La liquidación de gastos (y cómo hacerla en la práctica)

Ahora bien, este término se puede utilizar con distintas acepciones y aquí las vamos a explicar de manera sencilla, aunque nos centraremos principalmente en el vital proceso de reembolso de gastos pagados por los trabajadores.

Qué es la liquidación de gastos: 3 acepciones

En el entramado financiero de las empresas, la liquidación de gastos despliega su importancia en tres dimensiones o acepciones muy importantes:

1. La liquidación de gastos del presupuesto.
2. La liquidación de los gastos ocasionados.
3. La liquidación de los gastos pagados por los trabajadores.

Cada una de estas facetas juega un papel esencial en la eficiencia y transparencia financiera de un negocio. Por eso, a continuación, las explicamos con detalle.

Liquidación de gastos del presupuesto

Por un lado, la liquidación de gastos del presupuesto se refiere a la minuciosa distribución y al ajuste de fondos asignados a los diversos departamentos y proyectos. Esta práctica garantiza que tus recursos financieros se utilizan de forma óptima, evitando desviaciones significativas entre los montantes asignados y los que realmente se han gastado.

Por su función, la liquidación de gastos del presupuesto no solo facilita la planificación a largo plazo, sino que se trata también de una herramienta que brinda una visión clara de las áreas que necesitan una optimización y te permite una toma de decisiones más informada.

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Liquidación de gastos ocasionados

El segundo tipo es la liquidación de gastos ocasionados. Esta acepción entra en juego cuando se enfrentan desembolsos imprevistos o variables. Esto puede abarcar desde la liquidación de gastos notariales hasta las comisiones bancarias y otros cargos no esperados que puedan surgir.

En este escenario, la liquidación se convierte en un proceso de conciliación entre los distintos registros contables y los documentos que respaldan cada uno de los gastos. Por lo tanto, a través de una cuidadosa revisión y aprobación, te aseguras la exactitud de los registros y también evitas pérdidas financieras innecesarias.

Liquidación de gastos pagados por el trabajador

En tercer lugar, pero no menos importante, la liquidación de gastos pagados por el trabajador emerge como una cuestión clave para las finanzas de un negocio. A lo largo del artículo pondremos el foco en ella, desvelando cómo las empresas optimizan la experiencia de su plantilla reembolsando sus gastos laborales en tiempo y forma. Desembolsos, por ejemplo, como los de los gastos de viajes.

Operativa práctica de la liquidación de gastos pagados por el trabajador de forma tradicional

En muchas empresas, la liquidación de gastos pagados por el trabajador aún se lleva a cabo de una manera que podríamos definir como “tradicional”. Pero está claro que en un escenario donde la tecnología se abre paso vertiginosamente, este enfoque, arraigado en métodos convencionales, puede ser más engorroso y propenso a errores. Al fin y al cabo, en él suele haber falta de automatización y el flujo de información es más limitado.

En este tipo de liquidación de gastos los empleados presentan manualmente los informes de las operaciones, lo cual es un proceso que consume tiempo y energía. Los recibos y documentos se acumulan, algo que dificulta la revisión y aprobación por parte de los responsables financieros. Los ya citados gastos de viaje, recurrentes en muchas empresas, añaden complejidad debido a las múltiples facturas y detalles.

El caso es que la liquidación de gastos tradicional presenta desventajas como:

• Dar lugar a retrasos.
• Impactar negativamente en la moral del equipo, por ser un trabajo tedioso.
• No ofrecer visibilidad en tiempo real.
• Puede dar lugar a diferencias en los importes que han reportado los trabajadores y los reembolsos.

Por estos inconvenientes, es esencial que tomes nota de cómo las soluciones tecnológicas modernas transforman esta dinámica en una empresa. Las herramientas de gestión de gastos, como se explora en detalle en este artículo sobre reporte de gastos, te ofrecen una alternativa revolucionaria a la operativa manual.

Liquidación cuando la empresa ha entregado un anticipo

En el escenario donde una empresa proporciona un anticipo a sus empleados para cubrir gastos, la operativa tradicional de liquidación de gastos presenta un matiz adicional. Aquí, los trabajadores presentan sus informes de gastos acumulados, teniendo en cuenta la cantidad adelantada.

Sin embargo, el proceso no está exento de desafíos, ya que la conciliación entre el anticipo y los gastos reales puede ser tediosa. Por eso, los empleados deben asegurarse de que los gastos reportados no superen la cuantía del anticipo y cualquier excedente debe ser devuelto a la empresa. La revisión manual de cada gasto con respecto al anticipo puede ser propensa a errores y consumir tiempo valioso.

Si se da la circunstancia de que el trabajador ha tenido que poner dinero de su bolsillo porque se ha terminado el anticipo la empresa deberá reembolsarlo.

Ejemplo

Veámoslo más claro con un caso concreto, como los gastos de viaje. Imagina a un trabajador que ha recibido un anticipo para cubrir sus gastos mientras asistía a una conferencia. Una vez finalizado el viaje, debe compilar todos los recibos de vuelos, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados.

Si, por ejemplo, el anticipo fue de 1.000 euros y los gastos totales suman 900 euros, el empleado debe devolver los 100 euros no gastados. Esta devolución, aunque es aparentemente sencilla, es un proceso adicional que lleva tiempo y puede ser propenso a errores.

Liquidación cuando la empresa no ha entregado un anticipo

Si la empresa no proporciona un anticipo, la operativa tradicional de liquidación de gastos adquiere una dinámica diferente. Aquí, los empleados cubren inicialmente los gastos con sus propios fondos y los presentan posteriormente para su reembolso. En este enfoque, la administración financiera debe ser especialmente ágil para garantizar que los trabajadores no sufran demoras en sus reembolsos.

Ejemplo

Siguiendo con el ejemplo de los gastos de viaje, consideremos a un empleado que ha financiado los costes de asistir a una reunión de negocios. Una vez regresa, presenta los recibos y justificantes para pedir el reembolso de los gastos. En el método tradicional, también este proceso lleva tiempo, ya que cada gasto debe ser revisado y aprobado manualmente antes de realizar el reembolso.

Los gastos de viaje son a menudo frecuentes en el entorno empresarial, lo que significa que este proceso puede repetirse en múltiples ocasiones y por eso lo empleamos como ejemplo. Esto subraya la importancia de que cuentes con una operativa más eficiente que permita a tus trabajadores presentarlos y cobrarlos rápidamente, satisfaciendo así tanto a ellos como a tu equipo de administración.

En resumen, la liquidación de gastos pagados por el trabajador de manera tradicional plantea ciertos inconvenientes. En cambio, las soluciones tecnológicas modernas, como Payhawk, brindan una alternativa mucho más efectiva que mejora la experiencia tanto para los empleados como para el equipo contable. Puedes comprobarlo solicitando una demo con nuestros expertos y ellos te explicarán todas sus funcionalidades y ventajas con todo detalle y sin compromiso.

Operativa práctica de la liquidación de gastos pagados por el trabajador utilizando una herramienta como Payhawk

Como te puedes imaginar, en este escenario plenamente tecnológico, la operativa de liquidación de gastos pagados por el trabajador se ha transformado radicalmente. Y lo ha hecho apoyándose en soluciones como Payhawk.

Herramientas como la nuestra no solo eliminan las ineficiencias asociadas con los métodos tradicionales sino que también añaden una capa de automatización y eficiencia que optimiza la experiencia tanto para los empleados como para los encargados de la gestión financiera.

Por ello, gestionar así el día a día de la liquidación de gastos pagados por el trabajador ofrece, principalmente, las siguientes ventajas:

• Automatización y fluidez. Automatización de la captura y la presentación de recibos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo de documentar los gastos. Esto se traduce en una presentación de informes más rápida y precisa, liberando a los empleados y a los responsables financieros de la carga manual. Con una simple foto al documento todo se pone en marcha…
• Transparencia y visibilidad en tiempo real. Así, tanto los empleados como la administración tienen una mejor comprensión de dónde se encuentra cada solicitud y de cuánto se ha gastado.
• Aprobaciones eficientes. La capacidad de asignar niveles de aprobación y de realizar revisiones online agiliza mucho el proceso. Los responsables financieros evalúan y aprueban los gastos con facilidad, manteniendo un flujo continuo y eliminando retrasos innecesarios.

A su vez, si optas por las funcionalidades de Payhawk no solo te podrás aprovechar de estas ventajas sino que tú y tu negocio tendréis a vuestra disposición otros beneficios adicionales. Por ejemplo, podrás documentar fácilmente los gastos de viaje y asegurar que los reembolsos se realicen eficientemente y disfrutar de la integración con tus otros sistemas contables y financieros. O, si lo deseas, podrás entregar tarjetas a los trabajadores y decir adiós al manejo de fondos en efectivo.

En última instancia, el uso de Payhawk para la liquidación de gastos pagados por el trabajador elimina las limitaciones de los métodos tradicionales, ganas en transparencia, precisión y generas un impacto positivo en tu plantilla. Solicita ahora una demo con nuestros especialistas y ellos te mostrarán una herramienta que será clave para que tu gestión financiera sea efectiva.