De vier belangrijkste HR-functies voor gegevensbeveiliging en fraudepreventie

Hoewel de meeste werknemers het niet in hun hoofd zouden halen om fraude te plegen binnen je organisatie, doen sommigen dat helaas wel. Mensen binnen organisaties plegen 37% van de fraude en de gemiddelde werknemersfraude duurt 24 maanden, met een verlies van $31.000.

Werknemers kunnen oplichtingspraktijken uitvoeren die ze jarenlang hebben gepland, waarbij ze kleine geldbedragen aftroggelen en bonnetjes in hun voordeel gebruiken. Deze kleine bedragen tellen langzaam op tot duizenden verloren euro’s zonder dat iemand het merkt.

Het belang van een HRIS in fraude- en beveiligingspreventie

Denk eens aan alle gegevens die je over uw werknemers bijhoudt - hun huisadres, bankgegevens, financiële informatie, enz. Een HRIS bevat veel van dit soort gevoelige gegevens - en helaas is het een magneet voor kwaadwillenden. Als ze die in handen krijgen, kunnen ze die gegevens verkopen en in hun voordeel gebruiken, wat je organisatie duizenden euro's kost om de schade te herstellen.

Daarom moet je je HRIS achter slot en grendel houden en robuuste beveiligingsmaatregelen implementeren, zoals gegevensversleuteling en multi-factor authentication, om elk stukje informatie dat je opslaat te beschermen.

Maar vergeet niet dat niet alleen jouw HRIS personeelsgegevens opslaat. Systemen, waaronder je ERP en CRM, slaan deze informatie ook op. Je moet dus softwaresystemen kiezen met betrouwbare integraties om ervoor te zorgen dat al je gegevens veilig blijven.

De voordelen van het implementeren van een HRIS

Een HRIS vereenvoudigt HR-taken, van werving en selectie en prestatiebeheer tot learning and development. Het centraliseert en beschermt ook de gegevens van werknemers, zodat ze veilig zijn voor interne of externe bedreigingen.

Er zijn nog meer voordelen; hier volgen vijf van de belangrijkste, volgens Shortlister:

• Automatisering van HR-rollen: Handmatige gegevensinvoer slokt onnodige middelen op. Een HRIS kan je hele wervings- en inwerkproces automatiseren tot en met de salarisadministratie, training en ontwikkelingsprocessen.
• Verbeterde opslag en beveiliging van gegevens: Door een HRIS-systeem te gebruiken, zorg je ervoor dat alle gegevens die je invoert binnen de lokale wettelijke vereisten vallen. Het helpt ook bij het nauwkeurig bijhouden van gegevens, het bewaren van gegevens en privacy.
• Gecentraliseerde personeelsgegevens. Realtime toegang tot gecentraliseerde gegevens betekent dat iedereen met het juiste toegangsniveau beslissingen kan nemen op basis van actuele informatie.
• Gemakkelijker on- en offboarding: In termen van beveiliging is offboarding de prioriteit. Als een werknemer bijvoorbeeld niet langer in je bedrijf werkt, moet je hem onmiddellijk offboarden. Door een HRIS te gebruiken, kun je de werknemer en de bijbehorende toegang verwijderen, d.w.z. hun inloggegevens intrekken, zodat ze hun kennis van de systemen niet kunnen gebruiken om frauduleuze activiteiten uit te voeren.
• Nauwkeuriger rapporten en beter overzicht: Aangewezen mensen binnen HR, financiën en boekhouding hebben toegang tot nauwkeurige financiële informatie over werknemerssalarissen, wat betekent dat teams kunnen vergelijken met branchegemiddelden, een eerlijke beloning kunnen vaststellen en de algehele operationele efficiëntie kunnen verbeteren.

De beveiligingsrisico's van onjuiste uitdiensttreding van medewerkers en hoe dit te voorkomen

Als je je werknemers niet op de juiste manier uit dienst laat gaan, loopt je organisatie aanzienlijke beveiligingsrisico's. Deze ex-werknemers hebben wachtwoorden en kennen de organisatorische processen, de systemen die je gebruikt en hoe je ze kunt benaderen. Met deze ongeautoriseerde toegang kunnen ex-werknemers gemakkelijk gevoelige informatie stelen, wat leidt tot datalekken en compliance-overtredingen.

Beste praktijken voor het offboarden van werknemers

Ten eerste: voer een eerlijk offboardinggesprek en laat de relatie in de best mogelijke positie achter. Wat kun je nog meer doen?

1. Luister in het exitgesprek naar werknemers en begrijp hun redenen om weg te gaan (of ga dieper in op de redenen om te worden ontslagen). Kun je de werknemerservaring verbeteren om huidige werknemers te behouden? Verwerp niet zomaar hun keuze om je organisatie te verlaten en begrijp de gebeurtenissen die tot hun ontslag hebben geleid.
2. Blokker de toegang van de werknemer tot alle systemen zo snel mogelijk. Neem alle bedrijfseigendommen van de werknemer in beslag, zoals de laptop en mobiele telefoon van het bedrijf.

Pro tip: Voer een offboardingbeleid in dat alle managers moeten volgen zodra een medewerker vertrekt.

4. Communiceer het vertrek van de medewerker binnen alle afdelingen, zodat ze eventuele andere systeemtoegang van de medewerker kunnen identificeren.
5. Controleer alle systemen en zorg ervoor dat alle toegang is ontnomen.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, kun je eventuele bedreigingen van ex-werknemers voor de organisatie beperken. Door exitgesprekken te voeren, kun je vaststellen waarom mensen het bedrijf verlaten, zodat je deze problemen kunt aanpakken voordat je nog meer talent kwijtraakt. De exitgesprekken bieden ook de mogelijkheid om de gebeurtenissen vast te stellen die tot het ontslag van een werknemer hebben geleid.

Belangrijkste kenmerken van HRIS-systemen voor fraudepreventie:

De beveiliging van je werknemersgegevens is van cruciaal belang om frauduleuze activiteiten te voorkomen.

Volgens ons onderzoek en onze ervaring zijn enkele van de belangrijkste functies voor fraudepreventie van een robuust HRIS-systeem:

Gebruikersrechten per rol

Deze toegangscontroles beperken gebruikers op basis van hun autorisatieniveau. HR-managers hebben bijvoorbeeld uitgebreide toegang nodig, de mogelijkheid om gebruikers aan te maken en te verwijderen, informatie te bewerken, enz. Niet-HR-medewerkers hebben dit toegangsniveau echter niet nodig. Het implementeren van trapsgewijze toegangscontroles helpt om gegevensrisico's en bedreigingen tot een minimum te beperken.

Multi-factorauthenticatie

Multi-factorauthenticatie (MFA) is een effectieve manier om de identiteit van gebruikers te verifiëren en de dreiging van kwaadwillende actoren te verminderen. Er zijn verschillende verificatiemethoden, waaronder sms, e-mails en authenticatie-apps. Twee-factor authenticatie vereist dat alle gebruikers twee vormen van identiteit opgeven: een gebruikersnaam en wachtwoord en een unieke identificatiecode die wordt gegenereerd door een authenticatie-app.

Geautomatiseerde audittrails

HRIS-platforms moeten gebruikersactiviteiten vastleggen en deze logboeken bevatten details zoals transactiegeschiedenis, toegang tot datasets, revisiegeschiedenis, IP-adres en meer. Deze transparantie betekent dat gebruikers verantwoordelijk worden gehouden voor hun acties; niemand kan iets rechtzetten zonder dat anderen weten wie het heeft gedaan. Dit verkleint de kans op werknemersfraude en maakt het veel eenvoudiger om verdachte activiteiten te identificeren.

Rapportage en analyses

Geavanceerde rapportages in moderne HRIS-platforms leren frauduleuze patronen kennen en identificeren deze automatisch. Ze kunnen alarm slaan als werknemersrecords niet overeenkomen, onvolledig zijn en dus niet voldoen aan de regels, of als er problemen zijn met de gegevenskwaliteit, zoals dubbele records of als iemand onjuiste compensatiegegevens heeft ingevoerd.

Best practices voor fraudepreventie met een HRIS

Vind een veilig HRIS-platform

Voordat je begint met het beoordelen van de opties, moet je eerst een holistische evaluatie maken van de behoeften van je organisatie. Wat zijn de groeiplannen? Welke mate van flexibiliteit heb je nodig in dit nieuwe systeem? Als je al een HRIS hebt, waarom ben je daar niet tevreden over? Welke functies of functionaliteit mist het?
Als je eenmaal weet waar je naar op zoek bent, is het veel gemakkelijker om je lijst met systemen te beperken. Benader vervolgens de opties, vraag om productdemonstraties en deel de specifieke behoeften en zakelijke uitdagingen.

Implementeer veilige verificatie en versleutel gegevens

Het implementeren van verificatieprocessen om gebruikerstoegang mogelijk te maken is de sleutel tot het veilig houden van gebruikersaccounts. Multi-factorauthenticatie werpt grote obstakels op voor kwaadwillenden, waardoor het voor hen extreem moeilijk wordt om toegang te krijgen tot je accounts, zelfs als ze het juiste wachtwoord of de juiste gebruikersnaam hebben. Dit verificatieproces helpt ook voorkomen dat ex-werknemers opnieuw toegang krijgen tot systemen.

Zorg ervoor dat je leverancier gegevens ten alle tijde versleutelt om ze volledig te beschermen. Het versleutelen van gegevens beschermt je gegevens tegen ongeautoriseerde toegang of lekken van gegevens. Zelfs als bedreigers deze gegevens onderscheppen, krijgen ze er geen toegang toe.

Medewerkers opleiden helpt fraude voorkomen

Een groot deel van het terugdringen van frauduleuze activiteiten is het trainen van je werknemers om het platform veilig te houden en alarm te slaan als ze iets verdachts zien. Rust je werknemers uit met de kennis die ze nodig hebben om verschillende soorten fraude te herkennen, hoe ze het moeten melden en aan wie ze het moeten melden.
Houd de training consistent. Als er een nieuwe dreiging of zwendel opduikt in de branche, of als je weer een e-mail krijgt van de Nigeriaanse prins, neem dan de tijd om werknemers te leren hoe ze dergelijke problemen moeten aanpakken als ze zich voordoen. Door de training up-to-date te houden, kun je frauduleus gedrag blijven elimineren zodra het zich voordoet en een organisatiebrede proactieve benadering van de bescherming tegen datalekken stimuleren.

Integreer je volledige tech stack, inclusief uitgavenbeheer

Welk HRIS-platform je ook kiest, het moet perfect kunnen integreren in je tech stack, inclusief je uitgavenbeheerplatform. HRIS-integraties moeten waarde toevoegen aan de bedrijfsactiviteiten, ze tijdsefficiënt maken, de productiviteit verhogen en de zichtbaarheid en nauwkeurigheid van gegevens vergroten.

Payhawk integreert met meer dan 50 HRIS-leveranciers, vereenvoudigt onboarding, automatiseert gegevenssynchronisatie en vermindert frauduleuze activiteiten.

• Werknemers sneller terugbetalen met HRIS integratie
  Door Payhawk te integreren met je HRIS, kunnen bankgegevens direct van het ene systeem naar het andere systeem worden gehaald, waardoor terugbetalingen sneller en efficiënter verlopen voor financiële teams en de ervaring van medewerkers verbetert.

• Breng alle medewerkers, teams en je organisatiestructuur in een paar klikken in kaart
  Het maakt niet uit hoe complex je onkosten goedkeuringsproces is; bij Payhawk kun je aangepaste goedkeuringsworkflows maken voor specifieke onkostensoorten, verschillende teams en zelfs individuele teamleden. Met pushmeldingen via de Payhawk app ben je verlost van vertragingen en hiaten.

• Digitaal uitgavenbeheer verwijdert handmatige fouten
  De uitgavenbeheer software van Payhawk verbetert de vergoedingen en digitale onkostendeclaraties van werknemers, inclusief bonnetjes scannen met hoogwaardige OCR-technologie, waardoor onkosten automatisch worden vastgelegd en gereconcilieerd.

Bij Payhawk helpen we je bij het centraliseren van uitgavencontrole en -overzicht en stellen we je in staat om workflows op groepsniveau te bouwen en toe te passen op meerdere entiteiten. Onze oplossing is het complete en veilige uitgavencontroleplatform - de perfecte aanvulling op je HRIS.

Lees hier meer over onze toonaangevende integraties.