Wie Ausgabenmanagement den Monatsabschluss zum Kinderspiel machen kann

Sie haben es ausgerechnet. Jedes Mal, wenn einer Ihrer Mitarbeiter beruflich Geld ausgibt, kostet es das Unternehmen. Dieser Teil ist leicht zu berechnen. Die versteckten Kosten in dieser Gleichung allerdings weniger.

Die versteckten Kosten des „traditionellen“ Ausgabenmanagements

Nehmen wir an, einer Ihrer Londoner Sales Mitarbeiter, Tim, kauft auf einer Geschäftsreise in Barcelona einen Kaffee und Churros. Wenn Sie Ihre Ausgaben noch mit privaten Karten, Papierbelegen und manuellen Erstattungen verwalten, könnte der Fall so aussehen: Tim zahlt mit seiner eigenen Karte. Der Kartenaussteller oder die Bank erhebt eine zusätzliche Gebühr für den Einsatz im Ausland. Tim packt den Beleg zu den 20 anderen, die er während der Reise gesammelt hat, holt sich seinen Koffein- und Zuckerschub und schließt dann ein Geschäft ab.

Wieder zurück in London möchte Tim all seine Geschäftsausgaben einreichen. Es gibt nur ein Problem, er findet diesen einen Beleg nicht mehr. Egal, er reicht sie erstmal so ein und kümmert sich später drum. In der Zwischenzeit ist Laila vom Finanzteam damit beschäftigt, jedem Beleg der Mitarbeiter für die Reise hinterherzujagen. Sie stößt auf Tims fehlenden Beleg und fragt ihn danach. Ein paar Tage später fragt sie ihn erneut - und am Ende des Monats noch einmal. Das Problem für Laila ist, dass es 15 Tims auf dieser Reise gab. Und sie muss die Informationen, die ihr Team für die Bearbeitung des Monatsabschlusses benötigt, bis Freitag zusammen sammeln. Lailas Chef wird nicht erfreut sein, wenn sich der Monatsabschluss verzögert oder wenn sie das ganze Wochenende arbeiten müssen, um ihn rechtzeitig fertig zu stellen.

Prüfen Sie hier, wie viel Zeit und Geld Sie ein manuelles Ausgabenmanagement kostet.

Vielleicht sind ein paar Punkte des Beispiels oben etwas altmodisch. Viele Unternehmen haben die Vorteile der Automatisierung des Ausgabenmanagements inzwischen erkannt. Dennoch bleiben viele von ihnen bei der Dateneingabe auf der Strecke. Selbst wenn alle Tims aus dem Sales Team ihre Ausgaben korrekt übermitteln würden, müsste Laila alle Daten immer noch manuell eingeben. Es sei denn, das Ausgabenmanagement-Tool verfügt über eine OCR-Technologie, die die Daten für sie aktualisiert.

Zurück zu Laila, die einen Großteil ihrer Zeit verloren hat und sich nicht auf andere, wichtigere Projekte konzentrieren kann, wie z. B. die Optimierung der Ausgaben des Unternehmens. Und sie ist ständig im Stress, weil jeder Monatsabschluss ein erneuter Spießrutenlauf ist.

Die größten versteckten Kosten sind hier 1: die Kartengebühren. 2: das Gehalt für einen professionellen Finanzmanager, das für die Verwaltung der Ausgaben und die Überprüfung der Belege aufgewendet wird. Und 3: die großen Verzögerungen beim Reporting ans Management und die potenziell schädlichen Entscheidungen, die auf fehlenden Finanzinformationen beruhen.

Automatisierung des Ausgabenmanagements

Wie wäre es also, wenn Tim auf seiner Geschäftsreise mit seiner Firmenkarte bezahlt, ein Foto der Belege gemacht hätte und fertig? Nicht mehr als ein paar Klicks und ohne die Wartezeit für die Rückerstattung. Und mit einer Software für das Ausgabenmanagement, die Firmenkarten unterstützt, wären seine Ausgaben und Kaufbelege für Laila und ihr Finanzteam sofort einsehbar.

Laila und Tim gefällt diese neue Welt. Sie sind sich einig, dass das der beste Weg ist, um die Ausgaben von nun an zu verwalten. Dank der Investition in eine Software für das Ausgabenmanagement kann sich Laila auf die Optimierung der Budgets und Tim auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren.

Stellen wir uns Laila und Tim mal in Ihrem Unternehmen vor. In diesem Fall haben Sie sich für Payhawk entschieden. Und unsere Automatisierung des Ausgabenmanagements hat Ihren Finanzteams einen großen Teil der Verwaltungslast abgenommen. Jetzt können sie sich darauf konzentrieren, Teams und Stakeholder dabei zu unterstützen, ihre Budgets zu verwalten und das Beste aus ihren Investitionen herauszuholen. Wie? Nun, weil wir nicht nur die Automatisierung des Ausgabenmanagements anbieten.

Bei Payhawk gehören eine All-in-One Finanzlösung und ein erstklassiger Kundensupport zum Standard. Das bedeutet, dass Ihre Finanzteams jetzt Live-Daten über die Ausgaben und den Cashflow des Unternehmens haben können - und wie jedes Budget in Echtzeit aussieht. Außerdem können sie Berichte über die Unternehmensausgaben erstellen und nach Kostenstelle, Team, Kategorie, Mitarbeiter und sogar Anbieter filtern.

Wir machen das Ausgabenmanagement auch von unterwegs mühelos. Unsere KI schlägt die passenden Daten für eine Rechnung vor und unser maschinelles Lernen verbessert die Empfehlungen ständig auf der Grundlage des Ausgabeverhaltens Ihres Unternehmens.

Bessere Kontrolle der Firmenausgaben

Da nun jede Ausgabe nachvollziehbar ist, kann Ihr Finanzteam sehen, wie sich die Unternehmensausgaben in das Gesamtbudget einfügen. Sie können mit den Teamleitern zusammenarbeiten, um geeignete Ausgabenlimits und Aktualisierungen der Ausgabenrichtlinien vorzuschlagen und diese direkt im Tool anpassen. Die Nutzer Ihrer Firmenkarten sehen sofort ihre Ausgabenlimits und es ist für sie einfach, die Vorschriften einzuhalten. Und wenn sie mal mehr ausgeben müssen? Dann können sie einfach mit ein paar Klicks zusätzliche Mittel beantragen und die dafür vorgesehene Genehmigungskette des Unternehmens kann dem zustimmen oder es ablehnen.

Jede Zahlung ist nachvollziehbar, damit Ihr Finanzteam einen vollständigen Überblick hat und eskalieren oder Vorschläge machen kann, wenn es für Einzelpersonen oder Teams Möglichkeiten gibt, zu sparen.

Wie Sie Ihre Budgets mit Payhawk verwalten

1. Verwenden Sie Teamkarten: Hier erhält jedes Teammitglied eine Firmenkarte, die einem bestimmten Teambudget zugeordnet ist. Jedes Mitglied kann so viel ausgeben, wie es als Teil des Teams benötigt - alles im Rahmen des selben Kartenlimits.
2. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben: Ihr Finanzteam kann die Budgets der einzelnen Teams (siehe oben) nach Kostenstellen verfolgen, um zu sehen, wie die Ausgaben in den verschiedenen Geschäftsbereichen aussehen und Möglichkeiten zur Kostensenkung finden oder Budgetänderungen vorschlagen.
3. Passen Sie Budgets an und verbessern Sie sie: Ihre Teamleiter/Budgetverantwortlichen erhalten in Echtzeit einen Überblick über die Ausgaben des Teams, so dass sie diese bei Bedarf anpassen können, um das geplante Budget einzuhalten. Außerdem bekommen sie Einblicke, die bei der anstehenden Budgetplanung helfen können.

As you can see, everything changes for the better once your teams start using Payhawk. Finance leaders can focus on optimizing budgets and controlling company spending, and stakeholders can run the projects they need without the burden of expense admin to slow them down.

Sie sehen also, dass sich alles zum Besseren wendet, sobald Ihre Teams Payhawk nutzen. Die Finanzverantwortlichen können sich auf die Budgetoptimierung und die Kontrolle der Firmenausgaben konzentrieren. Und die Stakeholder können ihren Projekten nachgehen, ohne dass sie durch die Verwaltung der Ausgaben gebremst werden.

Eine bessere Gleichung für das Ausgabenmanagement sieht also so aus: persönliche Ausgaben = 0. Verlorene Stunden durch die Jagd nach Belegen waren 15 und jetzt = 1. Die Genehmigung von Ausgaben und die Buchung im Buchhaltungssystem dauerte 10 Tage, jetzt = 2. Eine bessere und produktivere Art und Weise, Geschäfte zu machen, und das noch bevor wir die Anzahl der Tage abgezogen haben, die Ihr Team auf seine Erstattungen warten musste. Buchen Sie eine Demo und finden Sie heraus, welche Gleichung zu Ihrem Unternehmen passt.