Cómo optimizar el gasto empresarial y ganar liquidez recuperando el IVA

El actual clima económico, social y político plantea un gran reto para todos los países y empresas de Europa y el mundo. Hoy más que nunca, las compañías se preguntan cómo pueden superar estos tiempos turbulentos y cerrar el 2022 de manera rentable y productiva.

El último trimestre del año llega no sólo con los desafíos habituales de cumplir los objetivos anuales de negocio. También está la necesidad de hacer frente a la escalada inflacionaria, a las constricciones del mercado y a una economía que aún no termina de recuperar el ritmo pre pandemia, en todas las industrias y mercados.

Para explorar cómo hacer frente a todos estos desafíos y cerrar el último trimestre del año manteniendo la productividad y la rentabilidad, conversamos con Sergio Pérez Vegas, socio director general técnico en 60dias e inspector de Hacienda en excedencia especializado en IVA.

En Payhawk, tenemos una alianza e integración directa con 60dias, que permite a las empresas recuperar de forma automatizada el IVA de todos sus tickets de gasto. Ahora también compartimos algunos consejos útiles para ayudar a las organizaciones a generar liquidez, aumentar la rentabilidad y capear el complicado entorno económico actual.

¿Qué pueden hacer las empresas para optimizar el gasto empresarial y superar el complicado marco económico actual?

La situación económica actual de Europa es muy delicada. Un claro reflejo de ello es la paridad con el dólar. Nuestra principal recomendación es optimizar la mayor cantidad de procesos para mejorar la eficiencia, reduciendo el gasto sin perder productividad; es decir, optimizar el gasto empresarial.

También sugerimos dar un mayor protagonismo al departamento financiero. Con el continuo aumento de los costes de producción -debido al incremento de los precios de la energía y las materias primas- y de las tasas de interés, contar con la visión de Finanzas puede marcar una verdadera diferencia.

La inclusión del equipo financiero en la estrategia y la toma de decisiones puede suponer una mejora de la tesorería y una reducción de los costes. De esta forma, las empresas pueden prepararse para una posible recesión.

¿Cómo las empresas pueden optimizar el gasto, mejorar su rentabilidad y generar mayor liquidez?

Una de las medidas más rápidas y directas para obtener ingresos es recuperar el IVA deducible de los gastos de viaje y representación (T&E, en sus siglas en inglés). Recuperando el IVA de estos gastos, no sólo se obtiene una inyección de liquidez importante, sino que también se aumenta la rentabilidad de los viajes y desplazamientos.

¿Qué impacto puede tener la recuperación del IVA deducible en la tesorería de una empresa?

El impacto es inmediato. En el caso del IVA doméstico, es un importe que se deja de pagar en la siguiente declaración (o que se devuelve por la Administración, según el caso).

En cuanto al IVA internacional, implica la obtención directa de una devolución. Si a eso le sumamos que la recuperación del IVA puede tener carácter retroactivo por un período de 4 años, en el caso de España, entonces estamos hablando de importes muy significativos.

¿Cuánto dinero se puede ahorrar o generar a partir de la recuperación de IVA?

Estimamos que alrededor de un 15% del gasto total en viajes y representación puede recuperarse en concepto de IVA soportado deducible. Por supuesto, este porcentaje varía ligeramente según la tipología de gasto más común de cada empresa (restauración, hostelería, combustibles, etc.). Esto puede suponer para las empresas decenas de miles de euros anuales recurrentes.

¿Cuál es la cifra media por empleado que estimáis de IVA recuperable?

Con base en la experiencia de 60dias, estamos hablando de más de 100€ al año por empleado que viaja con regularidad. Por ello, en la recuperación inicial (4 años), estamos hablando de recuperar hasta 500€ por empleado.

¿Qué porcentaje de recuperación del IVA de las notas de gasto se han conseguido en España y en la UE?

Tanto en España como en la UE tenemos medias de recuperación superiores al 80% del IVA total recuperable, si bien es cierto que ese porcentaje puede variar en función del país, dadas las particularidades de algunos de ellos. En el caso de España, donde no existen grandes restricciones, es habitual que la recuperación supere el 90%.

El principal motivo de la alta tasa de éxito es nuestra política de procesar el 100% de los tickets de gasto, independientemente de su importe, contactando individualmente con cada proveedor para solicitar las facturas correspondientes. Los principales motivos que impiden la plena recuperación son: a. Los negocios que cesan en su actividad; y, b. Los recibos en mal estado con información ilegible.

¿En cuáles sectores se logra recuperar más dinero?

En España se puede obtener mayor liquidez en aquellas tipologías de gasto que soportan un IVA del 21%, como puede ser el carburante, los peajes y los parkings. Por tanto, sectores como el farmacéutico, con equipos de venta que se desplazan con frecuencia, tienden a recuperar importes mayores.

En el resto de la UE, dependerá de cada país, de sus tipos impositivos, de las limitaciones a la deducibilidad y de los plazos de prescripción vigentes.

¿Qué porcentaje de empresas en España recupera hoy el IVA?

Una gran cantidad de empresas todavía no recupera el IVA de los tickets de gasto de viaje. Basándonos en nuestra experiencia, alrededor del 50% de las empresas en España siguen perdiendo dinero, ya sea porque sólo recuperan su IVA parcialmente (por ejemplo, sólo los gastos de mayor importe) o porque no lo recuperan en absoluto, en muchos casos pensando erróneamente que sí lo están haciendo.

A escala internacional la pérdida de eficiencia es, incluso, mayor. Esto se debe al desconocimiento de la posibilidad de recuperación, a la diversidad y heterogeneidad de las normativas nacionales y a la desconfianza ante posibles infracciones tributarias.

¿Pueden las empresas hacer este proceso por su cuenta o requieren apoyo especializado?

Sí, cualquier empresa puede realizar el proceso, pero existen dos motivos principales por los cuales no lo hacen:

1. El volumen de la documentación a tratar: gestionar y ponerse en contacto con decenas, cientos o miles de proveedores es inviable, poco rentable e improductivo para la mayoría de las empresas.
2. La inseguridad fiscal: una parte fundamental de esta labor es conocer en detalle qué gastos son, o no, deducibles. Esto requiere de personal con un grado de especialización que muchas empresas no tienen. Por eso, es mejor contar con expertos y así garantizar que se cumplan todos los requisitos formales y de deducibilidad.

¿Qué papel juega la tecnología en el éxito de este proceso de recuperación de IVA?

Es vital. La tecnología es fundamental para poder gestionar los volúmenes de documentación diaria que procesamos, sin perder agilidad en la recuperación y reduciendo tiempos. Además, nos permite brindar a nuestros clientes informes personalizados de sus gastos y mantener la trazabilidad de cada ticket y factura.

¿Por qué la alianza con Payhawk? ¿Qué consideráis distingue a Payhawk de otras soluciones de gestión de gastos?

Para nosotros es esencial ofrecer un servicio completo sin afectar la actividad del cliente. No queremos que el cliente tenga que dedicar recursos extra al IVA. Queremos que sólo vea aumentar su liquidez. En ese sentido, trabajar con Payhawk es algo natural. Payhawk proporciona una solución completa de gestión de gastos, que permite que todos los gastos sujetos a deducción se recopilen en un solo lugar y se conserven bien. Así, podemos descargarlos de forma automática y rápida sin intervención del cliente. Esta es la manera más eficaz y eficiente de resolver el problema de la recuperación del IVA no reclamado.

¿De qué manera se complementan los servicios de 60dias y Payhawk?

Disponer de servicios especializados permite maximizar la eficacia y, por tanto, la rentabilidad. Con la integración de ambos servicios se ofrece al cliente una solución end-to-end, fruto de la experiencia y visión de dos expertos, y sin que suponga ningún esfuerzo adicional por parte de las empresas clientes.

Comprueba cómo la integración directa de Payhawk y 60dias te permite recuperar el IVA de todos los tickets de gastos de forma automatizada. Programa una demo y comienza a generar liquidez para tu empresa.