L’automatisation des processus financiers : la clé du succès pour les équipes Finance

Selon une enquête YouGov-Payhawk, 64 % des directions financières déclarent ne pas encore avoir recours aux solutions d’automatisation. Pourtant, un tiers des répondants (31%) prévoient leur implémentation à moyen terme. Il faut dire que l’automatisation des processus financiers comporte de nombreux avantages pour les entreprises : gain de temps, réduction des erreurs, opportunité pour les directions financières de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée…

Alors, comment automatiser les processus financiers dans son entreprise ? Quels en bénéfices peut-on en tirer ? Enfin, comment appliquer cette automatisation à la gestion des dépenses ? Réponses détaillées dans cet article.

Automatiser les processus financiers, oui mais comment ?

L’automatisation des processus financiers consiste à mettre en place des outils technologiques (par exemple : des logiciels) pour exécuter des tâches auparavant réalisées par une main humaine.

Il ne s’agit pas, en général, d’automatiser l’ensemble de ces processus, mais bien d’identifier les tâches les plus répétitives et/ou chronophages, qui demeurent nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.

Les équipes des services comptables passent un temps considérable à répéter les mêmes tâches : par exemple, la saisie d’informations issues de factures ou de bons de commande. Ce type de tâches est indispensable, mais ces dernières peuvent parfaitement être réalisées par un outil numérique, d’autant que le recours aux nouvelles technologies permet aussi de réduire les risques d’erreurs.

Avant de se lancer dans l’automatisation des processus, il convient donc d’identifier quels processus pourraient en bénéficier en premier lieu, et pour quels avantages. La plupart du temps, les entreprises choisissent d’automatiser la facturation et la gestion des paiements. Mais elles doivent également prendre en compte plusieurs facteurs internes, comme leur taille ou le budget à allouer.

Une fois définis les processus concernés, le choix de l’outil se fera de manière intuitive. Par exemple, les tâches les plus répétitives, comme l’extraction de données, pourront être effectuées par une technologie OCR (reconnaissance optique des caractères). Cela permet aux salariés de se dégager du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière.

Avec la mise en place de nouveaux outils, il convient de prendre en charge la conduite du changement. C’est l’une des clés de la réussite dans l’[automatisation des processus financiers](https://payhawk.com/fr/blog/tirez-parti-de-l-automatisation-pour- notes-de-frais) : les utilisateurs doivent être formés aux outils d’un point de vue technique, mais aussi sensibilisés quant aux raisons qui ont poussé l’entreprise à automatiser. Afin que les salariés ne vivent pas cette automatisation comme une perte mais comme une opportunité, il est important d’accompagner le changement par des sessions de formation. À ce titre, l’accent doit être mis sur :

• Les compétences à développer pour se consacrer aux nouvelles activités de l’entreprise ;
• Les postes qui se développent pour encadrer l’automatisation des processus financiers ;
• Les tâches nouvellement créées grâce à l’automatisation.

L’accompagnement du DAF est par ailleurs central dans la mise en place de cette automatisation. Que ce soit en amont (pour identifier les tâches concernées et les outils à implémenter) ou en aval (pour mettre en place la conduite du changement et accompagner les collaborateurs), il joue un rôle essentiel dans la réussite du projet.

Les différents types d’outils d’automatisation

Il existe différentes solutions d’automatisation à destination des équipes financières. En voici une liste non exhaustive :

• Comptabilité et facturation électronique : les outils d’automatisation de la facturation permettent de générer et d’envoyer des factures électroniques aux clients, mais aussi d’en assurer le suivi. A la clé : une réduction des délais de paiement et des potentielles erreurs de facturation.
• Gestion des comptes clients et fournisseurs : ces outils regroupent de nombreuses fonctionnalités, comme les processus de devis et de facturation électronique. Les outils les plus courants sont les CRM (Customer Relationship Management).
• Paiements électroniques : ce type de solution permet aux entreprises de gérer les paiements en ligne de façon rapide et sécurisée. Certains outils, tels que Payhawk, sont spécifiquement dédiés à la [gestion des dépenses](https://payhawk.com/fr/blog/gagner-du-temps-automatisation- gestion-depenses) de l’entreprise.
• Suivi des dépenses : ces solutions permettent de suivre les dépenses de l’entreprise en temps réel, d’automatiser les processus de saisie et de générer des rapports détaillés sur les dépenses.
• Analyse des données : ce sont par exemple les logiciels d’analyse prédictive, basés sur l’intelligence artificielle. Ces outils collectent et analysent de manière automatique les données de l’entreprise pour faciliter, notamment, le reporting financier.

Les bénéfices de l’automatisation

Ce n’est pas un secret : l’automatisation des processus financiers offre de nombreux avantages aux entreprises. Voici ceux qu’il est important de retenir :

• Une plus grande efficacité opérationnelle, grâce à la limitation des tâches redondantes, chronophages et à faible valeur ajoutée ;
• Des processus plus rapides et plus précis ;
• Une réduction du poids des erreurs humaines sur les processus (par exemple : erreurs de saisie, doublons…) ;
• La possibilité offerte aux collaborateurs de se consacrer à des tâches plus stratégiques, qui correspondent à leur coeur de métier et nécessitent une véritable expertise ;
• Une meilleure allocation des ressources de l’entreprise ;
• La mise à jour régulière des outils, qui permet d’assurer la conformité réglementaire de l'entreprise ;
• Une visibilité renforcée sur les opérations financière de l’entreprise ;
• Une meilleure gestion du risque, grâce à des contrôles plus stricts et une plus grande traçabilité des dépenses.

Comment automatiser ses processus financiers avec Payhawk ?

Payhawk regroupe l’ensemble des factures fournisseurs, des cartes et des dépenses dans une solution unique de gestion des dépenses. Grâce aux workflows d’approbation personnalisés et à la centralisation des paiements bancaires, vous pouvez optimiser les dépenses de votre entreprise. Et pour assurer tous les paiements à l’international, notre solution prend en charge de nombreuses devises.

Grâce à Payhawk, vous pouvez contrôler toutes les dépenses effectuées avec une carte d’entreprise, définir vos propres politiques de dépenses, et rapprocher automatiquement tous les paiements par carte. Notre outil de reconnaissance optique des caractères (OCR) utilise l'intelligence artificielle pour lire les informations présentes sur un reçu ou une facture. Il peut ensuite extraire et générer automatiquement les données qui figurent sur les documents, ce qui permet d’accélérer considérablement la clôture mensuelle en supprimant le travail manuel.

L’avantage de notre solution ? Plus besoin de téléchargement manuel : Payhawk synchronise automatiquement vos reçus et vos dépenses avec votre ERP ou logiciel comptable, pour une intégration fluide. Vous pouvez désormais consulter l’état de vos dépenses en temps réel.