Payhawk

Es fin de mes y tus equipos de Contabilidad y Finanzas están ocupados recopilando todos los datos que necesitan para el cierre contable, verificar los saldos de las cuentas y generar los estados financieros mensuales. En general, esta tarea debería brindar a los equipos directivos y líderes de la organización toda la información básica necesaria para la toma de decisiones estratégicas. No obstante, a menudo la información llega demasiado tarde para ser aprovechada.

Te compartimos cinco consejos para afrontar el fin de mes de la forma más eficiente.

Crea una lista de tareas de fin de mes

Tener una lista clara de tareas y personas responsables es una excelente manera de comenzar el cierre del mes. Contar con una panorámica completa de las acciones a realizar permitirá que el equipo se organice mejor y se sienta más comprometido. Esta lista se podrá ir actualizando y mejorando a medida que avanza el año y, para diciembre, será una herramienta muy valiosa de cara al cierre contable de fin de año.

En nuestro libro electrónico más reciente, Guía para agilizar el cierre contable mensual, entrevistamos a seis directores financieros para recopilar sus datos y consejos y crear una checklist básica para que los equipos de Finanzas y Contabilidad gestionen su fin de mes de manera efectiva.

Trata de cerrar el mes antes del 5to. día hábil

Muchos equipos financieros se quejan de que siempre están en el proceso de cierre de fin de mes. Este proceso continuo significa que las tareas estratégicas importantes, como la previsión presupuestaria o los planes ejecutivos, nunca reciben suficiente atención.

Estudios señalan que un proceso más eficiente de cierre contable mensual permitiría al equipo de Finanzas brindar información oportuna a los líderes de la organización, ayudándolos a responder más ágilmente a los cambios del mercado. También destacan que la automatización es un factor clave para cerrar los libros más rápido.

La automatización es clave

La automatización permite realizar los procesos más rápidamente y reduce el error humano. Estos dos factores son fundamentales para cerrar el mes. Sin automatización las tareas simples pueden retrasarse, especialmente si un miembro clave del equipo está de vacaciones o enfermo.

Las conciliaciones bancarias y adjuntar las facturas a las transacciones son algunas de las tareas más arduas que los equipos de Contabilidad deben afrontar como parte del cierre de fin de mes. Menos mal que, gracias a software de gestión de gastos como el de  Payhawk, estas tareas pueden automatizarse por completo. Además, toda la información puede enviarse directamente al software de Contabilidad, a través de nuestras  integraciones.

Al utilizar las tarjetas de empresa de Payhawk, la aplicación móvil le pedirá al titular de la tarjeta que adjunte el recibo una vez que se haya realizado la transacción, lo que podrá hacer con un par de clics. La aplicación también envía recordatorios semanales y mensuales a todos los titulares de tarjetas, para que el equipo de Contabilidad no tenga que perseguir a los empleados para que envíen sus recibos.

Además, tu cuenta de Payhawk dispone de un IBAN dedicado para que puedas pagar los  reembolsos a los empleados y  facturas al instante, con solo unos pocos clics a través de SEPA Instant y Faster Payments. Así, la única tarea que deberá realizar tu equipo de Contabilidad será descargar el informe de gastos de fin de mes. Este informe presentará toda la información necesaria, incluyendo en adjunto las facturas.

Cuando se habla de automatización generalmente las empresas piensan en grandes inversiones pare renovar sus sistemas de TI. Sin embargo, con el actual desarrollo de la industria del software como servicio (SaaS), esto ya no es necesario. La automatización y la digitalización empresarial ahora están disponibles para cualquier empresa, de cualquier tamaño y a un precio asequible. Gracias a las API abiertas, las  integraciones entre todos estos sistemas son fluidas y seguras, lo que permite a los equipos ahorrar tiempo y recursos.

Olvídate de Excel y súbete a la nube

Uno de los efectos del trabajo remoto es que cada vez más empresas utilizan la nube para almacenar los datos del negocio. Tener información de la empresa en tiempo real es crucial para tomar decisiones rápidamente. Las decisiones estratégicas no pueden esperar hasta el fin de mes.

Un  informe de Deloitte muestra que, para tener más datos de la empresa en tiempo real, se debe comenzar identificando y aislando procesos que tienden a ocurrir solo una vez al mes e intentar adelantarlos y hacerlos más frecuentes, una vez a la semana o una vez al día. Después de identificar esas tareas, las empresas deben buscar qué tecnología puede ayudar a soportarlas y optimizarlas.

Tener los datos de la empresa en la nube permite que los diferentes equipos tengan acceso a ellos cuando trabajan de forma remota. Esto resulta crucial para las empresas con varias entidades. Payhawk te permite tener toda la información de los gastos de tus distintas entidades en una sola plataforma,  almacenada de forma segura en la nube.

Además, a medida que más y más gobiernos implementan sistemas en la nube para evitar el fraude y agilizar los pagos de impuestos y la contabilidad, ya no hay excusa para permanecer fuera de la nube.

Haz, mejora, repite

Para mejorar realmente nuestro proceso de cierre de fin de mes es fundamental revisarlo todos los meses. Ciertamente, acelerar el proceso puede generar errores, pero si esto se sincroniza con revisiones periódicas, habrá más oportunidades para mejorarlo cada vez más. Te dejamos cuatro sencillos pasos para mejorar el proceso de cierre de fin de mes:

1. Comparte con tu equipo por qué simplificar este proceso es vital para el negocio. Explica cuán importante es para tener visibilidad y obtener datos financieros oportunos para los inversores y stakeholders.
2. Pídele a un miembro del equipo que te ayude a mejorar el proceso. Involúcralo y hazlo responsable de la checklist de fin de mes.
3. Pídele a tu equipo de Contabilidad que te ayude a realizar la contabilidad diariamente. Reduce tu plan general de cuentas; los expertos dicen que menos de 100 GL es ideal.
4. Finalmente, solicita a tu equipo de TI que busque más integraciones de software y reduzca la cantidad de importaciones de datos.

¿Está buscando más formas de mejorar el proceso? Descarga nuestro libro electrónico:  Guía para agilizar el cierre contable mensual. Y si ya estás listo para automatizar los gastos de tu empresa,

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