O guia especializado sobre controlo das despesas empresariais em 2024

O dinheiro é importante para qualquer CFO, mas a gestão das despesas vai muito além do que está nos "bolsos" de uma empresa.

Um controlo de custos eficiente está mais relacionado com a visibilidade das despesas do que com o dinheiro em si. Com a capacidade de determinar de forma fácil e rápida no que é que o dinheiro está a ser gasto, é possível tomar decisões financeiras mais informadas. Sem um bom nível de transparência, sentir-se-á dificuldade em tomar decisões de gastos proativas e informadas e não será possível tirar partido dos dados relacionados com as despesas.

É possível que a sua empresa tenha uma cultura sólida e consciente no que toca aos custos e não esteja muito preocupada com gastos excessivos. Isso é ótimo – mas se os seus fluxos de trabalho financeiros continuarem a ser manuais, podem trazer-lhe problemas. Em vez de um pagamento físico, o custo são as horas de trabalho manual a corrigir erros humanos na reconciliação, a procurar recibos e a localizar informações em falta.

Investir numa gestão de gastos eficaz é mais barato do que não ter nenhuma; mas como pode saber que controlos, soluções e ferramentas de tecnologia são certospara a sua empresa? Eis uma análise de medidas de controlo de gastos eficientes para manter a sua empresa preparada para o futuro em 2024.

O que é o controlo de gastos e por que é importante para a sua empresa?

O controlo de despesas empresariais significa controlar todos os gastos da empresa, quaisquer que sejam, desde despesas em dinheiro e cartões de crédito até faturas e subscrições.

Conseguir um controlo rigoroso e uma visibilidade total dos gastos significa que poderá tomar decisões comerciais mais informadas, que os seus stakeholders sabem qual é a situação da empresa, e que pode prever as despesas comerciais com maior precisão, posicionando melhor a sua empresa para o crescimento futuro.

Conseguir que os gastos de uma empresa sejam eficientes é semelhante a contar com velas num barco. Sem elas, não se pode esperar que uma viagem seja bem-sucedida até ao seu destino.

Porque é importante um controlo eficiente dos gastos?

Maximiza a rentabilidade – Permite-lhe efetivamente aumentar os resultados, cortando as despesas desnecessárias. Quer esteja a pagar duas subscrições iguais ou registe muitas despesas não programadas por parte dos colaboradores, há sempre espaço para melhorias. Contudo, não é possível detetar este tipo de oportunidades de poupança sem medidas adequadas de controlo de custos e visibilidade dos gastos.

Melhora a visibilidade financeira – Não utilizar um sistema de controlo de gastos é como conduzir um carro na escuridão total, na esperança de o levar do ponto A ao ponto B. É importante compreender onde o dinheiro está a ser gasto, em que está a ser gasto e quais são os efeitos na sua rentabilidade, eliminando os itens menos importantes.

Decisões empresariais mais informadas – Com uma visão em tempo real do seu desempenho financeiro, pode tomar melhores decisões de negócios. Um controlo adequado das despesas significa acesso em tempo real a todos os seus dados de despesas, e estes dados podem ajudá-lo a fazer previsões mais exatas e fornecem as informações que interessam aos stakeholders, aumentando a confiança na sua empresa.

Despesas fora de controlo podem prejudicar a sua empresa

Se não conseguir definir categoricamente em que é que a sua empresa gasta o dinheiro todos os meses, não conseguirá um controlo adequado dos seus gastos. É por isso que é essencial criar categorias rigorosas de despesas empresariais para as classificar.

Estas classificações também podem ajudar a proteger a empresa de despesas não autorizadas debitadas num cartão empresarial.

Ao criar categorias de despesas empresariais que o ajudam a medir e acompanhar as despesas dos colaboradores (pense na classificação por projeto, local, equipa, etc.), é necessário ter em conta três fatores cruciais:

1. Visibilidade – certifique-se de que todos os seus colaboradores compreendem como e por que devem classificar as despesas.
2. Transparência – garanta que os colaboradores compreendem como as suas despesas se relacionam com o panorama mais amplo da empresa.
3. Precisão – assegure que conta com ferramentas que permitam aos colaboradores registar as suas despesas de negócios de forma precisa e eficiente.
4. Se os fluxos de trabalho de controlo de gastos da sua empresa não incluem estes três fatores essenciais, deve considerar a formalização do seu processo de gestão de despesas.

Agora que já sabemos por que razão é essencial classificar as despesas fora da política da empresa, vejamos o que acontece se não o fizermos.

Eis cinco consequências das despesas fora de controlo:

1. Fraco planeamento financeiro
   Se tiver dificuldades em controlar as despesas da sua empresa, não conseguirá planear os orçamentos com precisão. Orçamentos mal elaborados significam que pode subestimar ou sobrestimar as suas despesas, pondo em risco a confiança dos stakeholders nas suas ações.

2. Tarefas administrativas desnecessárias e demoradas
   Sem medidas eficientes de controlo dos gastos, os colaboradores vão ter dificuldade em cumprir as políticas de despesas da empresa e vão demorar mais tempo a apresentar os pedidos de reembolso. Isto significa que os profissionais de finanças têm de corrigir as despesas apresentadas ou pedir que os colaboradores façam um novo pedido, o que leva a atrasos nos reembolsos e a uma ambiguidade geral na eficácia das despesas.

3. Elevada taxa de erros
   Os processos de gestão de gastos ineficientes e manuais conduzem a mais erros humanos. Os colaboradores não sabem ao certo o que é esperado deles, pelo que é provável que cometam erros ao apresentarem os seus relatórios de despesas. Desde a introdução manual de dados incorretos das faturas até à classificação incorreta das despesas, as equipas financeiras têm de corrigir estes erros antes do reembolso.

4. Sérios riscos de fraude
   Sem políticas de despesas restritivas e que permitem apresentar despesas sem controlos automáticos, é fácil que as despesas fora da política da empresa passem despercebidas. Sem ferramentas de gestão de despesas adequadas, a monitorização de todas as transações financeiras dentro da empresa torna-se ainda mais difícil, tornando a fraude um risco potencial.

5. Perda de estabilidade a longo prazo
   Para garantir a longevidade da empresa, esta deve ser capaz de gerir o fluxo financeiro com confiança – e isso significa que é necessário saber que despesas estão a sair da organização em comparação com as receitas que entram. Se não tiver controlo sobre as despesas mensais, pode dar-se o caso de gastar demasiado, o que levará a uma redução das reservas de capital; ou seja, não está numa posição sólida para manter o crescimento a longo prazo.

Um guia passo a passo para implementar controlos eficazes dos gastos empresariais

Deixamos-lhe uma abordagem passo a passo para implementar políticas eficazes de controlo de custos na sua organização, desde a avaliação das despesas correntes até à automatização da gestão de despesas.

1. Avaliar as despesas atuais

Sem analisar as despesas atuais, não será possível melhorar os processos de gestão de despesas porque não há métricas para acompanhar.

Para analisar as despesas atuais, é necessário recolher os dados de despesas relevantes. Normalmente, encontrará estes dados na sua ferramenta de gestão de despesas, mas, se não dispuser de uma ferramenta deste tipo, poderá encontrar os dados de que necessita pesquisando nas suas ferramentas de compras, cartões de crédito empresariais ou contas bancárias, ERP, software de contabilidade ou ferramentas de processamento de salários.

A menos que disponha de uma ferramenta de gestão de despesas com categorias personalizáveis incorporadas, o próximo passo será agrupar as suas despesas por equipa ou categoria para compreender onde e em que é que o dinheiro está a ser gasto.

2. Definir objetivos financeiros e atribuir um orçamento

Para compreender as despesas da sua empresa e o seu impacto no crescimento do negócio, deve definir objetivos realistas e exequíveis para estruturar e concentrar as despesas da sua empresa.

Depois de definir os seus objetivos, é altura de alocar orçamentos. Isto pode incluir a introdução de limites nos cartões de crédito e a criação de uma política de despesas abrangente para reduzir as compras fora da política da empresa.

3. Implementar processos de aprovação

A fraude por parte dos colaboradores custa às empresas 5% das suas receitas todos os anos. Se está a perder dinheiro devido a despesas não autorizadas ou pedidos de reembolso de despesas fraudulentos, não se preocupe – para além de implementar uma nova política de despesas, pode também implementar um processo de aprovação para reduzir severamente estas perdas.

Isto pode ser feito facilmente através de soluções de gestão de despesas empresariais, incluindo cartões empresariais com limites personalizados, bloqueios e aprovações incorporadas.

Se optar pela via do software, pode mesmo automatizar todo este processo utilizando fluxos de trabalho de aprovação personalizados para diferentes tipos de despesas, departamentos ou por montante, e aprovadores designados para supervisionar cada compra. Isto ajuda a impedir as despesas não autorizadas e a controlar tudo o que é gasto, sem ser ‘ditatorial’.

4. Monitorizar e analisar as despesas

Monitorizar e analisar as despesas de forma rápida e eficaz é ganhar metade da guerra para conseguir uma gestão eficaz. É aqui que o software de gestão de despesas é útil, ajudando a identificar áreas onde está a gastar mais do que o esperado ou a utilizar processos ineficientes.

Por exemplo, se estiver a utilizar várias soluções tecnológicas, um software de gestão de despesas como a Payhawk pode ajudá-lo a integrar todas as suas ferramentas de tecnologia, como ERP, contabilidade e ferramentas de negócios, num único local, para o ajudar a aceder aos seus dados financeiros. Isto torna os processos de relatórios financeiros muito mais eficientes, simples e automatizados.

Em 2021, 17% das equipas financeiras ainda utilizava exclusivamente processos manuais, pelo que a reconciliação manual ainda apresenta desafios significativos para muitas empresas, sendo demorada e propensa a erros; em suma, é uma utilização ineficiente dos seus recursos internos.

Por outro lado, a reconciliação em tempo real fornece informações financeiras precisas e atualizadas ao minuto, capacitando as equipas de finanças e comerciais para tomarem decisões de negócio impactantes.

5. Criar melhores relações com os fornecedores

Se está à procura de formas de reduzir os gastos da sua empresa, a criação de relações mais fortes com os fornecedores irá ajudá-lo. A existência de políticas adequadas de controlo das despesas dá-lhe acesso a dados sobre as despesas dos fornecedores, o que lhe permite renegociar melhor as condições de pagamento e os preços unitários.

Estabelecer novas relações com fornecedores pode esgotar os seus recursos e, por consequência, as suas finanças, pelo que ficar com um único fornecedor de confiança beneficia ambas as partes.

Quanto mais forte for a relação entre si e o seu fornecedor, mais eficientes se tornam os processos, e a utilização de uma solução de gestão de despesas com funcionalidades de gestão de fornecedores, como a Payhawk apresenta, pode ajudá-lo a conseguir isso mesmo.

6. Introduzir políticas de controlo de gastos

É importante criar políticas claras para os colaboradores em relação aos limites de gastos, incluindo que despesas são reembolsáveis e os seus processos de reembolso. Sem políticas de controlo de despesas, os colaboradores não vão saber o que a empresa espera deles, o que levará a erros na apresentação de despesas e na categorização dos dados destas.

Controlar as despesas empresariais não deve ser uma preocupação para os colaboradores, e deve ser um processo facilitado para os profissionais de finanças. Informe a equipa sobre os limites das despesas e explique como podem apresentar um relatório de despesas.

7. Automatizar a gestão de despesas

Garantir informações financeiras precisas é crucial por muitas razões, incluindo projeções financeiras, planeamento e gestão de orçamentos e declarações fiscais.

A tecnologia pode proporcionar-lhe esta precisão e muito mais. Pode simplificar os seus relatórios de despesas e processos de gestão, eliminando os problemas da reconciliação manual, da procura de recibos, introdução de dados, erros humanos – e a lista continua.

Então, como é que a Payhawk o pode ajudar a automatizar o controlo das suas despesas?

Automatizar os fluxos de trabalho de controlo de despesas empresariais com a Payhawk

1. Acompanhe todos os métodos de pagamento automaticamente num único dashboard

Gerir as finanças de várias entidades pode rapidamente tornar-se um problema. No entanto, ao automatizar o controlo das despesas, pode acompanhar facilmente as despesas de todas as entidades através de um Dashboard de Grupo. Assim, consegue ver que equipas gastam mais dinheiro, analisar os padrões de gastos por departamento ou entidade e tomar decisões financeiras mais inteligentes.

2. Visibilidade em tempo real das despesas

Pode monitorizar, acompanhar e gerir as despesas a partir de um dashboard central e de fácil utilização, com uma funcionalidade de exportação completa e várias opções de filtros, proporcionando uma visão granular sobre as despesas empresariais.

Após implementar a solução de gestão de despesas da Payhawk, a HRS, agência de RH e recrutamento, desfruta dos benefícios da reconciliação em tempo real.

Kiril Boradjiev, Co-Founder & Managing Partner da HRS, afirma: "Agora podemos ver onde o dinheiro está a ser gasto e porquê, tudo em tempo real, e encontrámos formas de poupar dinheiro graças à boa visibilidade sobre as despesas."

Após os colaboradores submeterem o seu relatório de despesas, o software de gestão de despesas transfere automaticamente os dados para um ERP ou software de contabilidade, o que significa que todos os dados relativos a gastos circulam em tempo real, facilitando enormemente a reconciliação.

3. Recolha fácil de recibos

A nossa tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), completa com uma câmara alimentada por IA, torna a obtenção de um recibo ou fatura de despesas tão fácil quanto possível. Os colaboradores tiram uma fotografia; a tecnologia de IA trabalha agilmente para extrair toda a informação dos recibos em vários idiomas, incluindo o montante total, os artigos comprados, a informação do fornecedor e a data da despesa.

As imagens de recibos com pouca luz ou com vincos também não são um problema, graças à nossa tecnologia de câmara inteligente com IA, que melhora a sua leitura. Isto significa que os dados das despesas são normalmente introduzidos corretamente por defeito, reduzindo drasticamente as taxas de erro humano e aumentando a eficiência de toda a empresa.

Para além disso, com a nossa última atualização, o software consegue agora reconhecer a diferença entre um recibo e uma fatura.

4. Políticas de despesas incorporadas e fluxos de trabalho de despesas personalizados

Não seria ótimo se pudesse fazer cumprir automaticamente as suas políticas de despesas? Utilizando a Payhawk, é possível. Desde regras e limites de despesas personalizados até à automatização da conformidade, o nosso software de gestão de despesas promove a responsabilização das despesas, proporcionando visibilidade em tempo real sobre as mesmas.

5. Aprovação fácil das despesas com antecedência

Dar seguimento às aprovações de despesas mesmo que os aprovadores designados estejam fora do escritório é crucial – a eficiência não pode simplesmente parar quando uma pessoa não pode realizar suas tarefas. Com a Payhawk, os clientes podem definir ‘out of offices’ para a aprovação de despesas, transferindo a sua responsabilidade de as aprovar para outro membro da equipa.

Em alternativa, se o aprovador designado estiver simplesmente a trabalhar de forma remota, a aprovação pode ser feita através do toque de um botão na nossa aplicação móvel.

6. As melhores características de segurança para combater a fraude

As medidas de segurança da aplicação de gestão de despesas da Payhawk são as melhores do mercado. Somos compatíveis com PCI DSS e SOC2 e temos a certificação ISO 27001. As nossas certificações significam que os seus dados financeiros estão nas melhores mãos e em segurança – porque apenas um décimo dos fornecedores de soluções de gestão de despesas está em conformidade com o SOC 2 Tipo 2.

As nossas funcionalidades de segurança incluem bloqueio automático de cartões, autenticação de dois fatores, limites de despesas personalizados, análise de vulnerabilidades e deteção de ameaças. Podemos ajudá-lo a prevenir e detetar fraudes em tempo real, o que é impossível de fazer com processos manuais de controlo de despesas.

7. Inúmeras integrações de ERP, contabilidade e finanças

Ao integrar as aplicações de software críticas, como os seus sistemas de contabilidade, beneficia de uma maior precisão e consistência dos dados, aumentando a produtividade e a eficiência – não apenas para as suas equipas financeiras, mas para toda a organização, desde os titulares de cartões até às equipas de gestão.

Também oferecemos ligações diretas a ERP e integrações de software de contabilidade, para o ajudar a alcançar a verdadeira automatização da gestão de despesas empresariais.

Controlo inigualável das despesas da empresa

Sem controlos sobre as despesas não pode ter visibilidade total sobre as mesmas, o que significa que não pode tomar decisões de negócios com impacto. É por isso que é tão importante controlar quanto dinheiro está a ser gasto, e em que é que está a ser gasto.

Um software de gestão de despesas como o nosso dá-lhe acesso a dados de despesas em tempo real e controlos inteligentes, resultando em processos mais eficientes para supervisionar os gastos de toda a empresa.

Comece a automatizar a sua gestão de despesas com a Payhawk e agende uma demonstração para saber mais.