Vor- und Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat-PKW.
Dienstreisen gehören zum geschäftlichen Alltag vieler Mitarbeiter, dennoch sind sich viele nicht über die Vorteile und Risiken der privaten KFZ Nutzung bewusst. Im Folgenden gehen wir auf die Vor- sowie Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat Pkw ein.
Vorteile:
Flexibilität
Die Nutzung des privaten PKWs für Dienstreisen bietet eine hohe Flexibilität und Unabhängigkeit und Mitarbeitende profitieren davon, ihre Reiseroute und -zeiten individuell anpassen zu können. Es besteht keine Abhängigkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln, mit welchen viele Firmenstandorte nicht zu erreichen sind. Wer möchte schon gerne nach einer erfolgreichen Präsentation im Regen auf den Bus warten?
Kosteneffizienz
Die Verwendung des privaten PKWs spart dem Unternehmen viele Kosten, insbesondere wenn kein Budget für die Nutzung eines Firmenwagens vorgesehen ist. Mitarbeiter können die Reisekosten für Benzin, Wartung und Versicherung als Geschäftsausgaben geltend machen und unter Umständen von steuerlichen Vergünstigungen profitieren.
Nachteile:
Verschleiß
Dienstreisen mit dem privaten PKW können zu einer erhöhten Abnutzung des Fahrzeugs führen, den Kilometerstand schnell erhöhen und zusätzlichen Verschleiß verursachen. Dies kann zu hohen Wartungskosten und einem schnelleren Wertverlust des Fahrzeugs führen.
Haftungsrisiko
Und genau hier wird die Nutzung des privaten PKW zum Risiko. Im Falle eines Unfalls haftet der Arbeitnehmer in den meisten Fällen allein und Unternehmen beteiligen sich meist nur gering an den entstandenen Schäden. Die dienstliche Nutzung des privaten Kfz sollte vorab im Arbeitsvertrag geklärt werden, liegt diese Vereinbarung nicht vor, müssen Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten nicht erstatten.
So funktioniert die Abrechnung von Dienstfahrten mit dem Privat PKW
In Deutschland gibt es mehrere Wege zur Abrechnung der Reisekosten für Geschäftsreisen mit dem privaten Pkw. Eine häufig angewandte Methode ist die Kilometerpauschale. Wie der Name schon sagt, wird hier eine Pauschale angewandt, welche die entstandenen Kosten ersetzen soll und anhand der Gesamtentfernung berechnet wird. Die Kilometerpauschale beträgt im Jahr 2023 für Pkws 0,30 Cent pro Kilometer und für Motorräder und Elektrobikes 0,20 Cent pro Kilometer.
Eine weitere Möglichkeit der Abrechnung ist die Ermittlung der tatsächlich entstandenen Kosten. In diesem Falle wird ein Fahrtenbuch als Dokumentationsinstrument genutzt und die Aufbewahrung der Belege ist essenziell, um von späteren Steuervorteilen profitieren zu können. Die Erstattung der Reisekosten in diesem Falle steuerfrei, was den Mehraufwand der Dokumentation und Verwaltung wieder ausgleicht.
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