Wallapop setzt auf eine automatische Ausgabenverwaltung

Welche Herausforderung hatte das Finanzteam, bevor es Payhawk nutzte?

Mit dem Wachstum, das Wallapop vor einigen Jahren erwartete – sowohl personell als auch beim Geschäftsvolumen – wurde klar, dass die Verwaltung der Ausgaben optimiert werden musste. Das bisher genutzte manuelle Verfahren mit Tabellenkalkulationen und der physischen Sammlung von Belegen begann, die Abläufe im Finanzbereich zu verlangsamen.

Die Situation wurde zusätzlich erschwert durch die Plattform für die Erstattung von Auslagen. Da diese nicht mit dem ERP-System verbunden war, musste jede Erstattung doppelt bearbeitet werden: zunächst in der jeweiligen Plattform, anschließend manuell im ERP-System. Dies verursachte einen erheblichen administrativen Aufwand und nahm dem Finanzteam wertvolle Zeit für strategische Aufgaben und Analysen.

Wann hat sich Wallapop entschieden, auf Payhawk umzusteigen?

Mit der Zunahme von Ausgaben und Geschäftsvorgängen beschloss das Team von Wallapop, die Ausgabenverwaltung zu automatisieren. Dieser Prozess war einer der zeitintensivsten. In der Recherche, um ein passendes Tool zu finden, entdeckten sie Payhawk – eine Lösung, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten war. Die einfache Bedienung, die Echtzeit-Übersicht der Ausgaben für das Finanzteam, die Reduzierung manueller Arbeit sowie die schnelle Einführung für das gesamte Team überzeugten auf ganzer Linie.

Wie unterstützt Payhawk Wallapop im Alltag?

Payhawk ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags bei Wallapop. Die Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, nutzen die Payhawk-Firmenkarten für ihre Reisekosten oder einzelne Ausgaben. Gelegentliche Ausgaben können von anderen Mitarbeitern schnell und unkompliziert über die App erstattet werden, was die Erstattungsdauer deutlich verkürzt.

Der gesamte Prozess ist für das Team deutlich effizienter geworden. Belege werden sofort hochgeladen, wodurch Fehler vermieden, der Verlust von Nachweisen verhindert und die Papierflut eliminiert wird. Zudem spart die Integration mit dem ERP-System NetSuite dem Finanzteam wertvolle Zeit bei der manuellen Datenerfassung und verbessert gleichzeitig die Kontrolle sowie Transparenz der Buchhaltung.

Am Monatsende kann das Finanzteam detaillierte Berichte abrufen, um die verschiedenen Ausgabentypen zu analysieren, um gemeinsam mit dem FP&L-Team die Planung zu optimieren, mögliche Budgetabweichungen frühzeitig zu erkennen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich werden die jährlich erforderlichen ESG-Berichte automatisch erstellt.

„Payhawk aufzugeben wäre ein Rückschritt. Die Lösung ist für das gesamte Team äußerst hilfreich und alle spüren die positiven Veränderungen – besonders jene, die häufig reisen. Der Prozess ist jetzt wesentlich einfacher, und das Risiko, Belege zu verlieren, entfällt. Persönlich kann ich meine Zeit jetzt besser nutzen, da ich weniger manuelle Aufgaben erledigen muss und mich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren kann.“

Für Cristina ist Payhawk eine leicht zu bedienende und unverzichtbare Anwendung – vor allem bei hohem Transaktionsvolumen. Wenn auch Sie Ihre Finanzverwaltung im Unternehmen verbessern möchten, vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem Produktexperten und erfahren Sie, wie eine Ausgabenmanagement-Lösung Ihr Team unterstützen kann.