Une comptabilité simple et transparente à l'agence Explose

La vie avant Payhawk

En tant qu'agence numérique dont l'un des objectifs est d’apporter des solutions numériques, Explose savait que ses processus de gestion des dépenses ne pouvaient pas se permettre d'être démodés et fastidieux.

Nourddine Sli, fondateur et directeur création, se souvient de l'époque où lui et son équipe avaient travaillé avec d'anciennes solutions de gestion des frais dans des fonctions antérieures. Le processus consistait toujours à collecter de nombreux reçus et factures, à les relier à des transactions bancaires, à imprimer beaucoup de documents, puis à trier le tout par date, ligne par ligne. Sli savait qu'il voulait une solution numérique de gestion des frais qui élimine les processus papier pour Explose.

Gagner du temps grâce à une gestion moderne des dépenses et à une assistance comptable

Au lieu de passer des heures à saisir des données, Payhawk permet à Nadia Vanuytrecht, responsable RH et opérations, de se libérer du temps pour se concentrer sur des tâches qui créent de la valeur pour l'entreprise.

Nadia Vanuytrecht a mentionné comment la technologie OCR de Payhawk a rendu ses activités comptables beaucoup plus faciles et moins chronophages. La reconnaissance optique de caractères permet d'identifier les factures en double et de remplir automatiquement plusieurs champs, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts.

Amélioration de l'efficacité du suivi des dépenses des projets

Pour une agence comme Explose, le travail est principalement basé sur des projets. Le suivi des dépenses par projet est essentiel pour aider à mesurer les dépenses et à maintenir les budgets sur la bonne voie.

En effectuant tous les paiements de l'entreprise via Payhawk et en affectant chaque paiement à un projet par le biais de catégories personnalisées dans l'outil, l'équipe peut facilement suivre les dépenses et les relier aux projets en cours.
Les cartes virtuelles aident également l'agence à rester efficace. Medhi Sli, producteur exécutif et directeur film, nous donne un exemple impliquant le département artistique.

Lorsque l’équipe doit faire une demande de dépense pour un article, elle peut simplement créer une carte virtuelle dans Payhawk, fixer une limite et la partager. Un processus simple et rapide pour toutes les personnes concernées, sans qu'il soit nécessaire de soumettre des documents pour demander des fonds. Et aucune attente pour recevoir l'argent à l'avance (ou être remboursé).

Des employés responsabilisés et un support client inégalé

Désormais, grâce à Payhawk, chaque employé et chaque équipe peuvent gérer leurs propres dépenses, les dépenses spécifiques à un projet et importer des factures, le tout en temps réel. Grâce à ce processus numérique efficace en temps réel, Mme Vanuytrecht dispose toujours des informations sur les dépenses de l'entreprise lorsqu'elle en a besoin, que ce soit pour clôturer le mois ou se préparer à un audit.

En ce qui concerne Explose, l'équipe Payhawk chargée du support clients a largement dépassé toutes les attentes d'un SaaS typique. Vanuytrecht mentionne qu'ils ont toujours été très serviables et n'ont laissé aucune question sans réponse. « Ils assurent toujours un suivi », a déclaré Vanuytrecht. « Et ils vous font sentir que vous êtes apprécié ».

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