On the Road: Dienstreisen mit dem Privat PKW

Was gilt laut Bundesreisekostengesetz als Dienstreise?

Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter aus beruflichen Gründen reisen, handelt es sich um eine Dienstreise. Wichtig dabei ist, dass der Mitarbeitende sich vorübergehend außerhalb der Betriebsstätte aufhält und diese Reise aus beruflichen Gründen indiziert wird. Laut dem Bundesreisekostengesetz sind Dienstreisen vorab mündlich oder schriftlich beim Arbeitgeber zu beantragen.

Was gilt es bei der dienstlichen Nutzung des privaten PKW rechtlich zu beachten?

Sollten Sie Ihren Privat-PKW für eine Dienstreise nutzen, gilt es einige Dinge zu beachten. Hier sind einige wichtige Punkte:

Versicherung: Überprüfen Sie, ob Ihre Kfz-Versicherung eine dienstliche Nutzung abdeckt. Möglicherweise müssen Sie eine gewerbliche Nutzung beantragen.

Steuern: Die Nutzung eines Privat-PKW für dienstliche Zwecke kann steuerliche Auswirkungen haben. Informieren Sie sich über die steuerlichen Vorschriften und Regelungen in Ihrem Land, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Angaben machen und mögliche steuerliche Vorteile nutzen.

Fahrtenbuch: Es kann ratsam sein, ein Fahrtenbuch zu führen, um die dienstlichen Fahrten genau zu dokumentieren. Ein Fahrtenbuch sollte Informationen wie Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort sowie den Zweck der Fahrt enthalten.
Unfallhaftung: Im Falle eines Unfalls während der dienstlichen Nutzung des Privat-PKW kann die Haftungsfrage komplex sein. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen und mögliche Risiken abgedeckt sind.

Arbeitsschutz: Es ist wichtig, dass Ihr Arbeitgeber die erforderlichen Sicherheitsvorschriften für die dienstliche Nutzung von Privat-PKW einhält. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Fahrzeugkontrollen, die Einhaltung von Verkehrsregeln und das Verbot von Telefonieren während der Fahrt.

Kilometerpauschale: Prüfen Sie, ob Sie Anspruch auf eine Kilometerpauschale oder eine andere Art der Kostenvergütung für dienstliche Fahrten haben. In einigen Ländern gibt es festgelegte Kilometerpauschalen, die steuerlich absetzbar sein können.

Wichtig zu beachten ist, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land unterschiedlich sein können. Es ist daher ratsam, sich mit den spezifischen Gesetzen und Vorschriften in Ihrem Land vertraut zu machen oder sich bei einem Experten oder einer zuständigen Behörde beraten zu lassen.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bei Dienstreisen?

Wichtig zu beachten ist, dass Geschäftsreisen mit Arbeitgeberpflichten verbunden sind. Das Unternehmen ist verpflichtet, den Arbeitnehmer rechtzeitig (mindestens 48 Stunden, bei längerem Aufenthalt entsprechend länger) zu informieren. Der Arbeitgeber ist ebenso verpflichtet, die Reisekosten zu erstatten. Die Höhe der Erstattung muss im Voraus kommuniziert werden.

Bei Dienstreisen ins Ausland muss der Arbeitgeber die A1 Bescheinigung ausstellen. Diese Bescheinigung ist der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer während einer Dienstreise ins europäische Ausland über sein Heimatland sozialversichert ist. Üblicherweise erhalten Arbeitgeber diese von den Sozialversicherungsträgern.

Vor- und Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat-PKW.

Dienstreisen gehören zum geschäftlichen Alltag vieler Mitarbeiter, dennoch sind sich viele nicht über die Vorteile und Risiken der privaten KFZ Nutzung bewusst. Im Folgenden gehen wir auf die Vor- sowie Nachteile der dienstlichen Nutzung eines Privat Pkw ein.

Vorteile:

Flexibilität
Die Nutzung des privaten PKWs für Firmenfahrten bietet eine hohe Flexibilität und Unabhängigkeit und Mitarbeitende profitieren davon, ihre Reiseroute und -zeiten individuell anpassen zu können. Es besteht keine Abhängigkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln, mit welchen viele Firmenstandorte nicht zu erreichen sind. Wer möchte schon gerne nach einer erfolgreichen Präsentation im Regen auf den Bus warten?

Kosteneffizienz
Die Verwendung des privaten PKWs spart dem Unternehmen viele Kosten, insbesondere wenn kein Budget für die Nutzung eines Firmenwagens vorgesehen ist. Mitarbeiter können die Reisekosten für Benzin, Wartung und Versicherung als Geschäftsausgaben geltend machen und unter Umständen von steuerlichen Vergünstigungen profitieren.

Nachteile:

Verschleiß
Firmenfahrten mit dem privaten PKW können zu einer erhöhten Abnutzung des Fahrzeugs führen, den Kilometerstand schnell erhöhen und zusätzlichen Verschleiß verursachen. Dies kann zu hohen Wartungskosten und einem schnelleren Wertverlust des Fahrzeugs führen.

Haftungsrisiko
Und genau hier wird die Nutzung des privaten PKW zum Risiko. Im Falle eines Unfalls haftet der Arbeitnehmer in den meisten Fällen allein und Unternehmen beteiligen sich meist nur gering an den entstandenen Schäden. Die dienstliche Nutzung des privaten Kfz sollte vorab im Arbeitsvertrag geklärt werden, liegt diese Vereinbarung nicht vor, müssen Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten nicht erstatten.

So funktioniert die Abrechnung von Dienstfahrten mit dem Privat-PKW

In Deutschland gibt es mehrere Wege zur Abrechnung der Reisekosten für Geschäftsreisen mit dem privaten Pkw. Eine häufig angewandte Methode ist die Kilometerpauschale. Wie der Name schon sagt, wird hier eine Pauschale angewandt, welche die entstandenen Kosten ersetzen soll und anhand der Gesamtentfernung berechnet wird. Die Kilometerpauschale beträgt im Jahr 2023 für Pkws 0,30 Cent pro Kilometer und für Motorräder und Elektrobikes 0,20 Cent pro Kilometer. Vom 01.01.2022 wurde die Kilometerpauschale rückwirkend angehoben um weitere 0,03 Cent angehoben und beträgt somit 0,38 EUR ab dem 21. Kilometer der Geschäftsreise.

Auch im Jahr 2025 gelten weiterhin die gleichen Regelungen und Beträge zur Kilometerpauschale wie in den Vorjahren. Es wurden keine Änderungen an den Pauschalsätzen vorgenommen. Das bedeutet: Für Fahrten mit dem Pkw beträgt die Kilometerpauschale nach wie vor 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Für Fahrten mit dem Motorrad oder Elektrobike bleibt es bei 0,20 Euro pro Kilometer. Ebenso ist die seit dem 01.01.2022 rückwirkend eingeführte Erhöhung ab dem 21. Entfernungskilometer weiterhin gültig – hier werden nach wie vor 0,38 Euro pro Kilometer angesetzt. Eine Anpassung der Pauschalen wurde bis einschließlich April 2025 nicht vorgenommen.

Eine weitere Möglichkeit der Abrechnung ist die Ermittlung der tatsächlich entstandenen Kosten. In diesem Falle wird ein Fahrtenbuch als Dokumentationsinstrument genutzt und die Aufbewahrung der Belege ist essenziell, um von späteren Steuervorteilen profitieren zu können. Die Erstattung der Reisekosten in diesem Falle steuerfrei, was den Mehraufwand der Dokumentation und Verwaltung wieder ausgleicht.

Dienstfahren mit dem Privatfahrzeug: Wer haftet im Schadensfall?

Was passiert im Falle eines Unfalls? Sollte es während einer Dienstreise mit privatem Pkw zu einem Unglück kommen, gilt ein dreistufiges Haftungsmodell:

Keine Haftung des Arbeitnehmers im Falle der „leichtesten Fahrlässigkeit“
„Leichteste Fahrlässigkeit“ ist nach der gesetzlichen Definition gegeben, wenn es sich um geringfügige und leicht entschuldbare Pflichtverletzungen handelt, die jedem Arbeitnehmer unterlaufen können.

Bei „mittlerer Fahrlässigkeit“ haftet der Arbeitnehmer anteilig.
Bei „mittlerer Fahrlässigkeit“ ist der Haftungsanteil des Arbeitnehmers unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere auch der Versicherbarkeit durch den Arbeitgeber, der Höhe des Verdienstes, des bisherigen Verhaltens des Arbeitnehmers und seiner sozialen Verhältnisse zu bestimmen.

Grundsätzlich volle Haftung des Arbeitnehmers bei „grober Fahrlässigkeit und Vorsatz“.
„Grobe Fahrlässigkeit“ des Arbeitnehmers ist dann anzunehmen, wenn eine besonders schwere, auch subjektiv nicht entschuldbare Pflichtverletzung vorliegt.

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