. Eine Anpassung des Verfügungsrahmen ist jederzeit möglich.
  4. Eigenständigkeit der Kartennutzer: Mitarbeiter mit einer virtuellen Kreditkarte können innerhalb ihres Limits frei über Ausgaben verfügen.
  5. Sicherheit: Virtuelle Kreditkarten können nicht verloren gehen und nicht so einfach „geklaut” werden wie physische Kreditkarten. Zudem kann von der virtuellen Kreditkarte nicht auf das Bankkonto des Unternehmens zugegriffen werden. Mehr zur Sicherheit und virtuelle Kreditkarten im Unternehmen lesen Sie hier.

 

Written by Thomas Westerhoven

Juni 13, 2020

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