De meest complete gids bij zakelijke uitgavencontroles voor 2024

Geld is belangrijk voor iedere CFO, maar uitgavenbeheer gaat veel verder dan wat je bedrijf nog 'in de kas' heeft.

Goed kostenbeheer gaat meer over het inzicht in de uitgaven dan over contanten. Wanneer je snel en gemakkelijk kunt bepalen waar je geld aan wordt uitgegeven, kun je beter geïnformeerde financiële beslissingen nemen. En wat als er niet voldoende transparantie is? Dan worstel je met het nemen van proactieve, geïnformeerde beslissingen over uitgaven, zonder hulp van de relevante gegevens.

Misschien heerst er binnen jouw bedrijf een goed bewustzijn rondom kosten en uitgaven en maak je je niet zo'n zorgen dat er teveel wordt uitgegeven. Dat is geweldig, maar als je financiële processen nog steeds handmatig zijn, kost dat veel tijd en dus geld. In plaats van dat je fysiek ergens voor moet betalen, liggen de kosten in uren aan handmatig werk: het herstellen van menselijke fouten in de reconciliatie, het najagen van bonnetjes en speurtochten naar ontbrekende gegevens.

Een investering in effectief uitgavenbeheer is goedkoper dan werken zonder een software, maar hoe weet je welke controles, oplossingen en technologische suites bij jouw bedrijf passen? Hier is een overzicht van efficiënte maatregelen op het gebied van uitgavenbeheer waarmee jouw bedrijf in 2024 de concurrentie een stapje voor blijft.

Wat is kostenbeheer en waarom is dit belangrijk voor jouw bedrijf?

Zakelijke kostenbeheer gaat over het beheer van alle soorten bedrijfsuitgaven; of het nu contant geld is, per creditcard of facturen en abonnementen.

Met een strakke controle van en compleet inzicht in je uitgaven kun je beter geïnformeerde zakelijke beslissingen nemen, weten je stakeholders waar het bedrijf staat en kun je zakelijke uitgaven beter voorspellen, waardoor je bedrijf een betere uitgangspositie heeft om in de toekomst verder te groeien.

Efficiënt uitgeven is voor je bedrijf wat zeilen zijn voor een boot. Zonder kun je niet verwachten om na een voorspoedige reis veilig op je bestemming aan te komen.

Hierom is kostenbeheer belangrijk:

• Maximalisering van de winstgevendheid — wanneer je stopt met onnodige uitgaven, houd je per saldo meer over. Of je nu voor twee dezelfde abonnementen betaalt of erachter komt dat medewerkers veel uitgaven doen die niet onder het bedrijfsbeleid vallen - er is altijd ruimte voor verbetering. Maar je kunt dit soort kansen om te besparen niet opsporen zonder goed beleid voor kostenbeheer of zichtbaarheid van je uitgaven.
• Verbeterd inzicht in de financiën — werken zonder systeem voor kostenbeheer is alsof je je auto in het pikkedonker bestuurt en daarbij hoopt de organisatie van A naar B te krijgen. Het is belangrijk om te begrijpen waar het geld wordt uitgegeven, waaraan het wordt uitgegeven en wat de weerslag hiervan is op je winstgevendheid, om vervolgens de minst belangrijke uitgaven stop te zetten.
• Beter geïnformeerde zakelijke beslissingen — met realtime inzicht in je financiële prestaties kun je betere zakelijke beslissingen nemen. Goed kostenbeheer betekent 100% realtime toegang tot alle gegevens over je uitgaven. En deze gegevens helpen om nauwkeurigere prognoses te maken en verstrekken gegevens waarin stakeholders geïnteresseerd zijn: hiermee wordt hun vertrouwen in jouw bedrijf versterkt.

Uit de hand gelopen uitgaven zijn schadelijk voor je bedrijf

Als je niet precies weet waar je organisatie iedere maand zijn geld aan uitgeeft, heb je niet genoeg controle over de uitgaven. Daarom is het cruciaal om strakke zakelijke uitgavencategorieën op te zetten en zo je uitgaven te ordenen.

Deze ordening van de uitgaven kan je bedrijf ook beschermen tegen ongeautoriseerde uitgaven met zakelijke betaalkaarten.

Bij het opzetten van zakelijke uitgavencategorieën die helpen bij het meten en bijhouden waaraan medewerkers geld uitgeven ( op project, locatie, team enz.) houd dan drie cruciale factoren in gedachten:

1. Inzicht - zorg dat al je medewerkers begrijpen hoe en waarom ze alle uitgaven moeten categoriseren
2. Transparantie - zorg dat medewerkers begrijpen hoe hun uitgaven in het bredere bedrijfsplaatje passen
3. Nauwkeurigheid - zorg dat medewerkers de nodige tools hebben om hun zakelijke uitgaven nauwkeurig en efficiënt vast te leggen

Als de processen voor kostenbeheer van je bedrijf niet voldoen aan deze drie kernfactoren, moet je overwegen om dit proces te formaliseren.

Nu we het belang van het ordenen van bedrijfsuitgaven inzien, zeker wanneer deze uit de hand lopen, is het tijd om te kijken wat er gebeurt wanneer je dat niet doet.

Vijf gevolgen van uit de hand gelopen uitgaven:

1. Slechte financiële planning
   Als je moeite hebt om je zakelijke uitgaven onder controle te houden, kun je budgetten niet nauwkeurig plannen. Slecht opgezette budgetten betekent dat je je uitgaven te hoog of te laag inschat en het vertrouwen van stakeholders in je acties in gevaar brengt.

2. Onnodige en tijdrovende administratieve taken
   Zonder goed kostenbeheer is het moeilijk voor medewerkers om zich aan het uitgavenbeleid te houden en doen ze er langer over om declaraties in te dienen. Dat betekent dat je financiële team declaraties moet corrigeren of medewerkers moet vragen om ze opnieuw in te dienen: dit leidt tot vertraging bij het terugbetalen en algemene onzekerheid over de uitgaven.

3. Zeer foutgevoelig
   Inefficiënte en handmatige processen voor uitgavenbeheer leiden tot meer menselijke fouten. Medewerkers weten niet goed wat er van hen verwacht wordt, dus maken ze sneller fouten bij het indienen van hun declaraties. Van fouten bij het handmatig invullen van factuurgegevens tot het verkeerd categoriseren van uitgaven; financiële teams moeten deze fouten corrigeren voor ze kunnen terugbetalen.

4. Serieus risico op fraude
   Wanneer er geen beperkend uitgavenbeleid is en medewerkers onkosten kunnen declareren zonder automatische controles, is het gemakkelijk om uitgaven die buiten het beleid vallen over het hoofd te zien. Zonder de juiste tools voor kostenbeheer is het een nog grotere uitdaging om alle financiële transacties binnen het bedrijf bij te houden, hierdoor ontstaat een groter risico op declaratiefraude.

5. Verlies van stabiliteit op de lange termijn
   Om een gezond bedrijf te runnen is het belangrijk om je kasstroom goed te beheren. Dit betekent inzicht in je inkomsten en uitgaven. Als je geen grip hebt op de maandelijkse uitgaven, geef je vaak te veel uit. Wat leidt tot een kleinere kapitaalreserve, en dat heeft een slechte invloed op de lange termijn doelen.

Een stapsgewijze handleiding bij de implementatie van effectief zakelijk kostenbeheer

We delen hier een stapsgewijze benadering van de implementatie van effectief beleid voor kostenbeheer in je organisatie, van het vaststellen van de huidige uitgaven tot het automatiseren van uitgavenbeheer.

1. Stel je huidige uitgaven vast

Als je je huidige uitgaven niet analyseert, kun je je processen voor kostenbeheer niet verbeteren, omdat je niets hebt om mee te vergelijken.

Om je huidige uitgaven te analyseren, moet je de relevante uitgavengegevens verzamelen. Over het algemeen vind je deze data in je software voor uitgavenbeheer, heb jedeze niet dan kun je zoeken in je aanbestedingstool, afschriften van zakelijke creditcards of bankrekeningen, ERP, boekhoudsoftware of salarisadministratie.

Tenzij je een software voor uitgavenbeheer met ingebouwde, aanpasbare categorieën hebt, kun je je uitgaven nu het beste indelen op team of op categorie, zodat je begrijpt waar er waaraan geld wordt uitgegeven.

2. Stel financiële doelen en wijs budget toe

Om de uitgaven van je bedrijf en het effect daarvan op je groei te begrijpen, is het belangrijk om realistische, haalbare doelen te stellen waarmee je structuur aanbrengt in je zakelijke uitgaven en focus geeft.

Wanneer je de doelen hebt gesteld, is het tijd om budgetten toe te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je limieten op zakelijke creditcards introduceert of dat je een uitgavenbeleid opstelt waarmee je kosten buiten het budget/beleid tegengaat.

3. Implementeer goedkeuringsprocessen

Werknemersfraude kost bedrijven ieder jaar 5% van hun inkomsten. Maar geen zorgen, wanneer je geld verliest aan uit de hand gelopen uitgaven of frauduleuze declaraties kun je een nieuw goedkeuringsproces implementeren of je uitgavenbeleid aanpassen.

Een software voor uitgavenbeheer, inclusief met zakelijke kaarten met zelf ingestelde limieten, blokkeringen en ingebouwde goedkeuringen kunnen hier perfect bij helpen.

Kies je voor een nieuwe software dan kun je zelfs dit hele proces automatiseren met aangepaste processen voor goedkeuring voor verschillende soorten uitgaven, afdelingen of bedragen. Je wijst zelf de verantwoordelijke aan, waardoor er toezicht gehouden kan worden op iedere aankoop. Hiermee ga je ongeautoriseerde uitgaven tegen en krijg je meer grip op iedere cent die wordt uitgegeven, zonder te micromanagen.

4. Houd uitgaven bij en analyseer ze

Wil je een effectief uitgavenbeheer, je komt al een heel eind wanneer je je uitgaven goed bijhoudt en deze kunt analyseren. Hierbij is software voor uitgavenbeheer handig, omdat het je helpt te bepalen op welke gebieden je teveel uitgeeft of ineffectieve processen gebruikt.

Als je op dit moment bijvoorbeeld verschillende tools gebruikt, kan een software voor uitgavenbeheer zoals Payhawk je helpen om alle stacks zoals je ERP, de boekhouding en zakelijke tools op één plek te integreren. Zo heb je al je financiële gegevens samengevoegd op één plek. Dit maakt financiële rapportageprocessen efficiënter, gestroomlijnd en geautomatiseerd.

In 2021 maakte 17% van de financiële teams nog steeds alleen gebruik van handmatige processen dus vormt handmatige reconciliatie nog steeds een grote uitdaging voor veel bedrijven. Het kost erg veel tijd en dus geld, kortom je maakt slecht gebruik van je resources.

Aan de andere kant biedt reconciliatie in real time accurate, op de minuut nauwkeurige financiële informatie, waarmee je financiële en operationele teams sterke zakelijke beslissingen kunnen nemen.

5. Bouw betere relaties met leveranciers op

Als je op zoek bent naar manieren om de kosten van je organisatie te verminderen, kan een goede relatie met leveranciers je hier bij helpen. Met een duidelijk beleid voor uitgavenbeheer, heb je toegang tot alle gegevens van je leveranciers - wat je positie versterkt tijdens eventuele prijs- of voorwaardenonderhandelingen.

Een relatie opbouwen met nieuwe leveranciers kan een tijdrovend en duur proces zijn, het is voor beide partijen voordelig om het bij één vertrouwde leverancier te houden.

Hoe beter de relatie tussen jou en je leverancier is, des te efficiënter je processen zullen worden. En het gebruik van een oplossing voor uitgavenbeheer met functies voor leveranciersmanagement, zoals Payhawk, kan je hierbij helpen.

6. Introduceer beleid voor kostenbeheer

Het is belangrijk dat je een duidelijk beleid rondom uitgavenlimieten opzet voor je medewerkers, waarin ook staat welke uitgaven vergoed kunnen worden en wat je terugbetalingsprocessen zijn. Zonder beleid voor kostenbeheer weten je medewerkers niet wat je van ze verwacht, waardoor ze declaraties met fouten kunnen indienen en uitgavengegevens verkeerd kunnen categoriseren.

De controle van zakelijke uitgaven zou medewerkers minder stress moeten opleveren en het werk makkelijker moeten maken voor financiële professionals. Geef je medewerkers training over je uitgavenlimieten en leg uit hoe ze een declaratie kunnen indienen.

7. Automatiseer je uitgavenbeheer

Er zijn meerdere redenen om ervoor te zorgen dat je financiële gegevens nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Het zorgt voor betere financiële prognoses, het plannen en beheren van budgetten en het sneller doen van je belastingaangifte.

Door gebruik van de juiste technologie krijg je betrouwbare en nauwkeurige cijfers. Je kunt je uitgavenrapporten en beheerprocessen stroomlijnen door vervelende klussen zoals handmatige reconciliatie, het verzamelen van bonnetjes, gegevensinvoer, menselijke fouten enzovoorts te elimineren.

Hoe kan Payhawk je helpen je kostenbeheer te automatiseren?

Je zakelijke processen voor kostenbeheer automatiseren met Payhawk

1. Houd alle betaalmethodes automatisch bij op één dashboard

Als je de financiën van meerdere entiteiten beheert, kan dit al snel een hoofdpijndossier worden. Door kostenbeheer te automatiseren, kun je de uitgaven van alle entiteiten gemakkelijk bijhouden in het Group Dashboard. Je ziet direct welke teams het meeste uitgeven, kunt uitgavenpatronen per afdeling of entiteit analyseren en slimmere financiële beslissingen nemen.

2. Realtime inzicht in uitgaven

Je kunt uitgaven controleren, bijhouden en beheren vanuit één centraal, gebruiksvriendelijk dashboard met de mogelijkheid tot het draaien van exports en meerdere filteropties, waarin je je bedrijfsuitgaven tot in de kleinste details kunt bekijken.

H.R. and Staffing Agency, HRS ervaart sinds de implementatie van de software voor uitgavenbeheer van Payhawk o.a. de voordelen van reconciliatie in real time.

Kiril Boradjiev, medeoprichter en Managing Partner bij HRS, zegt:

“We kunnen nu zien waar en waarom er geld wordt uitgegeven, allemaal in realtime. En dankzij de goede zichtbaarheid van uitgaven hebben we manieren gevonden om geld te besparen”

Wanneer medewerkers hun declaratie hebben ingediend, worden de gegevens automatisch door de software voor uitgavenbeheer doorgestuurd naar een ondersteunde ERP of boekhoudsoftware, wat betekent dat alle uitgavengegevens in realtime te zien zijn. Dit maakt reconciliatie een fluitje van een cent.

3. Gemakkelijk bonnetjes verzamelen

Onze Optical Character Recognition (OCR) technologie, compleet met een door AI aangedreven camera,maakt het fotograferen van een bonnetje of factuur wel heel gemakkelijk. Medewerkers maken een foto en de AI-technologie extraheert moeiteloos en in verschillende talen alle informatie op het bonnetje, inclusief het totaalbedrag, de gekochte artikelen, leveranciersinformatie en de aankoopdatum.

Slechte belichting of gekreukelde bonnetjes vormen ook geen probleem, dankzij onze slimme AI-cameratechnologie die de scans verbetert. Dit betekent dat de uitgavengegevens in principe meteen juist worden ingevoerd. De hoeveelheid menselijke fouten wordt hierdoor drastisch ingeperkt en de efficiëntie in het hele bedrijf wordt verbeterd.

Daarnaast herkent onze software sinds onze laatste update het verschil tussen een bonnetje en een factuur.

4. Ingebouwd uitgavenbeleid en aangepaste processen voor uitgaven

Zou het niet fantastisch zijn als je je uitgavenbeleid automatisch kon handhaven? Met Payhawk kan dat. Van aangepaste regels en -limieten voor uitgaven tot geautomatiseerde naleving: onze software voor uitgavenbeheer stimuleert verantwoordelijke uitgaven en biedt hier realtime inzicht in.

5. Uitgaven gemakkelijk van tevoren goedkeuren

Het is cruciaal dat de goedkeuring van uitgaven doorgaat wanneer de aangewezen goedkeurders afwezig zijn je kunt dingen niet stilleggen omdat één persoon zijn werk niet kan doen. Maar met Payhawk stel je goedkeuringen in voor wanneer mensen afwezig zijn, waarbij de verantwoordelijkheid voor de goedkeuringen naar een ander teamlid gaat.

Als de aangewezen goedkeurder op afstand werkt, kan deze ook gewoon zelf goedkeuren met een druk op een knop in onze mobiele app.

6. De allerbeste veiligheidsmaatregelen om fraude tegen te gaan

Payhawk hanteert de allerbeste veiligheidsmaatregelen voor uitgavenbeheer. We voldoen aan PCI DSS en SOC2 Type 2 en zijn ISO 27001-gecertificeerd. Onze certificeringen betekenen dat jouw financiële gegevens in de veilige handen zijn: slechts een tiende van de aanbieders van oplossingen voor uitgavenbeheer voldoen aan SOC 2 Type 2.

Onze veiligheidsfuncties omvatten het automatisch blokkeren van betaalkaarten, twee-factorauthenticatie, aangepaste uitgavenlimieten, scannen op kwetsbaarheden en detectie van bedreigingen. We kunnen je helpen om fraude in realtime te voorkomen en te detecteren. Dit is onmogelijk met handmatige processen voor uitgavenbeheer.

7. Ontelbare ERP-, boekhoud- en financiële integraties

Door je belangrijkste software te integreren, zoals je boekhoudsystemen, profiteer je van nauwkeurigere en meer consistente gegevens, waardoor de productiviteit en efficiëntie verbeterd worden. En dit geldt niet alleen voor je financiële team maar voor de hele organisatie: van de kaarthouders tot het managementteam.

We bieden ook directe verbinding met ERP's en integraties met boekhoudsoftware om je te helpen je zakelijke uitgavenbeheer echt te automatiseren.

Volledige controle over bedrijfsuitgaven

Zonder kostenbeheer heb je geen compleet inzicht in je zakelijke uitgaven, wat betekent dat je geen krachtige zakelijke beslissingen kunt nemen. Daarom is het zo belangrijk om bij te houden hoeveel er wordt uitgegeven en waaraan het wordt uitgegeven.

Software voor uitgavenbeheer zoals de onze geeft je toegang tot realtime gegevens over je uitgaven en slimme kostenbeheer, met als resultaat efficiëntere processen waarmee je in het hele bedrijf toezicht op uitgaven houdt.

Begin de automatisering van je uitgavenbeheer met Payhawk, boek een demoen start.