Comment la technologie aide les DAF à jongler entre standardisation et spécificités locales

Note de l’équipe éditoriale : Cet article est tiré du rapport Payhawk x Raconteur intitulé "Dans la tête du DAF : rationaliser la Finance pour accélérer la croissance".

Les activités internationales d’une entreprise peuvent soulever de nombreux défis pour les directions financières ayant en charge la gestion des dépenses. Alors que l’objectif est souvent de standardiser les processus autant que possible par le biais d’une politique globale, les spécificités locales (réglementations fiscales et salariales, etc.) impliquent de faire preuve de flexibilité.

Pour aider les entreprises à parvenir à un juste équilibre, la technologie s’impose comme un outil essentiel. Voici cinq principaux moyens par lesquels les directions d’entreprise peuvent gérer (et optimiser) leurs dépenses internationales.

Suivez le guide.

1. Des données enrichies

Ce n’est pas un secret : des données de bonne qualité ont une importance capitale dans la gestion des dépenses internationales.

Notre rapport précédemment cité a ainsi montré que 51% des dirigeants d’entreprise pensent que les champs personnalisés pour enrichir les données constituent la technologie la plus importante pour concilier standardisation de la politique de dépenses et flexibilité.

Selon Konstantin Dzhengozov, cofondateur et directeur financier de Payhawk, il s’agit en partie d’assurer une « catégorisation efficace » des dépenses. C’est ce qui permet aux directions financières d’avoir une vision plus détaillée des dépenses, que ce soit au niveau d’un lieu géographique, d’une équipe ou d’un produit.

Il est également essentiel de disposer des outils technologiques nécessaires pour analyser ces données et repérer les grandes tendances qui s’en dégagent.

J'encourage les directeurs financiers à tirer parti des logiciels financiers et des outils d'analyse avancés dont ils disposent pour suivre les dépenses en temps réel, identifier les schémas de dépenses et prévoir les coûts à venir. Cette approche fondée sur les données permet de prendre de meilleures décisions et d'adopter une position plus souple en ce qui concerne l'ajustement de la stratégie, en particulier face à l'évolution des marchés. - Vineta Bajaj, DAF du groupe Rholik.

2. Des contrôles personnalisés des cartes d’entreprise

Un meilleur contrôle de l’utilisation qui est faite des cartes d’entreprise peut également aider les DAF à assurer une meilleure gouvernance. 49 % des personnes interrogées déclarent ainsi que les contrôles des cartes d’entreprise basés sur la technologie constituent leur deuxième attente la plus importante lorsqu’il s’agit de trouver un équilibre entre standardisation et prise en compte des particularités locales.

Grâce aux outils technologiques, nous pouvons véritablement personnaliser l’expérience des salariés et mettre en place des contrôles sur tous les types de dépenses de l’entreprise. - Konstantin Dzhengozov, directeur financier et cofondateur de Payhawk.

Par exemple, les entreprises peuvent émettre des cartes qui ne fonctionnent que pendant les heures de bureau, ou qui ne sont prévues que pour les transactions avec un fournisseur spécifique.

Il est également possible d’émettre des cartes qui ne peuvent être utilisées qu’une seule fois, de sorte qu’il n’y a aucun risque que la carte soit utilisée pour effectuer d’autres achats. Compte tenu de la technologie à laquelle nous avons accès aujourd’hui et des possibilités de services bancaires ouverts (open banking) dont nous disposons au Royaume-Uni et en Europe, il est possible de faire preuve d’une grande créativité en matière de contrôle des dépenses.

3. Des approbations flexibles

La rationalisation du processus d’approbation des dépenses est un autre moyen d’améliorer le processus de gestion des dépenses. A ce sujet, 46% des entreprises interrogées déclarent que l’ajustement des workflows d’approbation est le troisième besoin technologique le plus important pour parvenir à un bon équilibre entre souplesse et standardisation des politiques de dépenses.

Pour cela, il est essentiel de se montrer flexible quant au moment où une intervention manuelle est nécessaire.

L’automatisation permet ainsi d’accélérer la prise de décision et de réduire le gaspillage. Par exemple, l’automatisation de certaines approbations permet non seulement de gagner du temps, mais aussi potentiellement de réduire les dépenses.

Il peut arriver d’être pris dans un cycle où un retard d’une semaine dans l’approbation d’une dépense de voyage entraîne une augmentation significative du prix des billets. Et même de petites augmentations, lorsqu’elles sont cumulées sur une année, peuvent représenter un chiffre important. C’est pourquoi l’élimination de ces approbations manuelles permet de se montrer nettement plus agile dans sa façon de travailler.

4. Un reporting plus intelligent

L’accès à des outils de reporting financier plus détaillés est un autre moyen par lequel la technologie peut aider les directions financières à mieux gérer les dépenses. A ce titre, 34 % des personnes interrogées citent l’amélioration du reporting financier comme l’une de leurs principales attentes en matière de technologie.

L’automatisation de processus tels que la génération de rapports réduit ainsi la charge de travail manuel, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs. Des capacités de reporting améliorées peuvent également offrir un meilleur aperçu des dépenses par service, fournisseur ou catégorie, ce qui aboutit in fine à une prise de décisions plus éclairées.

En outre, l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans les systèmes de gestion des dépenses permet de rationaliser davantage les processus, et d’offrir aux équipes financières la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui favorisent à la fois la croissance et l’efficacité de l’entreprise.

Enfin, les outils de reporting avancés présentent l’avantage de garantir l’alignement des recettes et des dépenses. Cela, grâce à la génération de projections financières qui permet d’éviter toute incohérence entre les dépenses et les revenus.

5. Des frais de déplacements professionnels simplifiés

La modernisation du processus de gestion des frais de déplacements professionnels est également essentielle pour optimiser les dépenses internationales de l’entreprise. Ainsi, 32 % des personnes interrogées dans notre enquête ont déclaré s’attendre à ce que la technologie facilite la gestion de ces frais spécifiques.

Lorsqu’ils voyagent, il n’est pas rare que les salariés transportent plusieurs reçus et documents dans leurs poches. L’ère du numérique a beau être passée par là, nombreux sont ceux qui sont restés fidèles au papier ! Pourtant, ce processus peut facilement être numérisé, et même automatisé, sans qu’il ne soit nécessaire d’extraire les données manuellement.

Et non seulement ce processus est plus pratique pour le salarié en déplacement, il facilite également la tâche de ceux qui sont chargés de contrôler les dépenses et de s’assurer de leur conformité à la politique de l’entreprise. Soit une révolution gagnant-gagnant.

Les enjeux du DAF en 2025

Selon la dernière édition de l’étude sur les priorités des directions financières pour 2025, menée par le cabinet PwC, seuls 56% des DAF se disent confiants sur le niveau de croissance pour l’année à venir. C’est le pourcentage le plus bas depuis l’épisode de la crise sanitaire mondiale en 2020.

Il faut dire que le contexte global est marqué par une incertitude grandissante, notamment en matière économique et géopolitique. Ainsi, 60 % des dirigeants français sont convaincus que leur modèle doit évoluer dans les dix prochaines années.

Voici, à ce titre, les points saillants à surveiller pour l’année 2025 :

• Les questions de cybersécurité : en moyenne, le coût d'une cyberattaque pour les entreprises du monde entier était de 4,45 millions de dollars en 2023, selon une étude d'IBM et du Ponemon Institute. Près de 95 % des attaques ont, par ailleurs, des motivations financières. Et celles-ci sont de plus en plus nombreuses. En tant qu'experts en gestion des risques, les DAF doivent donc collaborer avec les DSI pour hiérarchiser les cybermenaces et définir les moyens de défense possibles en fonction des risques financiers de l'entreprise.
• La RSE : les contraintes nouvelles liées à la directive européenne CSRD (applicable depuis le 1er janvier 2024) font désormais partie de la stratégie de performance des entreprises. Pour assurer la conformité avec ce texte, les logiciels de reporting intégrés à la gestion financière, ou encore les instruments de collecte et d'analyse des données environnementales peuvent être déployés par les directions financières.
• Le pilotage de la performance extra-financière : sur un aspect connexe, les indicateurs extra-financiers sont désormais au cœur des préoccupations dans le pilotage de la performance des DAF. Plus question de se focaliser uniquement sur la performance financière : l’impact non-financier des activités de l’entreprise doit, lui aussi, être mesuré. Ainsi, les directions financières ont la responsabilité nouvelle d'allier rentabilité et responsabilité dans leurs prises de décision.
• Le management de la donnée : dans un contexte d’inflation des données, la bonne gestion de celles-ci acquiert une importance capitale. Les directions financières se retrouvent donc en première ligne, que ce soit pour définir des protocoles de gouvernance des données, ou pour mettre en place des outils spécifiquement dédiés à cette problématique. C’est une question relativement nouvelle, qu’il est important de ne pas négliger.
• L’intelligence artificielle : impossible de lister les grands enjeux du DAF en 2025 sans citer l’intelligence artificielle (IA). En effet, celle-ci occupe une place de plus en plus importante ; une étude de PwC évoque même une contribution de l'IA à l'économie mondiale de 15 700 milliards de dollars à horizon 2030. Pour élaborer une stratégie efficace en la matière, les directions financières doivent donc se poser les questions suivantes : comment l’IA peut-elle révolutionner les fonctions financières traditionnelles telles que la comptabilité, l’audit et la conformité ? Comment peut-elle permettre d’améliorer la précision de la planification et des prévisions financières ? Mais aussi : comment établir un cadre de gouvernance qui promeut une utilisation éthique de l’IA ?

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