Как HR системите подобряват сигурността и предотвратяват измамите

Фирмените измами, извършени от служители, не се срещат всеки ден, но за съжаление, все пак съществуват. 37% от всички фирмени измами се извършват от хора от самата компания, а средната продължителност на една измама е 24 месеца като загубите от нея възлизат на $31,000.

Фирмените измами, извършвани от служители, могат да продължат с години, като те измъкват малки суми пари и използват касовите бележки в своя полза. Тези малки суми бавно се натрупват до хиляди левове загуби за компанията и то без никой да забележи.

Значението на HR системите за сигурността и предотвратяването на измами

Помислете за всички данни на служителите, които съхранявате - техните домашни адреси, банкови данни, финансова информация и др. Системата за управление на човешките ресурси съхранява много от тази информация - и за съжаление, тя е магнит за злонамерени лица. Ако те се доберат до нея, могат да я продадат и използват в своя полза, като възстановяването на щетите струва на организациите хиляди.

Ето защо трябва да държите своята HR система под ключ. Дигитален ключ. Трябва да прилагате надеждни мерки за сигурност, като криптиране на данни и многофакторно удостоверяване, за да защитите всяка част от информацията, която съхранявате.

Но не забравяйте, че не само вашата HR система съхранява данни за служителите. Системите, включително ERP и CRM, също съхраняват тази информация. Затова трябва да избирате софтуерни системи с надеждна интеграция, за да сте сигурни, че всичките ви данни ще останат защитени.

Ползите от внедряването на HR система

HR системата опростява задачите, свързани с човешките ресурси - от набирането на персонал и управлението на представянето до обучението и развитието. Тя също така централизира и защитава данните на служителите, като ги пази и защитава от вътрешни и външни заплахи.

Има и други предимства. Ето пет от най-важните, според Shortlister:

• Автоматизиране на функциите в областта на човешките ресурси: Ръчното въвеждане на данни отнема ненужно много ресурси. Системата за управление на човешките ресурси може да автоматизира целия процес на набиране и назначаване на служители, както и процесите на заплащане, обучение и развитие.
• Подобрено съхранение и сигурност на данните:: С помощта на HR система ще гарантирате, че всички данни, които въвеждате, отговарят на местните законови изисквания. Тя също така помага за точното водене на архиви, съхраняването на информация и защитата на личните данни.
• Централизирани данни на служителите: Достъпът в реално време до централизирани данни означава, че всеки, който има достъп на необходимото ниво, може да взема решения въз основа на актуална информация.
• По-лесно включване и изключване на служители:: По отношение на сигурността, изключването на напуснали служители от системите на компанията е приоритет. С помощта на HR система можете незабавно и автоматично да отнемете достъпа и така да елиминирате потенциала за извършване на измами.
• По-точни отчети и подобрен надзор:: Предварително селектирани лица от HR екипа, финансите и счетоводството могат да получат достъп до точна финансова информация за заплатите на служителите, което означава, че можете да правите сравнения със средните стойности за индустрията, да определяте справедливо заплащане и да подобрявате цялостната оперативна ефективност.

Рисковете за сигурността при неправилно изключване на служителите и как да ги предотвратите

Ако не извършите правилно изключване на напусналите служители, оставяте сигурността на компанията си уязвима за значителни рискове. Тези бивши служители разполагат с пароли, познават организационните ви процеси, системите, които използвате, и начините за достъп до тях. С този неоторизиран достъп бившите служители могат лесно да откраднат чувствителна информация, което води до нарушаване на сигурността на данните и нарушения на регулациите.

Добри практики за изключване на служителите от системите

На първо място, проведете открит разговор при напускане (exit interview) и запазете възможно най-добри отношения. Ето какво друго можете да направите:

1. По време на последната среща изслушайте служителите и разберете причините за напускането им (или уточнете причините за уволнението им). Можете ли да подобрите нещо в организацията ви, за да задържите настоящите служители? Не отхвърляйте лекомислено избора им да напуснат вашата компания или в случай на уволнение, опитайте да разберете причините, довели до това.

2. Изключете служителя от всички системи. Отнемете достъпа до цялата фирмена информация във възможно най-кратък срок и съберете цялата фирмена собственост като служебния лаптоп и мобилния телефон.
   Бонус съвет: Въведете ясен процес, който да се спазва от всички мениджъри, при напускането на служител.

3. Уведомете различните отдели за напускането на служителя, за да могат да идентифицират всички други системни достъпи, които служителят може да има.

4. Проверете всички системи и се уверете, че целият достъп е бил отнет.

Като следвате тези прости стъпки, можете да намалите потенциалните рискове, които идват с напускащи служители.

Основни характеристики на HR системите за предотвратяване на измами

Защитата на данните на служителите ви е от решаващо значение за предотвратяване на измамни дейности.

Според нашите проучвания и опит някои от ключовите функции за предотвратяване на измами на една надеждна HR система включват:

Контрол на достъпа, базиран на роля

Този контрол на достъпа ограничава потребителите въз основа на тяхното ниво на правомощия. Т.е. мениджърите по човешки ресурси ще се нуждаят от широк достъп, възможност за създаване и премахване на потребители, редактиране на информация и т.н. Служителите, които не са от HR отдела, обаче няма да се нуждаят от такова ниво на достъп. Въвеждането на стъпаловиден контрол на достъпа помага да се сведат до минимум рисковете и заплахите за данните.

Многофакторно удостоверяване

Многофакторното удостоверяване (MFA) е ефективен начин за проверка на самоличността на потребителя и за намаляване на заплахата от злонамерени лица. Съществуват няколко метода за удостоверяване, включително SMS, имейли и мобилни приложения. Двуфакторното удостоверяване изисква всички потребители да предоставят две форми на идентичност: от една страна потребителско име и парола, а от друга, уникален идентификационен код, генериран от приложение за удостоверяване.

Автоматизирани одитни пътеки

HR платформите трябва да записват активността на потребителите, а тези записи съхраняват подробности като история на транзакциите, достъп до данни, история на ревизиите, IP адрес и др. Тази прозрачност означава, че потребителите са отговорни за действията си; никой не може да направи поправки, без другите да знаят кой ги е направил. Това намалява вероятността от измами от страна на служителите и значително улеснява идентифицирането на подозрителни дейности.

Отчитане и анализ

Усъвършенстваните отчети в съвременните HR платформи се учат и идентифицират автоматично моделите на измами. Те могат да алармират, ако записите на служителите не съвпадат, ако са непълни и следователно не отговарят на изискванията, или ако има проблеми с качеството на данните, като например дублиращи се записи или някой е въвел неверни данни за възнаграждението.

Най-добри практики за предотвратяване на измами с HR системите

Намерете сигурна HR платформа

Преди да започнете да преценявате наличните възможности, направете цялостна оценка на организационните си нужди. Какви са плановете ви за растеж? От каква степен на гъвкавост се нуждаете в тази нова система? Ако вече имате HR система, защо не сте доволни от нея? Какви характеристики или функционалности ѝ липсват?
След като знаете какво търсите, ще ви е много по-лесно да съкратите списъка с потенциални системи. След това се насочете към възможните платформи, поискайте демонстрации на продуктите им и споделете конкретните си нужди и бизнес предизвикателства с тях.

Въведете сигурно удостоверяване и криптирайте данните си

Внедряването на процеси за удостоверяване на автентичността за разрешаване на достъпа на потребителите е от ключово значение за запазване на сигурността на потребителските акаунти. Многофакторното удостоверяване поставя сериозни прегради пред злонамерените лица, като прави достъпа им до вашите акаунти изключително труден, дори ако имат правилната парола или потребителско име. Този процес на удостоверяване също така помага на бившите служители да не получат повторен достъп до системите.

Уверете се, че вашият доставчик криптира данните както, когато са статично съхранени, така и при техния пренос, за да ги защити напълно. Криптирането на данни предпазва данните ви от неоторизиран достъп или изтичане. Дори ако злонамерени лица прихванат тези данни, те няма да могат да получат достъп до тях.

Обучението на служителите помага за предотвратяване на измами

Голяма роля в намаляването на измамите играе обучението на служителите. Научете ги как могат да защитават платформата и да подават сигнали, ако забележат нещо подозрително. Дайте им необходимите знания за идентифициране на различните видове измами, как да съобщават за тях и на кого да ги докладват.

Правете периодични обучения. Когато в бранша се появи нова заплаха или измама или ако получите поредния имейл от нигерийски принц, отделете време да обучите служителите си как да се справят с подобни проблеми. Актуализирането на обучението ще ви помогне да продължите да елиминирате риска от измами и ще насърчите проактивен подход към защитата от нарушаване на сигурността на данните в цялата организация.

Интегрирайте целия си технологичен пакет, включително управлението на разходите

Която и HR платформа да изберете, тя трябва да може да се интегрира перфектно с останалите ви системи, включително с платформата за управление на разходите. Интеграциите с HR системата трябва да добавят стойност към бизнес операциите ви, като ги правят по-ефективни, повишават производителността и увеличават видимостта и точността на данните.

Payhawk се свързва с повече от 55 HR системи, като опростява включването в системата, автоматизира синхронизирането на данните и намалява риска от измами.

• По-бързо възстановяване на разходите на служителите с HR интеграция
  Чрез интегрирането на Payhawk с вашата HR система, банковите данни на служителите могат да бъдат синхронизирани, което прави възстановяването на разходите по-бързо и по-ефективно. Това едновременно ще улесни финансовите екипи и ще направи служителите по-щастливи.

• Интегриране на всички служители, екипи и организационната ви структура с няколко клика
  Няма значение колко сложен е процесът на одобряване на разходите ви. В Payhawk можете да създавате персонализирани работни процеси на одобрение, обособени по конкретни видове разходи, по екипи и дори по отделни членове на екипа. С помощта на известия в мобилното приложение на Payhawk, можете да си спестите забавянията и пропуските.

• Дигиталното управление на разходите премахва ръчните грешки в данните
  Решението на Payhawk за управление на разходите подобрява процеса на отчитане на разходи и на възстановяване на служебни разходи. Това става с функции като OCR технологията за сканиране на касови бележки и фактури, с която разходите се събират и засичат автоматично.

С Payhawk ви помагаме да централизирате контрола и видимостта на разходите, да стандартизирате настройките на разходите във всичките ви дружества и да изградите работни процеси на ниво група от дружества, които да прилагате в множество фирми. Нашето решение е цялостна и сигурна платформа за контрол на разходите - идеалното допълнение към вашата HR система.

Научете повече за нашите водещи на пазара интеграции тук.