GESCHÄFTSDIENSTLEISTUNGEN & AUSGABEN

Automatische Spesenerfassung für Business Services – Endlich produktiv arbeiten

Wir wissen, was Sie denken.... „Das hat im Moment keine Priorität für das Unternehmen.“ Wahrscheinlich sind Sie mit Ihrem Tagesgeschäft beschäftigt, was verständlich ist.

Unsere Erfahrung in diesem Bereich zeigt jedoch, dass sich Ihr Tagesgeschäft nicht verbessern wird, solange Sie keine Software für die Verwaltung von Ausgaben mit ihren Richtlinien, Kontrollen und automatisierten Abstimmungen einführen. Darüber hinaus werden Sie wahrscheinlich immer wieder auf die folgenden Probleme stoßen:

• Ausgaben, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen
• Verlorene und fehlende Quittungen
• Reiseblockaden und Verspätungen aufgrund von Zwischenfällen (die in vielen Fällen mit einem Antrag auf zusätzliche Mittel gelöst werden können)
• Langsame und späte Monatsabschlüsse

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, dann war der beste Zeitpunkt für die Einführung von Payhawk gestern...
Aber die gute Nachricht ist, dass der zweitbeste Zeitpunkt heute ist. Vereinbaren Sie einen 15-minütigen Gesprächstermin mit einem unserer Experten.

Viele Transport- und Logistikunternehmen zögern bei der Ausgabe von Spesenkarten an ihre Mitarbeiter, weil sie befürchten, dass dies ein Risiko für die Unternehmensfinanzen darstellen könnte. Mit den Karten von Payhawk, die mit integrierten Richtlinien und Kontrollen ausgestattet sind, besteht jedoch kein Grund zur Sorge.

Payhawk-Karten bieten mehrere fortschrittliche Funktionen, die speziell für die Finanzkontrolle entwickelt wurden - so können Sie:

• Individuelle Ausgabenlimits erstellen
• Ausgaben in bestimmten Ländern oder Regionen, an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten und bei bestimmten Händlern oder Händlerkategorien sperren oder zulassen
• Spezifische Ausgabenrichtlinien einrichten
• Echtzeit-Transparenz über Ausgaben erhalten
• Karten automatisch sperren, wenn Mitarbeiter keine Belege einreichen
• Karten mit einem Klick sperren
• Karten zur einmaligen Verwendung ausgeben
• Und vieles mehr...

Payhawk-Karten stellen kein Risiko dar, sondern sind ein präziser Kontrollmechanismus, der Ihnen eine effiziente Lösung bietet, um Kapitalverluste zu verhindern, Transparenz zu gewährleisten und das Ausgabenmanagement in Unternehmen zu verbessern, in denen Reisen und unvorhergesehene Ereignisse zum Alltag gehören.

Wenn Sie immer noch Zeit damit verbringen, Karten und Kontoauszüge manuell abzustimmen, dann werden Sie wahrscheinlich auf einige oder alle dieser Probleme stoßen:

• Tonnenweise manuelle Verwaltung und Dateneingabe
• Menschliches Versagen
• Sich wiederholende und langwierige Prozesse
• Keine Sichtbarkeit in Echtzeit
• Schwierigkeiten bei der Identifizierung von Diskrepanzen
• Ständiges Eingreifen des Personals erforderlich
• Erhöhtes Risiko von Prüfungsverzögerungen
• Komplexität der Skalierung bei Wachstum
• Hohe Betriebskosten (aufgrund des Zeitaufwands der Mitarbeiter)
• Unorganisierter Dokumentationsprozess
• Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften

So weit, so nicht gut! Aber wenn Sie Payhawk und den automatisierten Abgleich einführen, werden Sie schnell in den Genuss dieser Vorteile kommen:

• Große Zeitersparnis
• Höhere Genauigkeit und weniger Fehler
• Automatischer Transaktionsabgleich
• Transparenz der Ausgaben in Echtzeit
• Automatische Identifizierung von Diskrepanzen
• Geringerer Bedarf an manuellen Eingriffen
• Vereinfachte Audit-Prozesse
• Skalierbare Lösung, wenn das Unternehmen wächst
• Geringere Betriebskosten
• Nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen
• Zentralisierte Karten und Spesenverwaltung für Unternehmen
• Einfachere Einhaltung von Vorschriften
• Automatische und organisierte Finanzberichte

Einige Transport- und Logistikunternehmen haben sich dazu entschlossen, ihre eigene Software für das Kostenmanagement zu entwickeln, aber in der Regel haben diese Systeme ernsthafte Einschränkungen.

Das Hauptproblem besteht darin, dass diese Systeme in der Regel schnell veralten, da sie nicht über die Fähigkeit zur Innovation und kontinuierlichen Verbesserung verfügen (wie ein Unternehmen, das sich ausschließlich mit Finanztechnologie befasst, wie Payhawk).

Zu den Nachteilen dieser maßgeschneiderten Systeme gehören:

• Fehlen eines spezialisierten technischen Teams: Diese Lösungen verfügen nicht über die notwendige Unterstützung, um sich an regulatorische Änderungen anzupassen oder Funktionen schnell zu verbessern.
• Sie können keine Karten ausgeben: Proprietäre Software kann keine intelligenten Ausgabenkarten ausgeben, d. h. sie kann keine fortschrittlichen Limits oder automatischen Richtlinien zur Kontrolle und Beschränkung der Mittelverwendung festlegen. Die einzige Möglichkeit besteht darin, herkömmliche Bankkarten mit geringen Limits zu verwenden und den Abgleich manuell vorzunehmen.
• Integrationsprobleme: Oft können Sie Ihre maßgeschneiderten Systeme nicht mit anderen Unternehmenstools wie Buchhaltungssoftware, ERP- oder Personalsystemen verbinden, was zu Ineffizienzen und zusätzlicher Arbeit für das Team führt.

Deshalb bieten spezialisierte Lösungen wie Payhawk eine aktualisierte Technologie, die Ausgabe von Chipkarten, nahtlose Integrationen mit anderen Systemen und vieles mehr. All dies garantiert eine wesentlich effizientere, sichere und vernetzte Ausgabenkontrolle in allen Ihren Einheiten.