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Bild des ID Finance Logos

ID Finance steuert Ausgaben und Abos – Rückerstattungen gehören der Vergangenheit an

ID Finance ist ein spanisches Unternehmen für Konsumfinanzierung mit Standorten in Spanien und Mexiko. Wir sprechen mit Víctor de las Heras, der als Finanzchef begann und nun die digitale Transformation leitet.

Hauptsitz
Barcelona
Branche
Finanzdienstleistungen
Mitarbeitende
380
Payhawk-Kunde seit
2024
Beliebteste Produktfunktionen
  • Firmenkarten mit automatischem Währungswechsel
  • Limits und Kontrollen für Karten und Mitarbeiter
  • Verwaltung von Abonnements

Welche Herausforderung hatte das Finanzteam vor der Einführung von Payhawk?

Vor der Einführung von Payhawk erfolgte die Verwaltung der Ausgaben bei ID Finance vollständig manuell. Die Mitarbeitenden mussten Auslagen aus eigener Tasche vorstrecken, alle Belege in einer Excel-Tabelle erfassen, diese ausdrucken, zur Unterschrift vorlegen und anschließend an die Finanzabteilung übergeben, damit die Erstattung bearbeitet werden konnte. Dieser Ablauf bedeutete einen hohen administrativen Aufwand – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Finanzteam.

Aus finanzieller Sicht war eine monatliche Abrechnung sinnvoll, doch operativ war das Verfahren ineffizient. Die Mitarbeitenden sammelten über Wochen hinweg Belege, was das Risiko eines Verlusts erhöhte. Zudem herrschte oft Unsicherheit darüber, welcher Wechselkurs bei Ausgaben in Fremdwährungen anzuwenden war. Gleichzeitig investierte die Finanzabteilung viel Zeit in die manuelle Prüfung jeder einzelnen Ausgabe, was zusätzlich versteckte Kosten in Zeit und Ressourcen verursachte.

Die Mitarbeitenden stellten sich häufig Fragen wie „Wann muss ich den Wechselkurs anwenden?“ oder „Wird der Beleg in einer anderen Währung akzeptiert?“. Dadurch verschärfte sich die Problematik weiter.

Die Mitarbeitenden kannten und befolgten die Ausgabenregeln, trotzdem waren viele unzufrieden. Victor berichtet:

„Wenn man genauer nachfragt, wird deutlich, dass eine hohe Unzufriedenheit besteht: Die Mitarbeitenden müssen Geld aus eigener Tasche vorstrecken, sehen sich deshalb gezwungen, Lösungen wie Kreditkarten anzuschaffen, um die Firmenausgaben abzudecken, und übernehmen damit unnötige finanzielle Risiken.“

Wann fiel die Entscheidung für Payhawk?

Der Wendepunkt kam, als das Team von ID Finance merkte, dass sie die Ausgaben im Griff haben wollten, ohne die Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit zu beeinträchtigen. Obwohl bereits eine klare Ausgabenpolitik bestand, verlief der Prozess weiterhin manuell. Ziel war es, die Genehmigungsabläufe zu automatisieren, ohne dabei Transparenz und Kontrolle zu verlieren – besonders um Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu verhindern.

Dafür suchten sie nach einer Lösung, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, und fanden schließlich Payhawk. Ein entscheidender Vorteil war, dass sich Payhawk an die Unternehmensrichtlinien anpasst und nicht umgekehrt. So konnten sie ihre eigenen Regeln und Limits direkt in der Lösung abbilden und behielten die Kontrolle, ohne auf operative Einfachheit und festgelegte Richtlinien verzichten zu müssen.

Víctor de las Heras, Leiter der digitalen Transformation und ehemaliger Finanzvorstand bei ID Finance

„Ein hervorzuhebender Faktor ist, dass sich die Lösung von Payhawk an die Unternehmenspolitik anpasst. Das bedeutet, wir mussten unsere Richtlinien nicht für die Software ändern, sondern die Software passt sich an unsere Politik an.“

Víctor de las Heras, Leiter der digitalen Transformation und ehemaliger Corporate Finance Director bei ID Finance

Wie Payhawk ID Finance im Alltag unterstützt

Die Lösung von Payhawk ermöglicht es ID Finance, die Ausgaben besser zu kontrollieren und genauer zu analysieren. Das Finanzteam erhält nun eine klare Übersicht über alle Ausgaben und kann mögliche Unregelmäßigkeiten schnell und unkompliziert erkennen.

Rückerstattungen sind inzwischen die Ausnahme, nicht mehr die Regel. Die Mitarbeitenden erhalten firmeneigene Karten mit individuell festgelegten Ausgabelimits. Für Ausgaben reicht es, einfach ein Foto des Belegs zu machen.

Ab diesem Moment läuft der gesamte Prozess für das Finanzteam automatisch ab. Payhawk erfasst die Belegdaten, ordnet sie den jeweiligen Kostenstellen und Kategorien zu und synchronisiert alle Informationen mit dem ERP-System. Dadurch wird das Finanzteam von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und kann sich stärker auf die Datenanalyse konzentrieren. Die Ausgaben sind sofort sichtbar, die Daten zuverlässiger und leichter zugänglich – und Unregelmäßigkeiten lassen sich schneller erkennen.

„Die Lösung hat uns geholfen, die Analysen zu vertiefen und die Informationsqualität deutlich zu verbessern. Heute sind die Daten verlässlicher und der Zugriff darauf einfacher.“

Die Mitarbeitenden – vor allem bei Auslandsreisen – nahmen das neue System gut an. Zum Beispiel bei Reisen nach Mexiko: Zahlungen in Pesos werden automatisch geprüft und umgerechnet, ganz ohne Aufwand.

Wie Víctor zusammenfasst: „Ich empfehle allen Kolleginnen und Kollegen im Finanzbereich, diesen Weg der Digitalisierung zu gehen. Sie erleichtern damit nicht nur die Arbeit im Finanzteam, sondern auch den Mitarbeitenden, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist eindeutig.“

Wenn Sie wissen möchten, wie eine Ausgabenlösung Ihrem Finanzteam hilft, können Sie hier einen 15-minütigen Termin mit einem Payhawk-Experten buchen.

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