Le guide pour maîtriser ses dépenses d'entreprise en 2024

Chaque DAF le sait : l’important, c’est la trésorerie. Mais la gestion des dépenses ne se limite pas à ce que l’entreprise a « en poche ».

Le contrôle des coûts repose davantage sur la visibilité des dépenses que sur la trésorerie. En effet, vous aurez tendance à prendre de meilleures décisions financières lorsque vous êtes en mesure de déterminer facilement et rapidement à quoi va servir votre argent. Si, en revanche, vous ne visualisez pas bien vos dépenses… Il devient très difficile de prendre des décisions financières proactives et de tirer parti des données relatives à vos dépenses.

Et c’est souvent le cas lorsque l’entreprise a encore recours à des processus manuels : au-delà des paiements eux-mêmes, vous perdez des heures de travail à régler les erreurs humaines de rapprochement, à rassembler les reçus et à retrouver les informations manquantes.

Investir dans une solution efficace de gestion des dépenses vous coûtera moins cher que de n’en avoir aucune. Mais comment s’y retrouver et s’assurer de faire le bon choix ? Voici quelques mesures de contrôle de vos dépenses que vous pouvez prendre pour booster votre entreprise.

Définition et avantages d’un bon contrôle des coûts

Contrôler vos coûts professionnels, c’est encadrer toutes les dépenses de votre entreprise : espèces, cartes de débit et de crédit, factures et abonnements.

En exerçant un degré de contrôle et de visibilité optimal, vous prenez des décisions plus éclairées, vos actionnaires savent où vous en êtes, et vous pouvez anticiper vos dépenses professionnelles de façon à accélérer la croissance de votre entreprise.

Les avantages d’un meilleur contrôle des dépenses :

• Rentabilité : améliorez votre chiffre d’affaires en éliminant les dépenses superflues. Un abonnement en double, des dépenses qui ne rentrent pas dans le cadre de vos politiques… il y a toujours des pistes d’amélioration. Mais impossible de faire des économies sans disposer de mesures et d’une visibilité adéquates afin de contrôler vos dépenses.
• Visibilité financière : il est important de savoir comment votre budget est dépensé et comment les coûts engagés affectent la rentabilité de l’entreprise, afin de se délester des postes de dépense les moins importants.
• Prise de décision : en disposant d’informations en temps réel sur vos performances financières, vous êtes en mesure de prendre des décisions plus éclairées pour votre entreprise. Pour être efficace, le contrôle des dépenses doit reposer sur un accès total en temps réel à toutes les données pertinentes. Ces données sont un atout précieux pour élaborer des prévisions plus précises et pour fournir aux parties prenantes les informations qui les intéressent, afin de renforcer leur confiance envers votre entreprise.

Les dépenses non contrôlées peuvent être dommageables pour l’entreprise

Tant que vous n’êtes pas en mesure de définir tous les postes de dépenses de votre entreprise, vous ne disposerez pas d’un contrôle total de vos dépenses. C’est pourquoi il est indispensable de créer des catégories de dépenses professionnelles, dans lesquelles vous pourrez répertorier vos flux sortants.

Cette classification des dépenses contribue également à préserver votre activité des conséquences liées à des paiements par carte non autorisés.

Pour définir des catégories visant à mesurer et surveiller les dépenses de vos employés (projet, lieu ou équipe, par ex.), prenez en compte ces trois facteurs essentiels :

1. Visibilité : assurez-vous que vos employés ont bien compris comment et pourquoi catégoriser leurs dépenses.
2. Transparence : assurez-vous que vos collaborateurs comprennent l’impact de leurs dépenses sur le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble.
3. Précision : offrez-leur des outils qui leur permettent d’enregistrer leurs frais professionnels facilement et avec précision.

Maintenant que nous avons établi pourquoi il était important de classifier les dépenses non contrôlées, voyons ce qu’il advient dans le cas contraire.

Les cinq conséquences liées à des dépenses non contrôlées :

1. Mauvaise planification financière
Si vous n’êtes pas en mesure de contrôler les dépenses de votre entreprise, il vous sera difficile de définir des budgets : vous pourriez bien sous-estimer (ou surestimer) vos dépenses et ternir la confiance que vous portent vos parties prenantes.

2. Surcroît de travail administratif
En l’absence de mesures de contrôle, les salariés vont avoir du mal à respecter vos politiques de dépenses professionnelles, ce qui va ralentir le processus de demande de remboursement. En effet, l’équipe Finance doit soit corriger les demandes, soit les renvoyer à l’étape précédente pour révision, ce qui retarde sensiblement le remboursement des frais engagés.

3. Risque d’erreur
Les processus de gestion des dépenses manuels sont plus souvent sujets à l’erreur humaine. Les collaborateurs ne savent pas bien ce que l’on attend d’eux, et vont probablement faire des erreurs en remplissant leurs rapports de dépenses. Saisies manuelles erronées, dépenses mal catégorisées… les équipes Finance doivent corriger les irrégularités avant de valider le remboursement.

4. Risque de fraude
En l’absence de politiques de dépenses bien définies et de solution de vérification automatique, les dépenses non réglementaires passent aisément sous le radar. À défaut d’utiliser des outils de gestion appropriés, le défi que représente la surveillance de l’ensemble des transactions financières de l’entreprise devient encore plus risqué, car il vous expose à la fraude.

5. Instabilité à long terme
Pour assurer la longévité de votre entreprise, vous devez être en mesure de gérer le flux de trésorerie. Cela implique de bien connaître les flux financiers entrants et sortants. Si vous n’avez pas la main sur les dépenses mensuelles, vous allez probablement dépenser trop et grever votre réserve en capitaux. Votre capacité à maintenir la croissance sur le long terme s’en trouvera alors fragilisée.

Lorsque les collaborateurs soumettent leurs notes de frais, le logiciel de gestion des dépenses transfère automatiquement les données à l’ERP ou au logiciel comptable, afin que toutes les données relatives aux notes de frais transitent en temps réel. Le rapprochement s’en voit grandement facilité.

3. Une collecte facile des reçus

Notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), associée à une fonctionnalité d'appareil photo IA, facilite énormément l’envoi des reçus et des factures. Les utilisateurs n’ont qu’à prendre une photo, puis laissent l’intelligence artificielle faire son œuvre : toutes les informations du reçu sont extraites en plusieurs langues, y compris le montant total, les articles achetés, les coordonnées de l’employé et la date de la transaction.

Grâce à notre appareil photo IA, toutes les données sont extraites, même lorsque le justificatif est froissé ou que la luminosité n’est pas optimale. Un processus qui permet de réduire drastiquement le risque d’erreur humaine et qui booste l’efficacité organisationnelle de l’entreprise dans son ensemble.

La dernière mise à jour de notre logiciel lui permet désormais de faire la différence entre un reçu et une facture.

4. Des politiques de dépenses intégrées et des workflows personnalisés

Ne serait-ce pas fantastique si vous pouviez faire appliquer automatiquement vos politiques de dépenses ? Avec Payhawk, c’est possible : automatisez les plafonds et les règles de dépenses pour faciliter la comptabilité, et gagner en visibilité sur vos frais professionnels.

5. Des workflows d’approbation anticipés

Il est crucial de pouvoir continuer à valider des dépenses même lorsque les responsables désignés sont absents. Les utilisateurs Payhawk peuvent activer l’approbation en l’absence de la personne responsable en passant le relais à un collègue.
Par ailleurs, si l’approbateur désigné est tout simplement en télétravail, l’approbation des dépenses est possible dans l’application mobile, en quelques clics.

6. Des fonctionnalités de sécurité pour combattre la fraude

L’application de gestion des dépenses Payhawk offre des fonctions de sécurité solides. Nous sommes conformes aux normes PCI DSS, SOC 2 et ISO 27001. Nos certifications garantissent que vos données financières sont entre de bonnes mains. À peine un dixième des fournisseurs de solutions de gestion des dépenses entrent dans les conditions des rapports d’audit SOC 2 Type 2.

Nos fonctions de sécurité incluent le blocage automatique des cartes, l’authentification à deux facteurs, les plafonds de dépenses personnalisés, la recherche de vulnérabilités et la détection des menaces. Nous pouvons vous aider à détecter et à prévenir les fraudes en temps réel, ce qui est impossible avec des processus de contrôle des dépenses manuels.

7. De multiples options d’intégrations ERP

Grâce à nos différentes intégrations, vous gagnez en précision dans le traitement de vos données de vos dépenses, et donc en productivité. C’est toute l’entreprise qui en récolte les bénéfices, des titulaires de cartes aux équipes de gestion.

Nous offrons aussi des intégrations natives à des outils d’ERP, ainsi qu’aux principaux outils comptables, pour vous aider à automatiser votre gestion des dépenses professionnelles.

Un contrôle inégalé sur les dépenses d’entreprise

Sans contrôle de vos dépenses, vous manquez de visibilité et n’êtes donc pas en mesure de prendre des décisions métier stratégiques.

Un logiciel de gestion des notes de frais comme le nôtre vous donne accès en temps réel à des fonctions de contrôle qui vous permettent d’améliorer vos processus et de mieux superviser vos dépenses.

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