18. Juli 2023
5 Min. Lesezeit

On the Road: Dienstreisen mit dem Privat PKW

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Mitarbeiter besprechen Geschäftsreisen dienstfahrten mit privat pkw. Vereinfachen Sie dienstreisen mit Payhawk
Zusammenfassung

Ob Kundentermine, Messen oder dienstliche Fahrten im In- oder Ausland. Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag und nicht immer steht dem Mitarbeitenden ein Firmenwagen zur Verfügung. Zudem sind viele Firmenzentralen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln nur schwer zu erreichen. In solchen Fällen kommt es häufig zur dienstlichen Nutzung des privaten PKW. Wie werden in diesem Fall die Kosten erstattet? Wer haftet bei Schäden? Auf diese und weitere Fragen gehen wir in unserem folgenden Blog ein.

Inhaltsverzeichnis

    Was gilt laut Bundesreisekostengesetz als Dienstreise?

    Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter aus beruflichen Gründen reisen, handelt es sich um eine Dienstreise. Wichtig dabei ist, dass der Mitarbeitende sich vorübergehend außerhalb der Betriebsstätte aufhält und diese Reise aus beruflichen Gründen indiziert wird. Laut dem Bundesreisekostengesetz sind Dienstreisen vorab mündlich oder schriftlich beim Arbeitgeber zu beantragen.

    Was gilt es bei der dienstlichen Nutzung des privaten PKW rechtlich zu beachten?

    Sollten Sie Ihren Privat-PKW für eine Dienstreise nutzen, gilt es einige Dinge zu beachten. Hier sind einige wichtige Punkte:

    Versicherung: Überprüfen Sie, ob Ihre Kfz-Versicherung eine dienstliche Nutzung abdeckt. Möglicherweise müssen Sie eine gewerbliche Nutzung beantragen.

    Steuern: Die Nutzung eines Privat-PKW für dienstliche Zwecke kann steuerliche Auswirkungen haben. Informieren Sie sich über die steuerlichen Vorschriften und Regelungen in Ihrem Land, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Angaben machen und mögliche steuerliche Vorteile nutzen.

    Fahrtenbuch: Es kann ratsam sein, ein Fahrtenbuch zu führen, um die dienstlichen Fahrten genau zu dokumentieren. Ein Fahrtenbuch sollte Informationen wie Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort sowie den Zweck der Fahrt enthalten.
    Unfallhaftung: Im Falle eines Unfalls während der dienstlichen Nutzung des Privat-PKW kann die Haftungsfrage komplex sein. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen und mögliche Risiken abgedeckt sind.

    Arbeitsschutz: Es ist wichtig, dass Ihr Arbeitgeber die erforderlichen Sicherheitsvorschriften für die dienstliche Nutzung von Privat-PKW einhält. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Fahrzeugkontrollen, die Einhaltung von Verkehrsregeln und das Verbot von Telefonieren während der Fahrt.

    Kilometerpauschale: Prüfen Sie, ob Sie Anspruch auf eine Kilometerpauschale oder eine andere Art der Kostenvergütung für dienstliche Fahrten haben. In einigen Ländern gibt es festgelegte Kilometerpauschalen, die steuerlich absetzbar sein können.

    Wichtig zu beachten ist, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land unterschiedlich sein können. Es ist daher ratsam, sich mit den spezifischen Gesetzen und Vorschriften in Ihrem Land vertraut zu machen oder sich bei einem Experten oder einer zuständigen Behörde beraten zu lassen.

    Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bei Dienstreisen?

    Wichtig zu beachten ist, dass Geschäftsreisen mit Arbeitgeberpflichten verbunden sind. Das Unternehmen ist verpflichtet, den Arbeitnehmer rechtzeitig (mindestens 48 Stunden, bei längerem Aufenthalt entsprechend länger) zu informieren. Der Arbeitgeber ist ebenso verpflichtet, die Reisekosten zu erstatten. Die Höhe der Erstattung muss im Voraus kommuniziert werden.

    Bei Dienstreisen ins Ausland muss der Arbeitgeber die A1 Bescheinigung ausstellen. Diese Bescheinigung ist der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer während einer Dienstreise ins europäische Ausland über sein Heimatland sozialversichert ist. Üblicherweise erhalten Arbeitgeber diese von den Sozialversicherungsträgern.

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    Vor- und Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat-PKW.

    Dienstreisen gehören zum geschäftlichen Alltag vieler Mitarbeiter, dennoch sind sich viele nicht über die Vorteile und Risiken der privaten KFZ Nutzung bewusst. Im Folgenden gehen wir auf die Vor- sowie Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat Pkw ein.

    Vorteile:

    Flexibilität
    Die Nutzung des privaten PKWs für Firmenfahrten bietet eine hohe Flexibilität und Unabhängigkeit und Mitarbeitende profitieren davon, ihre Reiseroute und -zeiten individuell anpassen zu können. Es besteht keine Abhängigkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln, mit welchen viele Firmenstandorte nicht zu erreichen sind. Wer möchte schon gerne nach einer erfolgreichen Präsentation im Regen auf den Bus warten?

    Kosteneffizienz
    Die Verwendung des privaten PKWs spart dem Unternehmen viele Kosten, insbesondere wenn kein Budget für die Nutzung eines Firmenwagens vorgesehen ist. Mitarbeiter können die Reisekosten für Benzin, Wartung und Versicherung als Geschäftsausgaben geltend machen und unter Umständen von steuerlichen Vergünstigungen profitieren.

    Nachteile:

    Verschleiß
    Firmenfahrten mit dem privaten PKW können zu einer erhöhten Abnutzung des Fahrzeugs führen, den Kilometerstand schnell erhöhen und zusätzlichen Verschleiß verursachen. Dies kann zu hohen Wartungskosten und einem schnelleren Wertverlust des Fahrzeugs führen.

    Haftungsrisiko
    Und genau hier wird die Nutzung des privaten PKW zum Risiko. Im Falle eines Unfalls haftet der Arbeitnehmer in den meisten Fällen allein und Unternehmen beteiligen sich meist nur gering an den entstandenen Schäden. Die dienstliche Nutzung des privaten Kfz sollte vorab im Arbeitsvertrag geklärt werden, liegt diese Vereinbarung nicht vor, müssen Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten nicht erstatten.

    So funktioniert die Abrechnung von Dienstfahrten mit dem Privat-PKW

    In Deutschland gibt es mehrere Wege zur Abrechnung der Reisekosten für Geschäftsreisen mit dem privaten Pkw. Eine häufig angewandte Methode ist die Kilometerpauschale. Wie der Name schon sagt, wird hier eine Pauschale angewandt, welche die entstandenen Kosten ersetzen soll und anhand der Gesamtentfernung berechnet wird. Die Kilometerpauschale beträgt im Jahr 2023 für Pkws 0,30 Cent pro Kilometer und für Motorräder und Elektrobikes 0,20 Cent pro Kilometer. Vom 01.01.2022 wurde die Kilometerpauschale rückwirkend angehoben um weitere 0,03 Cent angehoben und beträgt somit 0,38 EUR ab dem 21. Kilometer der Geschäftsreise. .

    Eine weitere Möglichkeit der Abrechnung ist die Ermittlung der tatsächlich entstandenen Kosten. In diesem Falle wird ein Fahrtenbuch als Dokumentationsinstrument genutzt und die Aufbewahrung der Belege ist essenziell, um von späteren Steuervorteilen profitieren zu können. Die Erstattung der Reisekosten in diesem Falle steuerfrei, was den Mehraufwand der Dokumentation und Verwaltung wieder ausgleicht.

    Dienstfahren mit dem Privatfahrzeug: Wer haftet im Schadensfall?

    Was passiert im Falle eines Unfalls? Sollte es während einer Dienstreise mit privatem Pkw zu einem Unglück kommen, gilt ein dreistufiges Haftungsmodell:

    Keine Haftung des Arbeitnehmers im Falle der „leichtesten Fahrlässigkeit“
    „Leichteste Fahrlässigkeit“ ist nach der gesetzlichen Definition gegeben, wenn es sich um geringfügige und leicht entschuldbare Pflichtverletzungen handelt, die jedem Arbeitnehmer unterlaufen können.

    Bei „mittlerer Fahrlässigkeit“ haftet der Arbeitnehmer anteilig.
    Bei „mittlerer Fahrlässigkeit“ ist der Haftungsanteil des Arbeitnehmers unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere auch der Versicherbarkeit durch den Arbeitgeber, der Höhe des Verdienstes, des bisherigen Verhaltens des Arbeitnehmers und seiner sozialen Verhältnisse zu bestimmen.

    Grundsätzlich volle Haftung des Arbeitnehmers bei „grober Fahrlässigkeit und Vorsatz“.
    „Grobe Fahrlässigkeit“ des Arbeitnehmers ist dann anzunehmen, wenn eine besonders schwere, auch subjektiv nicht entschuldbare Pflichtverletzung vorliegt.

    Mit Payhawk wird die Verwaltung der Reisekosten zur Leichtigkeit

    Die Verwaltung und das Management der Reisekosten stellen viele Unternehmen vor operativen Herausforderungen. Die Einholung der Belege, die Berechnung der Entfernung sowie das Tracking des Budgets sind ohne Spend Management Software meist manuell abgebildet und dadurch sehr fehleranfällig. Sie sollten in der Lage sein, Ihre Ausgaberichtlinien für Ihr gesamtes Unternehmen anzuwenden und Automatisierungen für die Erstattung, Kilometererfassung oder auch Genehmigung zu nutzen.

    Dank Payhawk erhalten Sie dies in einer vollumfänglichen Lösung und profitieren von vielen Vorteilen, beispielsweise:

    • intuitive Spesenverwaltung via der Payhawk App
    • smarte Firmenkarten
    • digitale Erfassung von Belegen dank innovativer KI / OCR Technologie
    • automatisierte Reisekostenabrechnungen in Echtzeit
    • Schnittstellen zu ERP Integrationen und Buchhaltungssoftware
    • Ausgabenkontrolle und Transparenz

    Ihre Mitarbeiter erhalten dank der digitalen Lösung eine effizientere Abrechnung Ihrer Spesen und Ihr Finance Team gewinnt die nötigen Ressourcen, um sich auf Aufgaben höherer Priorisierung zu fokussieren. Sie können Payhawk beispielsweise mit TravelPerk verbinden und so einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsreisen gewährleisten.

    Eine All-In-One Geschäftskosten Management Software unterstützt Ihr Team nicht nur in der Verwaltung Ihrer Reisekosten oder Spesen, sie kann Ihrem gesamten Unternehmen dabei helfen, einen Überblick über die Geschäftsausgaben zu erhalten, diese zu verwalten und dank innovativer Kontrollinstrumente in sichere Gewässer zu manövrieren. Sie möchten mehr über Payhawk und unsere Lösung zur Reisekostenverwaltung erfahren? Dann buchen Sie sich noch heute eine Demo.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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