Sistemas de RRHH y su rol en la prevención del fraude

Aunque a la mayoría de los empleados no se les ocurriría defraudar a tu organización, desafortunadamente, algunos de ellos sí que lo harán. El 37 % de los fraudes los cometen personas que forman parte de la empresa y, por lo general, estas actividades se prolongan más de 24 meses, lo que supone unas pérdidas de 31.000 dólares.

Los empleados con intenciones maliciosas pueden llevar a cabo estafas que llevan años planeando. Por lo general, sustraen poco a poco pequeñas cantidades de dinero y utilizan los recibos en su beneficio. Estas pequeñas sumas se van acumulando hasta llegar a los miles de euros, que se pierden sin que nadie se dé cuenta.

El rol de los sistemas de RR. HH. en la seguridad de los datos y la prevención del fraude

Piensa en todos los datos que guardas sobre tus empleados: direcciones, datos bancarios, información financiera, etc. Un sistema de información de recursos humanos contiene mucha información sensible como esta y, por desgracia, es un imán para los defraudadores. Si se hacen con ella, pueden venderla y utilizarla en su beneficio, lo que podría costar a tu organización miles de euros en reparación de daños.

Por eso debes mantener tu sistema RRHH bajo llave e implementar medidas de seguridad avanzadas como el cifrado de datos y la autenticación multifactor para proteger toda la información que almacenes.

Pero recuerda que no solo tu sistema de RR.HH. almacena datos de los empleados. Otros sistemas, entre los que se incluyen tu ERP y CRM, también contienen datos sensibles. Por lo tanto, debes elegir sistemas de software con integraciones fiables que garanticen la seguridad de todos tus datos.

Ventajas de implementar un sistema de RR. HH.

Un sistema de RR.HH simplifica las tareas del departamento, abarcando desde la contratación y la evaluación del rendimiento hasta la formación y el crecimiento profesional. Además, centraliza y protege los datos de los empleados, manteniéndolos a salvo de amenazas internas o externas.

Utilizar un sistema de recursos humanos también tiene otras ventajas. Aquí tienes cinco de las más importantes, según Shortlister:

• Automatización de las tareas de RR. HH.: La introducción manual de datos consume recursos innecesarios. Un sistema de RR.HH. puede automatizar todo el proceso de contratación e incorporación a la empresa, así como la gestión de nóminas, la formación y el desarrollo profesional.
• Almacenamiento de datos y seguridad mejorados: Al utilizar un sistema de RR.HH, te aseguras de que todos los datos que introduces cumplen los requisitos legales locales. También ayuda a mantener registros precisos, a conservar los datos y a proteger la privacidad.
• Datos centralizados de los empleados: El acceso en tiempo real a datos centralizados significa que cualquier persona con el nivel de acceso adecuado puede tomar decisiones basadas en información actualizada.
• Onboarding y offboarding más sencillos: En términos de seguridad, el offboarding es lo más importante. Por ejemplo, si un empleado ya no trabaja en tu empresa, debes darlo de baja inmediatamente. Con un sistema de recursos humanos, puedes eliminar al empleado y revocar sus datos de acceso para que no pueda utilizar la información que tiene acerca de tus sistemas para llevar a cabo actividades fraudulentas.
• Mayor precisión de los informes y mejora de la supervisión: Las personas designadas de los departamentos de RR. HH., finanzas y contabilidad pueden acceder a información financiera precisa sobre los salarios de los empleados, lo que permite a los equipos hacer comparativas con los promedios del sector, establecer una retribución justa y mejorar la eficiencia operativa en su conjunto.

Los riesgos de seguridad de un proceso de offboarding incorrecto y cómo evitarlos

Si no haces correctamente el offboarding de tus empleados, tu organización queda expuesta a importantes riesgos de seguridad. Los empleados que han dejado la empresa tienen contraseñas y conocen tus procesos organizativos, los sistemas que utilizas y cómo acceder a ellos. Con este acceso no autorizado, pueden robar fácilmente información confidencial, lo que puede dar lugar a filtraciones de datos e infracciones de la normativa y políticas de gasto.

Mejores prácticas para el offboarding de empleados

En primer lugar, procura que la entrevista de offboarding transcurra de forma correcta y que la relación acabe en buenos términos. Aparte de esto, también puedes llevar a cabo estas acciones:

1. En la entrevista de offboarding, escucha a los empleados y comprende las razones por las que se marchan (o detalla los motivos de su despido). ¿Puedes mejorar la experiencia de los empleados para retener a los actuales? No desestimes simplemente su decisión de dejar tu empresa ni ignores los acontecimientos que condujeron a su despido.
2. Da de baja al empleado de todos los sistemas. Revoca el acceso a toda la información de la empresa lo antes posible y recupera todos los bienes que son propiedad de la empresa, como el portátil y el teléfono móvil. Consejo profesional: establece una política de offboarding para que todos los directivos la sigan cuando un empleado se marche.
3. Informa a todos los departamentos sobre la salida del empleado para que puedan identificar cualquier otro acceso a sistemas que el empleado pudiera tener.
4. Comprueba todos los sistemas y asegúrate de que se han revocado todos los accesos.

Siguiendo estos sencillos pasos, puedes reducir cualquier amenaza que los exempleados supongan para tu organización. En las entrevistas de offboarding puedes identificar las razones por las que tus empleados abandonan la empresa, lo que te permite tomar medidas para solucionar estos problemas antes de perder más talento. Además, te ofrecen una oportunidad de entender los sucesos que han conducido al despido de un empleado.

Funcionalidades clave de los sistemas de RR. HH. para la prevención del fraude:

Salvaguardar los datos de tus empleados es fundamental para evitar actividades fraudulentas.

Según nuestra investigación y experiencia, algunas de las principales funcionalidades para prevenir el fraude que debe incluir un sistema de RR. HH. seguro son:

Controles de acceso basados en roles

Estos controles de acceso restringen a los usuarios en función de su nivel de autoridad. Por ejemplo, los responsables de RR. HH. necesitarán un acceso amplio, la capacidad de crear y eliminar usuarios, editar información, etc. Sin embargo, los empleados que no sean de RR. HH. no necesitarán este nivel de acceso. Implantar controles de acceso escalonados ayuda a minimizar el riesgo de los datos y las amenazas.

Autenticación multifactor

La autenticación multifactor (MFA) es una forma eficaz de verificar la identidad del usuario y reducir la amenaza de empleados con intenciones maliciosas. Existen varios métodos de autenticación, como SMS, correos electrónicos y aplicaciones de autenticación. La autenticación de dos factores requiere que todos los usuarios proporcionen dos formas de identificación para acceder a su cuenta: un nombre de usuario y contraseña, y un código identificador único generado por una aplicación de autenticación.

Pistas de auditoría automatizadas

Los sistemas HRIS están obligados a documentar la actividad de los usuarios, conservando información como el historial de transacciones, el acceso a conjuntos de datos, el historial de revisiones, la dirección IP, etc. Esta transparencia asegura que los usuarios se hagan responsables de sus acciones, dado que no se pueden hacer modificaciones sin que quede registrado quién las ha hecho. Esto reduce el riesgo de fraude por parte de los empleados y facilita la identificación de actividades sospechosas.

Informes y análisis

La funcionalidad avanzada de generación de informes de los sistemas de RR. HH. modernos detecta y reconoce los patrones fraudulentos de forma automática. Pueden activar una alerta si los registros de los empleados no coinciden, están incompletos y, por lo tanto, no cumplen las políticas de gasto, o si hay problemas de calidad de datos como registros duplicados o errores en la introducción manual de los datos de compensaciones.

Mejores prácticas para la prevención del fraude con un sistema de Recursos Humanos

Encuentra un sistema de RR. HH. seguro

Antes de empezar a valorar tus opciones, analiza tus necesidades organizativas globales. ¿Cuáles son tus planes de crecimiento? ¿Qué grado de flexibilidad quieres que ofrezca el nuevo sistema? Si ya tienes uno, ¿por qué no estás contento con él? ¿Qué características o funcionalidades echas en falta?

Cuando tengas claro lo que buscas, te resultará mucho más fácil acotar tu lista de sistemas favoritos. A continuación, estudia tus opciones, solicita demos de los productos y detalla cuáles son tus necesidades concretas y los retos de tu empresa.

Implementa un proceso de autenticación seguro y cifra tus datos

La implementación de procesos de autenticación para permitir el acceso de los usuarios es fundamental para la seguridad de las cuentas de los usuarios. La autenticación multifactor pone importantes obstáculos a las personas con intenciones fraudulentas, haciendo muy difícil que accedan a tus cuentas, aun cuando tengan la contraseña o el nombre de usuario correctos. Este proceso de autenticación también previene que los antiguos empleados vuelvan a acceder a los sistemas.

Confirma que tu proveedor cifra los datos tanto en reposo como en tránsito para asegurarte de que están bien protegidos. El cifrado de los datos los protege frente a accesos no autorizados o fugas de información. Así, aunque los datos sean interceptados por potenciales amenazas, no se podrá acceder a ellos.

Forma a los empleados para prevenir el fraude

Un aspecto crucial para reducir las actividades fraudulentas es formar a tus empleados para que sepan mantener la seguridad de la plataforma y den la alarma si detectan algo sospechoso. Proporciona a tus empleados los conocimientos necesarios para identificar los distintos tipos de fraude, cómo denunciarlo y a quién deben hacerlo.

Forma a tus empleados con regularidad. Cuando aparezca una nueva amenaza o estafa en el sector, o si recibes otro correo electrónico del príncipe nigeriano, aprovecha para enseñar a los empleados qué deben hacer en estas situaciones. Mantener la formación actualizada te ayudará a eliminar las conductas fraudulentas a medida que se produzcan y a evitar las filtraciones de datos de forma proactiva en toda la organización.

Integra todo tu estructura tecnológica, incluida la gestión de gastos

Sea cual sea el sistema de RR. HH. que elijas, es fundamental que se integre con tu estructura tecnológica y tu plataforma de gestión de gastos. Las integraciones con sistemas de RR. HH deben añadir valor a tus operaciones empresariales, ahorrando tiempo, agilizando los procesos, mejorando la productividad y aumentando la visibilidad y precisión de los datos.

Payhawk se conecta con más de 59 sistemas de RR. HH. Esto permite simplificar el onboarding, automatizar la sincronización de datos y evitar los gastos fuera de las políticas de la empresa.

• Reembolsa a los empleados más rápido con la integración con tu sistema de RR. HH: Conecta Payhawk con tu sistema de gestión de recursos humanos para transferir los datos bancarios de uno a otro de forma instantánea, agilizar los reembolsos y mejorar la experiencia de los empleados.
• Configura flujos de aprobación en un par de clics: No importa lo complejo que sea tu proceso de aprobación de gastos; con Payhawk, puedes crear flujos de aprobación personalizados para tipos de gastos específicos, diferentes equipos e, incluso, miembros concretos del equipo. Con las notificaciones de la app de Payhawk, ya no habrá despistes ni retrasos en los pagos.
• La automatización de la gestión de gastos elimina errores manuales: Las herramientas de gestión de gastos de Payhawk facilitan los reembolsos a los empleados y la presentación digital de los gastos. Captura y concilia los gastos de forma automática gracias a la tecnología OCR, que escanea y extrae los datos de los recibos.

Centraliza el control y la visibilidad de los gastos, unifica la configuración del gasto global y crea flujos de aprobación a nivel de grupo para aplicarlos en múltiples entidades con la solución integral y segura de gestión de gastos de Payhawk, el complemento ideal para tu sistema de RR. HH.

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