Le rôle d’un SIRH pour assurer la sécurité des données et réduire le risque de fraude

Petites ou grandes entreprises, personne n’est à l’abri du risque de fraude. Et nombreuses sont celles qui s’en rendent compte à leurs dépens. Dans un article paru dans Les Echos, Nicolas Dufour, directeur adjoint des risques et enseignant chercheur au CNAM Lirsa en témoigne : “Souvent, elles prennent conscience du problème lorsqu'un premier cas est découvert. Et alors elles se demandent si d'autres employés ont eu la même idée et suivi le même mode opératoire pour se livrer à ce schéma frauduleux”.

C’est ainsi qu’entre en jeu les SIRH.

L’importance d’un SIRH pour éviter le risque de fraude

Un SIRH héberge de nombreuses données sensibles (adresses personnelles, informations bancaires et financières etc.), ce qui en fait une cible de choix pour les cyberattaques. C’est la raison pour laquelle vous devez vous assurer d’avoir un SIRH sécurisé, avec des mesures de cryptage des données, d’authentification à plusieurs facteurs, etc.

Mais attention, le SIRH n’est pas le seul outil qui contient les données de vos salariés. Les autres systèmes tels que votre ERP et votre CRM y ont aussi accès. Il est donc essentiel de choisir des solutions SaaS interopérables pour s’assurer que ces données soient sécurisées et protégées, en tout temps.

Les avantages d’un SIRH

Un SIRH simplifie le recrutement, la gestion des performances, des formations et de développement de carrière. Il centralise et protège les données des salariés contre les cybermenaces.

Voici la liste non exhaustive des avantages d’un SIRH (selon Shortlister) :

• Automatisation des tâches : La saisie manuelle des données est extrêmement chronophages. Un SIRH peut automatiser vos processus de recrutement et d’onboarding, de la paie à la formation en passant par le développement de carrière).
• Sécurité des données : En utilisant un système SIRH, vous vous assurez que toutes les données que vous saisissez sont conformes aux exigences légales locales. Il contribue également à conserver et maintenir les données à jour et à la protection de la vie privée.
• Centralisation des données : L'accès en temps réel aux données centralisées signifie que toute personne disposant de l'accès approprié peut prendre des décisions sur la base d'informations toujours à jour.
• Simplification de l’onboarding et offboarding : En termes de sécurité, l'offboarding est une priorité. En utilisant un SIRH, vous pouvez supprimer les accès dès lors qu’un salarié quitte l’entreprise, c'est-à-dire révoquer ses données de connexion, afin qu'il ne puisse pas utiliser sa connaissance de vos systèmes pour mener des activités frauduleuses.
• Précision du reporting : Les personnes désignées au sein des équipes RH, des Finance et Comptable peuvent accéder à des informations financières précises sur les salaires des salariés, de façon à pouvoir se comparer aux moyennes du secteur, établir des salaires équitables et améliorer l'efficacité opérationnelle globale.

Quelques exemples de fraude aux notes de frais

Le terme “fraude aux notes de frais” ou “fausses notes de frais” recouvrent plusieurs sortes de fraude :

• Demande de remboursement de faux frais : lorsqu’un salarié demande le remboursement de faux justificatifs de dépenses ou de fausses factures.
• Notes de frais excessives : lorsqu’un salarié gonfle le prix réel d’une dépense.
• Mauvaise classification d’une dépense : lorsqu’un salarié soumet une dépense professionnelle alors qu’il s’agissait d’une dépense personnelle (un repas personnel déguisé en repas d’affaires par exemple).
• Doublon de notes de frais : lorsqu’un salarié soumet deux fois la même dépense afin d’être remboursé une nouvelle fois.
• Falsification de frais de déplacements professionnels : lorsqu’un salarié déclare plus de frais kilométriques que ce qu’il a vraiment réalisé ou qu’il demande le remboursement d’un mode de transport plus cher que ce qu’il a utilisé.

Prévenir les risques de sécurité liés à un mauvais offboarding de vos salariés

En cas de mauvaise préparation à la sortie de vos salariés, vous exposez votre entreprise à des risques importants en matière de sécurité. Ces ex-employés connaissent vos processus organisationnels et les systèmes que vous utilisez. Si leurs accès sont toujours valides, ils peuvent facilement compromettre des informations sensibles, ce qui entraîne des violations de données et de conformité.

Les bonnes pratiques à adopter pour l’offboarding des salariés

Comment s’y prendre pour limiter les risques de sécurité et de fraude lorsqu’un salarié quitte l’entreprise ?

1. Lors de l'entretien de sortie, soyez à l’écoute de votre salarié et comprenez les raisons de son départ (ou précisez les raisons de son licenciement).
2. Désactivez le salarié de tous vos systèmes, supprimez ses accès dès que possible et récupérez tout le matériel d’entreprise qu’il ou elle utilisait (ordinateur, téléphone etc.). Notre astuce : Prévoyez une politique de sortie, à mettre à disposition de tous vos managers.
3. Communiquez son départ à tous les services, afin d’identifier si cette personne dispose d’accès à d’autres systèmes qui vous auraient échappé.
4. Vérifiez tous les systèmes et assurez-vous que les accès soient bien supprimés.

En suivant ces différentes étapes, vous réduisez les potentielles menaces auxquelles vous exposez votre entreprise.

Les fonctionnalités clés d’une solution SIRH pour réduire le risque de fraude

La protection des données relatives à vos employés est essentielle pour prévenir les activités frauduleuses.

D'après nos recherches et notre expérience, les principales caractéristiques d'un SIRH robuste en matière de prévention de la fraude sont les suivantes :

Contrôles d’accès basé sur les rôles (RBAC)

Ces contrôles d'accès limitent l’usage de la solution en fonction du niveau d'autorité des salariés. Par exemple, les responsables RH auront besoin d'avoir la possibilité de créer et de supprimer des utilisateurs, de modifier des informations, etc. En revanche, les autres salariés n'auront pas besoin de ces autorisations. La mise en œuvre de contrôles d'accès différenciés permet de minimiser les risques et les menaces sur les données.

Authentification multifacteur (MFA)

L'authentification multifactorielle (MFA) est un moyen efficace de vérifier l'identité de l'utilisateur et de réduire les cybermenaces. Il existe plusieurs méthodes d'authentification : par SMS, par email ou via des applications d'authentification. L'authentification à deux facteurs exige que tous les utilisateurs fournissent deux formes de vérification : un nom d'utilisateur et un mot de passe, ainsi qu'un code d'identification unique généré par une application d'authentification.

Pistes d’audit automatisées

Les plateformes SIRH doivent enregistrer l'activité des utilisateurs, et ces journaux conservent des détails tels que l'historique des transactions, l'accès aux ensembles de données, l'historique des révisions, l'adresse IP, etc. Cette transparence signifie que les utilisateurs sont tenus responsables de leurs actions ; personne ne peut faire amende honorable sans que les autres sachent qui l'a fait. Cela réduit le risque de fraude et facilite grandement l'identification des activités suspectes.

Reporting et analytique

Les reportings proposés par les principales solutions SIRH modernes permettent d’identifier automatiquement les schémas frauduleux. Ils peuvent tirer la sonnette d'alarme si les dossiers des employés sont incomplets ou non conformes, ou si des problèmes de qualité des données se posent, comme des enregistrements en double ou la saisie de données de rémunération incorrectes.

Les bonnes pratiques de prévention de la fraude grâce à un SIRH

Utilisez une plateforme SIRH sécurisée

Avant toute chose, évaluez les besoins de votre organisation : quels sont vos projets de croissance ? De quel degré de flexibilité avez-vous besoin dans ce nouveau système ? Si vous disposez déjà d'un SIRH, pourquoi n'en êtes-vous pas satisfait ? Quelles sont les caractéristiques ou les fonctionnalités qui lui manquent ?

Une fois que vous savez exactement ce que vous recherchez, il vous sera beaucoup plus facile d'établir un benchmark. Demandez alors plusieurs démonstrations de produits et faites part de vos besoins spécifiques et partagez les défis auxquels votre entreprise est confrontée aux fournisseurs que vous rencontrez.

Implémentez une authentification sécurisée et cryptez vos données

La mise en œuvre de processus d'authentification est essentielle pour assurer la sécurité des utilisateurs. L'authentification multifacteur empêche l'accès à vos comptes, même s'ils ont le bon mot de passe ou le bon nom d'utilisateur. Ce processus d'authentification permet également d'éviter que vos ex-employés puissent accéder à vos systèmes.

Assurez-vous que votre fournisseur crypte les données pour les protéger totalement. Le cryptage des données les protège contre tout accès non autorisé ou toute fuite de données. Même si des acteurs malveillants interceptent ces données, ils ne pourront pas y accéder.

Formez vos collaborateurs pour éviter les fraudes

Une grande partie de la réduction des activités frauduleuses consiste à former vos employés pour qu'ils veillent à la sécurité de la plateforme et qu'ils signalent tout ce qui leur semble suspect. Formez-les pour qu’ils puissent identifier les différents types de fraude, savoir comment les signaler et à qui ils doivent les signaler.
Veillez à la cohérence et à la mise à jour de votre formation, car de nouvelles cybermenaces sont découvertes chaque jour. Adoptez une approche proactive pour la protection des données de votre entreprise.

Rationalisez votre tech stack

Quelle que soit la plateforme SIRH que vous choisissez, elle doit pouvoir s'intégrer parfaitement à votre tech stack, y compris à votre plateforme de gestion des dépenses. Le SIRH doit apporter une valeur ajoutée aux opérations de votre entreprise, en les rendant plus efficaces, en améliorant la productivité et en augmentant la visibilité et la précision des données.

Payhawk se connecte à plus de 59 SIRH, dont Payfit, Lucca, Workday ou encore SAP SuccessFactors, ce qui permet d’automatiser la synchronisation des données et de réduire le risque de fraude.

• Remboursez vos salariés plus facilement grâce à notre intégration SIRH : En intégrant Payhawk à votre SIRH, les informations bancaires des salariés peuvent être transférées instantanément de l'un à l'autre, ce qui facilite la gestion des remboursements pour l’équipe Finance et améliore l'expérience des employés.
• Reflétez votre structure organisationnelle en quelques clics : Peu importe la complexité de votre système de gestion des notes de frais ; chez Payhawk, vous pouvez personnaliser vos workflows d'approbation en fonction des types de dépenses, des équipes ou des salariés. Grâce aux notifications push via l'application Payhawk, vous êtes informés en temps réel en cas de retard ou d'informations manquantes.
• Automatisez la gestion des notes de frais : Notre solution de gestion des notes de frais permet de rationaliser les remboursements et les notes de frais, grâce à une technologie OCR qui permet de saisir et de rapprocher automatiquement les données.

Chez Payhawk, nous vous aidons à centraliser le contrôle et la visibilité de vos dépenses, à standardiser les paramètres de vos frais professionnels à l’international et à créer des workflows de Groupe pour toutes vos entités. Notre solution est une plateforme complète et sécurisée, totalement complémentaire à votre SIRH.

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