Unkomplizierte und transparente Buchhaltung bei der Agentur Explose

Die Agentur Explose ist eine luxemburgische Digitalagentur, die Branding, Websites und Apps entwickelt. Sie arbeitet an internationalem Content, einschließlich Musikvideos und Filmen, und hat kreative Projekte für Unternehmen wie dem Luxembourg Science Center, Sonotron und Katusha unterstützt.

Hauptsitz
Luxembourg
Branche
Marketing
Mitarbeiter
11
Mit Payhawk angefangen
Februar 2021
Herausforderungen
Haufenweise Papierkram
Projektkosten verfolgen
Ausgaben unterwegs
Features, die sie lieben
OCR
Customer service
Projektkostenmanagement

“Payhawk gibt mir den Freiraum, mich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen Firmenwert schaffen.”

Nadia Vanuytrecht, HR & Operations Manager

Das Leben vor Payhawk

Als Digitalagentur, die mit digitalen Lösungen das Leben vereinfachen will, wusste Explose, dass die Prozesse für das Ausgabenmanagement nicht altmodisch und mühselig sein durften.

Nourddine Sli, Gründer und Creative Director, erinnerte sich an Zeiten, in denen er und sein Team in früheren Positionen mit veralteten Lösungen für die Ausgabenverwaltung gearbeitet hatten. Da war es normal, zahlreiche Belege und Rechnungen zu sammeln, sie mit den Banktransaktionen zu vergleichen, alles auszudrucken und dann Zeile für Zeile nach Datum zu sortieren. Sli wusste, dass er eine digitale Ausgabenlösung wollte, die den Papierkrieg für Explose beendet.

Zeit sparen mit modernem Kostenmanagement und unterstützender Buchhaltung

Anstatt stundenlang Daten einzugeben, kann sich HR und Operations Managerin Nadia Vanuytrecht dank Payhawk auf Aufgaben konzentrieren, die einen Firmenwert schaffen.

Vanuytrecht erzählt, wie die OCR-Technologie von Payhawk ihre Buchhaltung wesentlich einfacher und weniger zeitaufwändig gemacht hat. Mit Hilfe der OCR können doppelte Rechnungen erkannt und mehrere Felder automatisch ausgefüllt werden, was viel Zeit und Mühe spart.

Monitoring der Projektausgaben und Verbesserung der Effizienz

Für eine Agentur wie Explose ist die Arbeit in erster Linie projektbezogen. Die Kostenüberwachung pro Projekt ist wichtig, um die Ausgaben zu messen und die Budgets auf Kurs zu halten.

Indem alle Zahlungen über Payhawk abgewickelt werden und jede davon über individuelle Kategorien innerhalb des Tools einem Projekt zugeordnet wird, kann das Team die Ausgaben leicht nachverfolgen und sie laufenden Projekten zuordnen.

Auch virtuelle Karten helfen der Agentur, effizient zu bleiben. Executive Producer und Filmregisseur, Medhi Sli, erzählt von einem Beispiel aus dem Artdepartment. Wenn sie eine Ausgabenanfrage für einen Artikel stellen müssen, kann das Team einfach eine virtuelle Karte in Payhawk erstellen, ein Limit festlegen und sie freigeben. Ein unkompliziertes, schnelles Verfahren für alle Beteiligten, bei dem kein Stück Papier zur Antragstellung eingereicht wird. Und niemand muss auf das Geld warten oder darauf, es zurück zu bekommen.

Motivierte Mitarbeiter und konkurrenzloser Customer Support

Dank Payhawk kann jetzt jeder Mitarbeiter und jedes Team seine eigenen und projektspezifische Ausgaben verwalten und Rechnungen importieren – alles in Echtzeit. Dieser effiziente und digitale Prozess in Echtzeit bedeutet, dass Vanuytrecht alle Informationen über die Firmenausgaben immer zur Hand hat. So ist sie allzeit bereit, sei es für den Monatsabschluss oder für die Vorbereitung auf eine Prüfung.

Was Explose betrifft, so hat das Customer Success Team alle Erwartungen an ein typisches SaaS weit übertroffen. Vanuytrecht erwähnte, dass es immer sehr hilfsbereit war und keine Frage offen gelassen hat. „Sie bleiben immer dran“, sagte Vanuytrecht. „Und sie geben einem das Gefühl, dass man geschätzt wird.“

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