ID Finance steuert Ausgaben und Abos – Rückerstattungen gehören der Vergangenheit an

Wann fiel die Entscheidung für Payhawk?

Der Wendepunkt kam, als das Team von ID Finance erkannte, dass sie die Ausgaben kontrollieren wollten, ohne die Mitarbeitererfahrung zu beeinträchtigen. Obwohl bereits eine klare Ausgabenpolitik bestand, verlief der Prozess weiterhin manuell. Ziel war es, die Genehmigungsabläufe zu automatisieren, ohne dabei Transparenz und Kontrolle zu verlieren – besonders um Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu verhindern.

Dafür suchten sie nach einer Lösung, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, und fanden schließlich Payhawk. Ein entscheidender Vorteil war, dass sich Payhawk an die Unternehmensrichtlinien anpasst und nicht umgekehrt. So konnten sie ihre eigenen Regeln und Limits direkt in der Lösung abbilden und behielten die Kontrolle, ohne auf operative Einfachheit und festgelegte Richtlinien verzichten zu müssen.

Wie Payhawk ID Finance im Alltag unterstützt

Die Lösung von Payhawk ermöglicht es ID Finance, die Ausgaben besser zu kontrollieren und genauer zu analysieren. Das Finanzteam erhält nun eine klare Übersicht über alle Ausgaben und kann mögliche Unregelmäßigkeiten schnell und unkompliziert erkennen.

Rückerstattungen sind inzwischen die Ausnahme, nicht mehr die Regel. Die Mitarbeitenden erhalten firmeneigene Karten mit individuell festgelegten Ausgabelimits. Für Ausgaben reicht es, einfach ein Foto des Belegs zu machen.

Ab diesem Moment läuft der gesamte Prozess für das Finanzteam automatisch ab. Payhawk erfasst die Belegdaten, ordnet sie den jeweiligen Kostenstellen und Kategorien zu und synchronisiert alle Informationen mit dem ERP-System. Dadurch wird das Finanzteam von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und kann sich stärker auf die Datenanalyse konzentrieren. Die Ausgaben sind sofort sichtbar, die Daten zuverlässiger und leichter zugänglich – und Unregelmäßigkeiten lassen sich schneller erkennen.

„Die Lösung hat uns geholfen, die Analysen zu vertiefen und die Informationsqualität deutlich zu verbessern. Heute sind die Daten verlässlicher und der Zugriff darauf einfacher.“

Zudem wurde die Einführung von den Mitarbeitenden, insbesondere von denjenigen mit internationalen Reisen, sehr gut angenommen. Beispielsweise werden bei Dienstreisen nach Mexiko Zahlungen in der Landeswährung einfach verarbeitet. Das System prüft den Betrag und rechnet die Währung automatisch um – ganz ohne manuelle Eingriffe.

Wie Víctor zusammenfasst: „Ich empfehle allen Kolleginnen und Kollegen im Finanzbereich, diesen Weg der Digitalisierung zu gehen. Sie erleichtern damit nicht nur die Arbeit im Finanzteam, sondern auch den Mitarbeitenden, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist eindeutig.“

Wenn auch Sie erfahren möchten, wie eine Ausgabenmanagement-Lösung Ihr Finanzteam unterstützen kann, können Sie hier eine 15-minütige Beratung mit einem Payhawk-Produktexperten vereinbaren: Termin vereinbaren.