19. März 2024
5 Min.

Die Top vier HR-Features für Datensicherheit und Betrugsprävention

HR Systeme, wie einsetzen?
Zusammenfassung

HR-Tools und -Systeme vereinfachen und automatisieren die Personalverwaltung, liefern Dateneinblicke in Echtzeit und steigern die Produktivität. Sie helfen auch dabei, sensible Mitarbeiterdaten vor externen und internen Bedrohungen zu schützen. Sind Sie der Meinung, dass Sie das richtige und sicherste HR System implementiert haben? Finden Sie heraus, was Sie erwarten sollten.

Inhaltsverzeichnis

    Obwohl die meisten Mitarbeiter nicht im Traum daran denken würden, in ihrem Unternehmen einen Betrug zu begehen, gibt es leider immer wieder Ausnahmen. 37 % der Betrugsfälle in Unternehmen werden von Mitarbeitern begangen und der durchschnittliche Betrugsversuch eines Mitarbeiters dauert 24 Monate und verursacht einen durchschnittlichen Verlust von 31.000 €.

    Die Bedeutung eines HR Systems für die Betrugs- und Sicherheitsprävention

    Denken Sie an all die Daten, die Sie über Ihre Mitarbeiter aufbewahren - Privatadressen, Bankdaten, Finanzinformationen usw. Ein HR System beherbergt eine Menge sensibler Daten wie diese - und bedauerlicherweise sind sie genau deshalb ein Magnet für böswillige Akteure. Wenn sie die Daten in die Hände bekommen, können sie diese verkaufen oder zu ihrem Vorteil nutzen.

    Deshalb müssen Sie Ihr HR System unter digitalem Verschluss halten und zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung einführen, um alle gespeicherten Informationen zu schützen.

    Aber denken Sie daran, dass nicht nur Ihr HR System Mitarbeiterdaten speichert. Auch Systeme wie Ihr ERP und CRM speichern diese Informationen. Sie müssen sich also für Softwaresysteme mit zuverlässigen Integrationen entscheiden, um zu gewährleisten, dass alle Ihre Daten sicher bleiben.

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    Die Vorteile der Implementierung eines HR Systems

    Ein HR System vereinfacht die Aufgaben der Personalabteilung, von der Einstellung über das Leistungsmanagement bis hin zur Weiterbildung und Entwicklung. Außerdem zentralisiert und schützt es die Daten der Mitarbeiter und bewahrt sie vor internen und externen Bedrohungen.

    Es gibt noch viele weitere Vorteile; Shortlister hat sich die fünf der wichtigsten genauer angesehen:

    • Automatisierung von HR-Aufgaben: Manuelle Dateneingabe bindet unnötige Ressourcen. Ein HR System kann Ihren gesamten Einstellungs- und Onboardingprozess bis hin zu Ihrer Gehaltsabrechnung und Ihren Schulungs- und Entwicklungsprozessen automatisieren.
    • Verbesserte Datenspeicherung und -sicherheit: Durch den Einsatz eines HR-Systems stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen eingegebenen Daten den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es hilft auch bei der präzisen Führung von Aufzeichnungen, der Datenaufbewahrung und dem Datenschutz.
    • Zentralisierte Mitarbeiterdaten: Der Echtzeitzugriff auf zentralisierte Daten bedeutet, dass jeder, der über die entsprechende Zugriffsebene verfügt, Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen treffen kann.
    • Leichteres On- und Offboarding: Im Hinblick auf die Sicherheit hat das Offboarding höchste Priorität. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter nicht mehr in Ihrem Unternehmen arbeitet, müssen Sie ihn sofort abmelden. Durch den Einsatz eines HR Systems können Sie den Mitarbeiter und den damit verbundenen Zugang entfernen, d. h. seine Anmeldedaten sperren, damit er sein Wissen über Ihre Systeme nicht für betrügerische Aktivitäten nutzen kann.
    • Bessere Berichte und Kontrolle: Beauftragte Personen aus den Bereichen Personal-, Finanz- und Rechnungswesen haben Zugriff auf genaue Finanzdaten der Mitarbeitergehälter, sodass die Teams Vergleiche mit dem Branchendurchschnitt anstellen, faire Gehälter festlegen und die betriebliche Effizienz insgesamt verbessern können.

    Beispiele für Spesenbetrug

    Der Oberbegriff "Spesenbetrug durch Angestellte" kann verschiedene betrügerische Aktivitäten umfassen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

    • Gefälschte Spesenabrechnungen: Zum Beispiel das Einreichen von gefälschten Quittungen oder Rechnungen zur Erstattung.
    • Erhöhung der Ausgaben: Mitarbeiter erhöhen die Kosten für ein Hotelzimmer in ihren Spesenabrechnungen.
    • Falsche Einstufung einer Ausgabe: Einstufung einer Ausgabe als geschäftsbezogen, obwohl sie für private Zwecke bestimmt war. Beispielsweise ein Essen im Restaurant oder ein als Geschäftsreise getarnter Urlaub.
    • Doppelte Einreichung von Ausgaben: Mitarbeiter können dieselbe Quittung mehr als einmal einreichen, um mehr Geld zu erhalten.
    • Fälschung von Reisekosten: Wenn Mitarbeiter einen höheren Kilometerpreis oder Erstattungen für teurere Transportmittel geltend machen, als sie benutzt haben.

    Die Sicherheitsrisiken einer unsachgemäßen Entlassung von Mitarbeitern und wie man sie verhindern kann

    Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß entlassen, setzen Sie Ihr Unternehmen erheblichen Sicherheitsrisiken aus. Ehemalige Mitarbeiter verfügen über Passwörter und kennen Ihre organisatorischen Abläufe, die von Ihnen verwendeten Systeme und die Zugangsmöglichkeiten zu diesen Systemen. Mit diesem unbefugten Zugang können ehemalige Mitarbeiter leicht sensible Informationen stehlen, was zu Datenschutz- und Compliance-Verstößen führt.

    Best Practices für das Offboarding von Mitarbeitern

    Führen Sie erstens ein faires Entlassungsgespräch und lassen Sie Ihre Beziehung in der bestmöglichen Position. Was können Sie darüber hinaus tun?

    1. Hören Sie den Mitarbeitern bei ihrem Austrittsgespräch zu und verstehen Sie ihre Gründe für den Austritt (oder gehen Sie auf die Gründe für die Kündigung ein). Können Sie die Erfahrungen des Mitarbeiters verbessern, um ihn an Ihr Unternehmen zu binden? Ignorieren Sie nicht einfach die Entscheidung des Mitarbeiters, Ihr Unternehmen zu verlassen, oder verstehen Sie die Ereignisse, die zu seiner Entlassung geführt haben.
    2. Entfernen Sie den Mitarbeiter von allen Systemen. Entziehen Sie dem Mitarbeiter so schnell wie möglich den Zugang zu allen Unternehmensdaten und nehmen Sie ihm alles Unternehmenseigentum ab, d. h. den Firmenlaptop und das Firmenhandy.
      Pro-Tipp: Führen Sie eine Entlassungsrichtlinie ein, die alle Manager beim Ausscheiden eines Mitarbeiters befolgen müssen.
    3. Informieren Sie alle Abteilungen über das Ausscheiden des Mitarbeiters, damit diese feststellen können, ob der Mitarbeiter noch Zugang zu anderen Systemen hat.
    4. Überprüfen Sie alle Systeme und stellen Sie sicher, dass der Zugang gesperrt wurde.

    Wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie die Bedrohung, die ehemalige Mitarbeiter für Ihr Unternehmen darstellen, verringern. Wenn Sie Austrittsgespräche führen, können Sie die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters herausfinden und darauf reagieren, bevor Sie noch mehr Talente verlieren. Sie bieten auch die Möglichkeit, die Ereignisse zu identifizieren, die zur Kündigung eines Mitarbeiters geführt haben.

    Die wichtigsten Funktionen von HR-Systemen zur Betrugsbekämpfung:

    Der Schutz Ihrer Mitarbeiterdaten ist entscheidend, um betrügerische Aktivitäten zu verhindern.

    Nach unseren Untersuchungen und Erfahrungen gehören zu den wichtigsten Funktionen zur Betrugsprävention eines zuverlässigen HR-Systems:

    Rollenbasierte Zugriffskontrollen

    Diese Zugriffskontrollen beschränken die Benutzer auf der Grundlage ihrer Befugnisse. So benötigen z.B. Personalmanager einen umfassenden Zugriff, der es ihnen ermöglicht, Benutzer anzulegen und zu löschen, Informationen zu bearbeiten, usw. Mitarbeiter, die nicht in der Personalabteilung tätig sind, benötigen diese Zugriffsrechte jedoch nicht. Die Implementierung von abgestuften Zugriffskontrollen trägt dazu bei, Datenrisiken und Bedrohungen zu minimieren.

    Multi-Faktor-Authentifizierung

    Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist eine wirksame Methode zur Überprüfung der Benutzeridentität und zur Reduzierung der Bedrohung durch böswillige Akteure. Es gibt mehrere Authentifizierungsmethoden, darunter SMS, E-Mails und Authentifizierungs-Apps. Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen alle Nutzer zwei Formen der Identität angeben: einen Benutzernamen und ein Passwort sowie einen eindeutigen Identifizierungscode, der von einer Authentifizierungs-App erzeugt wird.

    Automatisierte Prüfpfade

    HR-Plattformen müssen Benutzeraktivitäten aufzeichnen, und diese Protokolle enthalten Details wie Transaktionsverlauf, Zugriff auf Datensätze, Revisionsverlauf, IP-Adresse und mehr. Diese Transparenz bedeutet, dass die Nutzer für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden; niemand kann etwas wiedergutmachen, ohne dass andere wissen, wer es getan hat. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Mitarbeiterbetrug und macht es viel einfacher, verdächtige Aktivitäten zu erkennen.

    Berichtswesen und Analytik

    Moderne HR-Plattformen verfügen über ein ausgefeiltes Berichtswesen, das betrügerische Muster automatisch erkennt. Sie können Alarm schlagen, wenn Mitarbeiterdatensätze nicht übereinstimmen, unvollständig und daher nicht konform sind oder wenn es Probleme mit der Datenqualität gibt, z. B. doppelte Datensätze oder die Eingabe falscher Vergütungsdaten.

    Best Practices für die Betrugsprävention mit einem HR System

    Finden Sie eine sichere HR-Plattform

    Bevor Sie mit der Bewertung Ihrer Optionen beginnen, sollten Sie Ihre organisatorischen Anforderungen umfassend bewerten. Wie sehen Ihre Wachstumspläne aus? Wie flexibel muss das neue System sein? Wenn Sie bereits über ein HR Tool verfügen, warum sind Sie damit unzufrieden? Welche Eigenschaften oder Funktionen fehlen?

    Wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, ist es viel einfacher, Ihre Systemauswahl einzugrenzen. Sprechen Sie dann mit den infrage kommenden Anbietern, bitten Sie um Produktdemonstrationen und teilen Sie ihnen Ihre spezifischen Anforderungen und geschäftlichen Herausforderungen mit.

    Implementieren Sie eine sichere Authentifizierung und verschlüsseln Sie Ihre Daten

    Die Implementierung von Authentifizierungsverfahren für den Benutzerzugang ist der Schlüssel zur Sicherheit von Benutzerkonten. Die Multi-Faktor-Authentifizierung legt böswilligen Akteuren große Steine in den Weg und macht es ihnen extrem schwer, auf Ihre Konten zuzugreifen, selbst wenn sie das richtige Passwort oder den richtigen Benutzernamen haben. Dieser Authentifizierungsprozess verhindert auch, dass ehemalige Mitarbeiter erneut auf Systeme zugreifen.

    Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter die Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt, um sie vollständig zu schützen. Die Verschlüsselung schützt Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff oder Datenlecks. Selbst wenn Bedrohungsakteure diese Daten abfangen, können sie nicht auf sie zugreifen.

    Die Schulung von Mitarbeitern hilft, Betrug zu verhindern

    Ein wichtiger Teil der Betrugsprävention besteht darin, Ihre Mitarbeiter zu schulen, damit sie die Plattform sicher halten und bei Verdachtsmomenten Alarm schlagen können. Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit dem Wissen aus, das sie benötigen, um verschiedene Arten von Betrug zu erkennen und zu wissen, wie und an wen sie ihn melden sollten.

    Halten Sie die Schulungen auf dem neuesten Stand. Wenn eine neue Bedrohung oder ein neuer Betrug in der Branche auftaucht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit diesen Problemen zu schulen, sobald diese auftreten. Wenn Sie die Schulungen auf dem neuesten Stand halten, können Sie betrügerisches Verhalten sofort unterbinden und einen proaktiven Ansatz zum Schutz vor Datenschutzverletzungen im gesamten Unternehmen fördern.

    Integrieren Sie Ihr gesamtes technisches System, einschließlich der Ausgabenverwaltung

    Unabhängig davon, für welche HR-Plattform Sie sich entscheiden, sollte sie sich perfekt in Ihr technisches System integrieren lassen, auch in Ihre Ausgabenmanagement-Plattform. HR-Integrationen sollten Ihren Geschäftsabläufen einen Mehrwert verleihen, sie zeitlich effizienter machen, die Produktivität steigern und die Datentransparenz und -genauigkeit erhöhen.

    Payhawk ist mit mehr als 59 HR-Anbietern integrierbar, vereinfacht das Onboarding, automatisiert die Datensynchronisation und reduziert betrügerische Aktivitäten.

    • Schnellere Rückerstattung an Mitarbeiter durch HR-Integration
      Durch die Integration von Payhawk mit Ihrem HR Tool können die Bankdaten sofort von einem zum anderen übertragen werden, was die Rückerstattungen für die Finanzteams schneller und effizienter macht und die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert.
    • Abbildung aller Mitarbeiter, Teams und Ihrer Organisationsstruktur mit wenigen Klicks
      Es spielt keine Rolle, wie komplex Ihr Genehmigungsprozess für Ausgaben ist; bei Payhawk können Sie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für bestimmte Ausgabenarten, verschiedene Teams und sogar einzelne Teammitglieder erstellen. Mit Push-Benachrichtigungen über die Payhawk-App können Sie alle Verzögerungen und Lücken beseitigen.
    • Digitales Spesenmanagement beseitigt manuelle Datenfehler
      Die Ausgabenmanagement-Tools von Payhawk verbessern die Kostenerstattung für Mitarbeiter und die digitale Einreichung von Spesen, einschließlich der OCR-Technologie zum Scannen von Belegen, was bedeutet, dass Spesen automatisch erfasst und abgeglichen werden.

    Wir von Payhawk unterstützen Sie dabei, die Ausgabenkontrolle und -transparenz zu zentralisieren, globale Ausgabeneinstellungen zu standardisieren und Workflows auf Gruppenebene zu erstellen und über mehrere Gesellschaften hinweg anzuwenden. Unsere Lösung ist eine vollständige und sichere Plattform zur Ausgabenkontrolle - die perfekte Ergänzung zu Ihrem HR System.

    Erfahren Sie mehr über unsere marktführenden Integrationen hier.

    Yana Panayotova - People Partner Lead - Payhawk
    Yana Panayotova
    People Partner Lead
    LinkedIn

    Yana ist eine Pionierin unseres People-Teams und hat den Grundstein für unsere Funktionen TA, People Partnering, Employer Branding und People Ops gelegt. Als Leiterin unseres HR-Teams ist sie heute die treibende Kraft hinter unserem mitarbeiterorientierten Ansatz. Wenn sie nicht gerade damit beschäftigt ist, die Top 1 % der Talente zu finden oder eine starke Unternehmenskultur aufzubauen, reist sie am liebsten in Ihrer Freizeit.

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