Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber 2024: Das ultimative Handbuch

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Bei einem Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine Zahlung, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber erhalten. Diese soll Ausgaben für den Arbeitsweg decken. Zweck dessen ist es, die finanzielle Belastung für den Arbeitnehmer zu reduzieren, die zum Beispiel täglich zur Arbeit pendeln müssen oder grundsätzlich längere Fahrtwege haben.

Der Fahrtkostenzuschuss kann zwar durch Geldleistungen gewährt werden. Aber auch Vergünstigungen wie etwa Zuschüsse für Tickets zur Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs können als Fahrtkostenzuschuss gelten.

Warum sollte ein Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss anbieten?

Auf den ersten Blick mag es so wirken, als würde nur der Arbeitgeber einen Vorteil aus dem Fahrtkostenzuschuss ziehen können. Allerdings bestehen viele Vorteile sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile für beide Seiten:

Vorteile für den Arbeitgeber

Mitarbeiterbindung
Arbeitnehmer profitieren finanziell vom Fahrtkostenzuschuss und fühlen sich oft von ihrem Arbeitgeber gut unterstützt. In einem solchen Arbeitsklima wird es unwahrscheinlicher, dass ein Arbeitnehmer den Arbeitsplatz wechseln möchte.
Das ist ein Vorteil für alle Beteiligten.

Mitarbeitergewinnung
Für potenzielle Arbeitnehmer kann ein vom Unternehmen ausgezahlter Fahrtkostenzuschuss ausschlaggebend dafür sein, sich für einen bestimmten Arbeitgeber zu entscheiden. Eine Unterstützung dieser Art kann also auch dazu führen, dass ein Unternehmen freie Positionen optimal besetzen kann.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Finanzielle Entlastung
Einer der größten Vorteile für den Arbeitnehmer ist sicherlich die finanzielle Entlastung. Mitarbeiter, die sich trotz eines weiten Fahrtwegs für einen bestimmten Arbeitgeber entschieden haben, können durch den Fahrtkostenzuschuss bedeutend entlastet werden. Pendeln kann hohe, zusätzliche Kosten verursachen. Ein Arbeitgeber gibt seinen Mitarbeitern durch einen Fahrtkostenzuschuss also mehr finanziellen Spielraum und erkennt dessen zusätzlichen Aufwand durch die zusätzliche Zahlung an.

Zufriedenheit und Motivation
Arbeitnehmer, die wissen, dass ihre Arbeit und zusätzlicher Aufwand, wie ein langer Fahrtweg, wertgeschätzt und finanziell ausgeglichen werden, werden sich an ihrem Arbeitsplatz mit mehr Zufriedenheit aufhalten. Unterstützung durch den Arbeitgeber kann zu mehr Motivation und Freude bei der Arbeit führen und eine höhere Identifikation mit dem Vorgesetzten und dem Unternehmen selbst bewirken. Ein Fahrtkostenzuschuss ist also mehr als eine finanzielle Unterstützung. Er sorgt auch dafür, dass es den Arbeitnehmern am Arbeitsplatz gut geht und sie mental weniger von finanziellen Sorgen geplagt werden.

Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale: Was ist der Unterschied?

Der Fahrtkostenzuschuss und die Pendlerpauschale erfüllen zunächst einmal einen unterschiedlichen Zweck. Der Fahrtkostenzuschuss ist nämlich eine direkte finanzielle Unterstützung vom Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer. Er soll dafür sorgen, dass die monetäre Belastung durch den täglichen Arbeitsweg für Mitarbeiter geringer ist. Eine solche Zusatzzahlung ist nicht von steuerlichen Aspekten abhängig. Sie ist nicht an die jährliche Einkommenssteuererklärung gebunden und wird vom Arbeitgeber direkt vorgenommen.

Bei der Pendlerpauschale hingegen liegt die Abhängigkeit zur Steuererklärung vor. Sie ist eine steuerliche Vergünstigung. Das heißt, dass der Arbeitnehmer Kosten für den Arbeitsweg von der Steuer absetzen kann. Die Pendlerpauschale ist somit eine Leistung vom Staat. Der Fahrtkostenzuschuss hingegen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.

Definition Pendlerpauschale:
Bei der Pendlerpauschale geht es um steuerliche Vergünstigungen. In einigen Ländern ist es dadurch möglich, Kosten für den Arbeitsweg steuerlich abzusetzen. Dies erfolgt in der jährlichen Steuererklärung und kann die zu zahlende Einkommensteuer reduzieren. Die Höhe der absetzbaren Kosten pro Kilometer variiert je nach Bundesland. Die Pendlerpauschale kann auch an bestimmte Bedingungen gebunden sein. Dabei kann es sich etwa um die Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort in Kilometern handeln.

Wie wird ein Fahrtkostenzuschuss besteuert?

Für den Arbeitnehmer gilt eine pauschale Besteuerung von 15 Prozent Lohnsteuer auf den Fahrtkostenzuschuss. Diesen Steueranteil trägt aber der Arbeitgeber. Allerdings muss er in diesem Kontext keine Sozialabgaben zahlen. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung ist der Fahrtkostenzuschuss ein steuerlicher Vorteil. Denn ein Arbeitgeber müsste auf ein erhöhtes Gehalt Abgaben wie etwa Arbeitslosen-, Pflege-, Kranken- und auch Rentenversicherung zahlen. Ein Arbeitnehmer hingegen müsste ggf. auf das Einkommen einen höheren Steuersatz zahlen, als auf einen Fahrtkostenzuschuss.

Steuerfreier Fahrtkostenzuschuss

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist. Diese Ausnahmen haben wir von Payhawk hier für Sie zusammengetragen:

Der Arbeitgeber bezuschusst die Fahrtkosten des Arbeitnehmers mithilfe eines Tankgutscheins. Tickets für den öffentlichen Nahverkehr kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen, ohne Steuern darauf zahlen zu müssen. Wenn eine Person den Status eines Auszubildenden hat, können die Fahrten zur Berufsschule vom Arbeitgeber steuerfrei bezuschusst werden. Im Fall, dass ein Arbeitnehmer am Ort seines Arbeitsplatzes einen Nebenwohnsitz hat, also doppelte Haushaltsführung betreibt, kann ein Arbeitgeber Fahrten zu dem Hauptwohnsitz bezuschussen, ohne steuerliche Abgaben zu zahlen.

Pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss

Der Fahrtkostenzuschuss kann pauschal versteuert werden, um die Steuerlast für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu verringern. Dafür müssen allerdings ein paar Voraussetzungen erfüllt sein.

Die Pauschalversteuerung ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Steuern pauschal mit einem festen Prozentsatz zu berechnen. Er muss sie dann nicht individuell auf den einzelnen Arbeitnehmer umlegen.

Diese sind die wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden kann:

Jährlicher Werbungskostenabzug:
Der Fahrtkostenzuschuss muss innerhalb des jährlichen Werbekostenabzugs des Arbeitnehmers liegen. Unter Werbungskostenabzug versteht man den Betrag, den Arbeitnehmer für berufsbedingte Ausgaben von der Steuer absetzen können. Dazu können etwa Fahrtkosten, Arbeitsmittel oder auch Fortbildungen gehören.

Zusatzleistungen durch das Unternehmen:
Der Fahrtkostenzuschuss muss eine Zusatzleistung sein, die das Unternehmen freiwillig zahlt, um den Arbeitnehmer finanziell zu unterstützen. Besonders hilfreich ist dies für Arbeitnehmer, die pendeln müssen.

Höchstbetrag von 4.500 Euro jährlich:
Eine Pauschalversteuerung ist dann möglich, wenn der Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr nicht überschritten wird. Ist der Betrag höher, kann er nicht pauschal versteuert werden, sondern individuell.

Jobticket und Sachbezugsfreigrenze:
Für ein Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr gilt eine Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro im Monat. Bis zu diesem Betrag müssen keine Steuern auf das Ticket gezahlt werden.

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Wie berechnet man den Fahrtkostenzuschuss?

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses wird die einfache Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsplatz herangezogen. Der letzte Kilometer wird hierbei immer abgerundet. Die einfache Distanz wird dann mit der Anzahl der Arbeitstage des Monats oder aber pauschal über das Jahr, in diesem Fall mit 15 Tagen im Monat, multipliziert.

Berechnung des Fahrtkostenzuschusses in Deutschland

In Deutschland wird die Anzahl der Tage dann mit dem Fahrtkostenzuschuss pro Kilometer und Tag (0,30 €) multipliziert. Ab dem 21. Kilometer der einfachen Distanz steigt der Zuschuss und es können 38 Cent pro Kilometer berechnet werden.

Schauen wir uns das Ganze anhand eines Rechenbeispiels an:

Ein Arbeitnehmer ist zum Beispiel an 17 Tagen eines Monats zu seinem Unternehmen gefahren. Dafür hat er sein eigenes Auto genutzt. Die einfache Distanz zwischen seinem Wohnort und seinem Unternehmen beträgt 29,4 Kilometer. So sieht die Formel ohne eingetragene Werte aus:
Arbeitstage pro Monat x KM-Anzahl der einfachen Distanz x 0,30 € bzw. 0,38 € = Fahrtkostenzuschuss

Wenn jetzt alle vorhandenen Werte eingetragen werden, ergibt sich diese Formel:
17 x (20 x 0,30 € + 9 x 0,38 €) = 160,14 €

Insgesamt lässt sich also ein Fahrtkostenzuschuss von 160,14 € errechnen. Wie Sie sämtliche Reisekosten immer im Blick behalten, lesen Sie hier.

Berechnung des Fahrtkostenzuschusses in Österreich

Seit 2018 können Arbeitnehmer die Kosten für den Arbeitsweg erstattet bekommen. Dies gilt, wenn der Weg mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt. Für die Autonutzung gibt es andere Regularien. Tickets für den Nahverkehr werden in folgenden Fällen übernommen:

• Täglicher Weg zwischen Arbeitsplatz und Wohnort
• Heimfahrten am Wochenende im Fall, dass der Wohnort weiter entfernt liegt
• Auswärtstätigkeiten wie etwa Seminare, Schulungen etc.

Ist der Transport mit den öffentlichen Verkehrsmitteln aus verschiedenen Gründen nicht zumutbar, werden Kosten für die Nutzung des privaten Autos übernommen. Diese Extrazahlung wird dort Kilometergeld genannt. Die Höhe beträgt 0,42 Euro pro Kilometer. In Österreich gilt eine Obergrenze von 30.000 Kilometern und somit 12.600 Euro.

Fahrtkostenzuschuss bei Minijobs und Auszubildenden

Für Minijobber besteht ebenfalls die Möglichkeit, einen Zuschuss für Fahrtkosten zu erhalten. Auch in diesem beträgt die Erstattung 30 bzw. 38 Cent pro zurückgelegten Kilometer. Der Fahrtkostenzuschuss hat keinen Einfluss auf die Einkommensgrenze für Minijobber.

Genau das Gleiche gilt auch für Menschen in einem Ausbildungsverhältnis. Arbeitgeber können für die Wege zum Ausbildungsbetrieb oder der Berufsschule die gängigen Beträge bezuschussen, unter dem geltenden steuerlichen Prozentsatz.

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Zusammenfassung

Der Fahrtkostenzuschuss ist vorteilhaft – sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Sogar Minijobber und Auszubildende können ihre Ansprüche geltend machen. Einer der großen Unterschiede zwischen Fahrtkostenpauschale und Pendlerpauschale besteht darin, dass die Fahrtkostenpauschale eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist. Die Pendlerpauschale hingegen ist eine Leistung des Staates, die durch das Abgeben einer Steuererklärung eingefordert werden kann.

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FAQ

Wie berechnet der Arbeitgeber die Reisekosten?

Der Arbeitgeber berechnet für berufliche Reisen mit dem privaten Auto die gängigen Beträge für zurückgelegte Kilometer. Entfernungen, die etwa mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden, können vollumfänglich erstattet werden. Voraussetzung hierfür ist die Vorlage der entsprechenden Belege.

Wer hat Anspruch auf eine Reisekostenvergütung?

Alle Arbeitnehmer, denen kein Firmenwagen zur Verfügung steht, können ab dem ersten gefahrenen Kilometer mit dem privaten Pkw die geltenden Pauschalen berechnen.

Ist eine Reisekostenvergütung steuerfrei?

Entsprechend § 3, Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes können sich Arbeitnehmer Reisekosten steuerfrei vom Arbeitnehmer erstatten lassen, wenn entsprechende Voraussetzungen erfüllt sind.

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Bei dem Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine freiwillige Extrazahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Er kann seine Mitarbeiter hiermit finanziell entlasten, wenn diese zum Beispiel Pendler sind und viele jobbedingte Fahrtwege haben.

Welche Vorteile hat der Zuschuss?

Arbeitgeber signalisieren ihren Arbeitnehmern mit dem Fahrtkostenzuschuss, dass sie ihren Aufwand zu schätzen wissen. Dadurch kann ein Unternehmen Arbeitskräfte binden und hat ein gutes Argument für sich als Arbeitgeber, wenn es um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter geht.

Arbeitnehmer erfahren durch den Zuschuss finanzielle Entlastung und haben durch weite Fahrtwege keinen monetären Nachteil.