Ob Kundentermine, Messen oder dienstliche Fahrten im In- oder Ausland. Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag und nicht immer steht dem Mitarbeitenden ein Firmenwagen zur Verfügung. Zudem sind viele Firmenzentralen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln nur schwer zu erreichen. In solchen Fällen kommt es häufig zur dienstlichen Nutzung des privaten PKW. Wie werden in diesem Fall die Kosten erstattet? Wer haftet bei Schäden? Auf diese und weitere Fragen gehen wir in unserem folgenden Blog ein.
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Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter aus beruflichen Gründen reisen, handelt es sich um eine Dienstreise. Wichtig dabei ist, dass der Mitarbeitende sich vorübergehend außerhalb der Betriebsstätte aufhält und diese Reise aus beruflichen Gründen indiziert wird. Laut dem Bundesreisekostengesetz sind Dienstreisen vorab mündlich oder schriftlich beim Arbeitgeber zu beantragen.
Sollten Sie Ihren Privat-PKW für eine Dienstreise nutzen, gilt es einige Dinge zu beachten. Hier sind einige wichtige Punkte:
Versicherung: Überprüfen Sie, ob Ihre Kfz-Versicherung eine dienstliche Nutzung abdeckt. Möglicherweise müssen Sie eine gewerbliche Nutzung beantragen.
Steuern: Die Nutzung eines Privat-PKW für dienstliche Zwecke kann steuerliche Auswirkungen haben. Informieren Sie sich über die steuerlichen Vorschriften und Regelungen in Ihrem Land, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Angaben machen und mögliche steuerliche Vorteile nutzen.
Fahrtenbuch: Es kann ratsam sein, ein Fahrtenbuch zu führen, um die dienstlichen Fahrten genau zu dokumentieren. Ein Fahrtenbuch sollte Informationen wie Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort sowie den Zweck der Fahrt enthalten.
Unfallhaftung: Im Falle eines Unfalls während der dienstlichen Nutzung des Privat-PKW kann die Haftungsfrage komplex sein. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen und mögliche Risiken abgedeckt sind.
Arbeitsschutz: Es ist wichtig, dass Ihr Arbeitgeber die erforderlichen Sicherheitsvorschriften für die dienstliche Nutzung von Privat-PKW einhält. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Fahrzeugkontrollen, die Einhaltung von Verkehrsregeln und das Verbot von Telefonieren während der Fahrt.
Kilometerpauschale: Prüfen Sie, ob Sie Anspruch auf eine Kilometerpauschale oder eine andere Art der Kostenvergütung für dienstliche Fahrten haben. In einigen Ländern gibt es festgelegte Kilometerpauschalen, die steuerlich absetzbar sein können.
Wichtig zu beachten ist, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land unterschiedlich sein können. Es ist daher ratsam, sich mit den spezifischen Gesetzen und Vorschriften in Ihrem Land vertraut zu machen oder sich bei einem Experten oder einer zuständigen Behörde beraten zu lassen.
Dienstreisen gehören zum geschäftlichen Alltag vieler Mitarbeiter, dennoch sind sich viele nicht über die Vorteile und Risiken der privaten KFZ Nutzung bewusst. Im Folgenden gehen wir auf die Vor- sowie Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat Pkw ein.
Flexibilität
Die Nutzung des privaten PKWs für Dienstreisen bietet eine hohe Flexibilität und Unabhängigkeit und Mitarbeitende profitieren davon, ihre Reiseroute und -zeiten individuell anpassen zu können. Es besteht keine Abhängigkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln, mit welchen viele Firmenstandorte nicht zu erreichen sind. Wer möchte schon gerne nach einer erfolgreichen Präsentation im Regen auf den Bus warten?
Kosteneffizienz
Die Verwendung des privaten PKWs spart dem Unternehmen viele Kosten, insbesondere wenn kein Budget für die Nutzung eines Firmenwagens vorgesehen ist. Mitarbeiter können die Reisekosten für Benzin, Wartung und Versicherung als Geschäftsausgaben geltend machen und unter Umständen von steuerlichen Vergünstigungen profitieren.
Verschleiß
Dienstreisen mit dem privaten PKW können zu einer erhöhten Abnutzung des Fahrzeugs führen, den Kilometerstand schnell erhöhen und zusätzlichen Verschleiß verursachen. Dies kann zu hohen Wartungskosten und einem schnelleren Wertverlust des Fahrzeugs führen.
Haftungsrisiko
Und genau hier wird die Nutzung des privaten PKW zum Risiko. Im Falle eines Unfalls haftet der Arbeitnehmer in den meisten Fällen allein und Unternehmen beteiligen sich meist nur gering an den entstandenen Schäden. Die dienstliche Nutzung des privaten Kfz sollte vorab im Arbeitsvertrag geklärt werden, liegt diese Vereinbarung nicht vor, müssen Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten nicht erstatten.
In Deutschland gibt es mehrere Wege zur Abrechnung der Reisekosten für Geschäftsreisen mit dem privaten Pkw. Eine häufig angewandte Methode ist die Kilometerpauschale. Wie der Name schon sagt, wird hier eine Pauschale angewandt, welche die entstandenen Kosten ersetzen soll und anhand der Gesamtentfernung berechnet wird. Die Kilometerpauschale beträgt im Jahr 2023 für Pkws 0,30 Cent pro Kilometer und für Motorräder und Elektrobikes 0,20 Cent pro Kilometer.
Eine weitere Möglichkeit der Abrechnung ist die Ermittlung der tatsächlich entstandenen Kosten. In diesem Falle wird ein Fahrtenbuch als Dokumentationsinstrument genutzt und die Aufbewahrung der Belege ist essenziell, um von späteren Steuervorteilen profitieren zu können. Die Erstattung der Reisekosten in diesem Falle steuerfrei, was den Mehraufwand der Dokumentation und Verwaltung wieder ausgleicht.
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