Wie Rechnungssoftware Ihr Unternehmen unterstützen kann

Das ist wirklich ein guter Tag für Laila, denn sie fängt auch gerade an, die Funktionen der Rechnungssoftware zu entdecken. Laila ist sehr happy, dass sie nun nicht mehr über das Online-Banking Rechnungen begleichen muss, sondern alles mit ein paar Klicks erledigen kann.

Eine von Lailas Aufgaben als Finanzmanagerin ist die Erstattung von Mitarbeiterausgaben an ihr Team, zum Beispiel an Tim. Aber sie muss auch Rechnungen an Händler und Lieferanten per Banküberweisung bezahlen.

Dank Online-Banking und  elektronischer Rechnungsstellung sind geschäftliche Zahlungen per Banküberweisung einfacher, schneller und effizienter denn je. Aber wie viele Online-Banking Seiten sind mit dem Rechnungs- oder ERP-System Ihres Unternehmens integriert? Wahrscheinlich keine bis sehr wenige.

Zeiten vor der Rechnungssoftware

Kommen wir zurück zu Laila. In Zeiten vor Payhawk musste Laila a) die Rechnungsdaten aus dem ERP-System oder der Datenbank abrufen, b) ihr Online-Banking öffnen, c) die Zugangsdaten oder das Token eingeben und d) Kontonummer, Bankname, Empfänger und Betrag manuell in das Online-Banking Portal eintippen. Sobald die Zahlung unterwegs war, musste sie d) die Transaktion in den Firmenbüchern abstimmen. Das klingt nach einem langwierigen Prozess, oder?

Darüber hinaus haben viele Unternehmen Sicherheitsvorkehrungen getroffen, die ihren Mitarbeitern nur einen eingeschränkten Zugang zu den Online-Banking Portalen des Unternehmens erlauben. Dieses Zugangsproblem verkompliziert den oben beschriebenen Prozess zusätzlich, da eine weitere Person gebraucht wird.

Wir haben unsere Kunden gefragt, wie die Bezahlung einer einzelnen Rechnung per Überweisung vor Payhawk aussah. Es hieß, dies könne bis zu 15 Minuten dauern und mehr als eine Person involvieren. Wenn Sie also all diese Überweisungen zusammenzählen, verschwenden Sie möglicherweise mehr als eine Stunde pro Tag, nur weil Ihre Systeme nicht  integriert sind.

Wie Payhawk Rechnungszahlungen automatisiert

Tim, Ihr bester Salesman, macht fleißig Geschäfte und lädt von einer seiner Events eine offene Rechnung auf die Payhawk Plattform hoch. In der Zwischenzeit hat der Händler Tim wütend angerufen und die sofortige Zahlung verlangt.

Leila beruhigt Tim, er brauche sich keine Sorgen zu machen, da die Zahlung in wenigen Minuten auf dem Konto des Händlers eingehen wird.

Leila meldet sich bei Payhawk an, filtert ihre Rechnungen nach „ausstehend“ und sieht die Händlerrechnung von Tim. Sie checkt die Rechnung und Payhawks OCR extrahiert alle Rechnungsinformationen, einschließlich der Zahlungsdetails. Da es sich um eine Zahlung an einen neuen Dienstleister handelt, muss Leila die Zahlungsinformationen bestätigen, speichern und dann bezahlen.

Anschließend erhält sie aus Sicherheitsgründen eine Bestätigungsaufforderung in der mobilen Payhawk App. Auf diese Weise kann Leila Fehler vermeiden, Zeit sparen und die Zahlung von Rechnungen optimieren.

Faster Payments und SEPA Instant

Leila kann sicher sein, dass das Geld in wenigen Minuten auf dem Konto des Händlers sein wird, denn bei Payhawk unterstützen wir  Faster Payments für GBP und  SEPA Instant für EUR. Beide Programme ermöglichen es uns, Zahlungen schnell und sicher zwischen Bankkonten im Vereinigten Königreich und in der EU zu bewegen - und das 24 Stunden am Tag.

Eine Automatisierung des Ausgabenmanagements und diese Art von Zahlungsabwicklung hat folgende Vorteile für Ihren Cashflow:

1. Keine Bankabstimmung und keine Jagd nach Belegen/Rechnungen mehr
2. Verbessertes Ausgabenmanagement mit Genehmigungsworkflows, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst sind
3. Kontrolle über Betriebsausgaben und Verbesserung der allgemeinen Transparenz durch in die Firmenkarten integrierten Ausgabenrichtlinien
4. Keine Kostenabrechnungen mehr, dafür freie Hand für Ihre Mitarbeiter
5. Cashback bei allen Transaktionen, die mit einer Payhawk-Karte am POS bezahlt werden (begrenzt auf den Umfang Ihres Abos)

Cashflow-Management ist für alle Unternehmen, ob groß oder klein, von wesentlicher Bedeutung. Laut einer  US-Studie scheitern 82% der Unternehmen nicht wegen mangelnder Gewinne, sondern wegen Missmanagement beim Cashflow. Durch die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse und die Installation der richtigen Tools werden Sie zu einem Experten im Cashflow-Management. Und die Automatisierung des Ausgabenmanagements ist einer der Bereiche, die Sie sofort in Angriff nehmen können.

Bei Payhawk machen wir Ihnen nicht nur das Leben mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen leichter, wir haben auch eines der besten  Customer Support Teams auf dem Markt. Wenn Sie Probleme bei der Durchführung einer Zahlung, dem Hochladen einer Rechnung oder der Integration haben, kann Ihnen ein Customer Success Spezialist helfen. Buchen Sie eine  Demo bei uns und finden Sie heraus, wie wir Sie mit benutzerfreundlicher Software und erstklassigem Customer Support unterstützen können.