Financiële leiders moeten het juiste evenwicht vinden tussen het standaardiseren van het uitgavenbeleid en het bieden van flexibiliteit om te voldoen aan de regionale, team- en projectbehoeften. Hoe kan technologie hierbij helpen?
Noot van de redactie: Dit artikel is een afgeleide van het Payhawk rapport in samenwerking met Raconteur: De toekomst van de CFO: Kansen om te groeien in een veranderende omgeving
Grensoverschrijdend werken brengt voor CFO's vaak de nodige uitdagingen met zich mee, vooral als het gaat om uitgavenbeheer. Hoewel het doel is om het proces te standaardiseren met één wereldwijd beleid, moeten CFO's flexibel zijn door lokale factoren zoals belasting- en salarisregels. Technologie is essentieel om dit evenwicht effectief te bewaren.
Hier volgen de vijf belangrijkste manieren waarop bedrijfsleiders verwachten dat technologie hen zal helpen bij het beheren van grensoverschrijdende uitgaven.
Gegevens van goede kwaliteit zijn essentieel voor het beheren van grensoverschrijdende uitgaven. Uit de enquête bleek dat 51% van de bedrijfsleiders van mening is dat aangepaste velden om gegevens te verrijken de belangrijkste technologie is om een evenwicht te vinden tussen standaardisatie van het uitgavenbeleid en de flexibiliteit om verschillende behoeften te ondersteunen.
Onderdeel hiervan is het zorgen voor “echt goede categorisatie” van de uitgaven, zegt Konstantin Dzhengozov, co-founder en CFO bij Payhawk. Dit stelt CFO's in staat om een gedetailleerder beeld te krijgen van de uitgaven op regionaal, team- of productniveau, zegt hij.
De technologie hebben om die gegevens te analyseren en trends te ontdekken is ook cruciaal.
Vineta Bajaj, CFO bij Rholik Group, zegt:
Ik moedig CFO's aan om gebruik te maken van de geavanceerde financiële software en analysetools die ze tot hun beschikking hebben om uitgaven in realtime te volgen, uitgavenpatronen te identificeren en toekomstige kosten te voorspellen. Deze datagestuurde aanpak zorgt voor een betere besluitvorming en een wendbaardere houding met betrekking tot het aanpassen van de strategie, vooral wanneer er sprake is van veranderende marktomstandigheden.
Ontdek de inzichten van top-CFO's over het groeien in een veranderende omgeving
Meer controle over het gebruik van zakelijke betaalkaarten kan CFO's ook helpen bij governance en control. 49% van de respondenten gaf aan dat op technologie gebaseerde controles van betaalkaarten de op één na grootste technische verwachting is bij het vinden van een balans tussen standaardisatie en lokale nuances.
Konstantin Dzhengozov, CFO en medeoprichter bij Payhawk, zegt:
Technologie stelt ons in staat om de ervaring van werknemers echt op maat te maken en ook om controles uit te voeren op elk type bedrijfsuitgaven.
Bedrijven kunnen bijvoorbeeld kaarten uitgeven die alleen tijdens kantooruren werken of die alleen werken bij transacties met een bepaalde leverancier.
“Het is ook mogelijk om kaarten uit te geven die maar één keer gebruikt kunnen worden, zodat er geen risico is dat de kaart gebruikt wordt om extra aankopen te doen,” zegt hij. “Gezien de technologie waar we nu toegang toe hebben en de open banking-mogelijkheden die we in het Verenigd Koninkrijk en Europa hebben, kunnen we heel creatief worden met controles,” vervolgt Konstantin.
Het stroomlijnen van het goedkeuringsproces voor onkosten is een andere manier om het uitgavenbeheerproces te verbeteren. 46% zegt dat op maat gemaakte goedkeuringsworkflows de op twee na belangrijkste technische behoefte is om een goede balans te vinden tussen beleidsstandaardisatie en lokale nuances. De sleutel hiertoe is flexibel zijn wanneer handmatige tussenkomst nodig is.
“Automatisering helpt bij het verbeteren van de snelheid van besluitvorming en het verminderen van verspilling,” zegt Vijay Padmanabhan, CFO bij UST. Het automatiseren van bepaalde goedkeuringen kan bijvoorbeeld niet alleen tijd besparen, maar mogelijk ook de kosten verlagen.
Vijay vervolgt:
Soms beland je in een langdurige goedkeuringscyclus, waarbij zelfs een vertraging van slechts één week in de goedkeuring van een reisuitgave kan leiden tot hogere ticketprijzen. Deze ogenschijnlijk kleine verhogingen kunnen over een jaar flink oplopen. Door onnodige goedkeuringen te elimineren, kunnen we flexibeler en efficiënter werken.
Toegang hebben tot meer gedetailleerde tools voor onkostendeclaratie is een andere manier waarop technologie CFO's kan ondersteunen bij het beheren van uitgaven. 34% van de respondenten noemde verbeterde onkostendeclaratie als één van de belangrijkste technologische verwachtingen.
Stuart Maclean, CFO bij elektronica- en productiebedrijf Brother UK, zegt:
Het automatiseren van processen zoals het genereren van rapporten vermindert de handmatige werklast, bespaart tijd en vermindert het risico op fouten. Verbeterde rapportagemogelijkheden kunnen inzicht geven in uitgavenpatronen per afdeling, leverancier of categorie, waardoor weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen.
Daarnaast kan de integratie van AI in uitgavenbeheersystemen processen verder stroomlijnen, waardoor financiële teams zich kunnen richten op taken met een hogere waarde die zowel de bedrijfsgroei als de efficiëntie bevorderen.” Geavanceerde rapportagetools kunnen er ook voor zorgen dat inkomsten en uitgaven op elkaar zijn afgestemd.
“Als je die prognoses van tevoren krijgt, kun je een futuristisch beeld krijgen, zodat je kunt voorkomen dat het uitgavenniveau uit de pas gaat lopen met de inkomsten,” zegt Padmanabhan.
Het moderniseren van het reiskostenproces is ook essentieel voor een efficiënter internationaal uitgavenbeheer. Ongeveer 32% van de respondenten zegt te verwachten dat technologie het beheer van zakelijke reiskosten zal vereenvoudigen.
Konstantin zegt:
Als ik op reis ben, ontmoet ik vaak mensen die met verschillende bonnetjes in hun zakken zitten en een heleboel onkostendocumenten bij zich dragen. Ik vraag me altijd af waarom dit nog steeds bestaat in de wereld waarin we leven, want er zijn zoveel oplossingen die je kunnen helpen om het hele proces te digitaliseren - je hoeft geen papier meer mee te nemen, je hoeft de gegevens niet handmatig te verzamelen, alles kan worden geautomatiseerd.
Dat proces is niet alleen eenvoudiger en gebruiksvriendelijker voor de werknemer die op reis is, maar het is ook eenvoudiger voor degenen die belast zijn met het controleren van de uitgaven en ervoor moeten zorgen dat die uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid.
Klaar om jouw eigen stap te zetten op weg naar een evenwicht tussen standaardisatie en lokale nuances? Boek dan vandaag nog een persoonlijke demo met een van onze experts om te ontdekken hoe Payhawk jou kan helpen met multi-entity management, volledig en realtime inzicht en nog veel meer.
Het Payhawk Editorial Team bestaat uit doorgewinterde finance professionals met jarenlange ervaring in uitgavenbeheer, digitale transformatie en de financiële sector. We zijn toegewijd aan het leveren van inzichtelijke inhoud om je financiële reis te versterken.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited 2024, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Français (FR)
English (Rest of Europe)