Ausgabenoptimierung durch Mehrwertsteuererstattung auf Geschäftsbelege

Das abschließende Quartal des Jahres ist traditionell mit einigen Herausforderungen verbunden, da es gilt, die Umsetzung der jährlichen Geschäftsziele sicherzustellen. Hinzu kommt aber noch die nervenaufreibende und dennoch unabdingbare Auseinandersetzung mit der fortschreitenden Inflation, den Marktengpässen und einer Wirtschaft, die sich noch immer nicht von den Folgen der Pandemie erholt hat.

Die Zusammenarbeit mit 60dias

Payhawk verfügt über eine direkte Integration mit 60dias, einem Unternehmen spezialisiert auf Mehrwertsteuererstattung. Dank dieser Integration erhalten unsere Kunden in ganz Europa die Mehrwertsteuer von all ihren Ausgabenbelegen automatisch zurück, wodurch wertvolle Finanzmittel amortisiert werden können.

Wir sprachen mit Sergio Pérez Vegas, geschäftsführender technischer Partner (und beurlaubter Steuerprüfer mit dem Fachgebiet Mehrwertsteuer) des spanischen Unternehmens 60dias, über die Frage, wie man diese Herausforderungen bewältigen und gleichzeitig die Produktivität und Rentabilität aufrechterhalten kann. Im Anschluss an dieses Gespräch möchten wir nun einige hilfreiche Tipps dazu teilen, wie Unternehmen die Liquidität erhöhen, die Rentabilität steigern und das aktuelle turbulente Wirtschaftsklima überstehen können.

Die aktuelle Weltlage ist von einer Energiekrise, Marktengpässen, politischen Konflikten und einer möglichen Rezession geprägt: Was raten Sie Unternehmen im Hinblick auf die Ausgabenoptimierung?

Aus genau den von Ihnen genannten Gründen ist die derzeitige Wirtschaftslage in Europa äußerst prekär. Das zeigt sich deutlich an der Parität zum Dollar.

Unser wichtigster Rat: so viele Prozesse wie möglich optimieren, um die Effizienz zu steigern und so Kosten zu senken, ohne Einbußen bei der Produktivität hinnehmen zu müssen.

Wir empfehlen auch, das Finanzteam in die Entscheidungsfindung einzubeziehen, um dessen wertvolle Erkenntnisse zu nutzen. Angesichts des kontinuierlichen Anstiegs der Produktionskosten aufgrund der steigenden Energiepreise, Materialpreise und Zinssätze kann die Einbindung Ihres Finanzteam enorm von Vorteil sein. Übertragen Sie Ihrem Finanzteam eine maßgebliche Funktion bei der Unternehmensstrategie und Entscheidungsfindung. Diese Maßnahme kann dabei helfen, Kosten einzusparen.

Wie können Unternehmen ihre Ertragskraft steigern bzw. Liquidität generieren?

Eine der schnellsten Möglichkeiten, Einnahmen zurückzugewinnen, ist die Rückforderung der Mehrwertsteuer auf Reise- und Unterhaltungskosten. Durch die Erstattung der Mehrwertsteuer auf diese Ausgaben können Sie von einer dringend benötigten Liquiditätsspritze profitieren und den ROI von Fahrten oder Reisen erhöhen.

Welche Auswirkungen kann die Erstattung der abzugsfähigen Mehrwertsteuer auf die Finanzen eines Unternehmens haben?

Die Auswirkungen sind unmittelbar spürbar. Darüber hinaus kann die Rückforderung der Mehrwertsteuer in einigen Fällen bis zu vier Jahre rückwirkend erfolgen. Das bedeutet, dass Sie die Mehrwertsteuer auf Belege von vor zwei Jahren zurückfordern können, aber den entsprechenden Nutzen noch vor Jahresende spüren.

Wie hoch sind die Beträge, die sich durch die Mehrwertsteuererstattung einsparen oder generieren lassen?

Unseren Schätzungen zufolge können etwa 15 % der Gesamtausgaben für Reisen und Unterhaltung als abzugsfähige Vorsteuer geltend gemacht werden. Natürlich variiert dieser Prozentsatz leicht, je nachdem, welche Art von Ausgaben das Unternehmen am häufigsten verzeichnet (z. B. Restaurants, Hotels, Benzin usw.). Dadurch kann ein Unternehmen Jahr für Jahr mit Zehntausenden Euros zusätzlich rechnen.

Wie hoch schätzen Sie den Durchschnittswert an erstattungsfähiger Mehrwertsteuer pro Arbeitskraft?

Unserer Erfahrung bei 60dias nach liegt der Betrag bei etwa 115 € pro Jahr und regelmäßig reisendem Teammitglied. In der Anfangsphase der Erstattung (vier Jahre) könnten Sie also bis zu 575 € pro Arbeitskraft zurückfordern.

Wie hoch ist der Prozentsatz der Mehrwertsteuererstattung aus Spesenrechnungen, den Sie in Spanien und der EU erzielen?

Wir haben in Spanien und der gesamten EU im Durchschnitt über 80 % der gesamten erstattungsfähigen Mehrwertsteuer zurückerhalten. Dieser Prozentsatz variiert selbstverständlich je nach Land und den jeweiligen Steuervorschriften. In Spanien, wo es keine größeren Einschränkungen gibt, liegt die Erstattungsquote in der Regel bei über 90 %.

Der Hauptgrund für die hohe Erfolgsquote ist unsere Strategie, 100 % der Ausgabenbelege (unabhängig von ihrer Höhe) zu erfassen und jeden Lieferanten einzeln zu kontaktieren, um die entsprechenden Rechnungen anzufordern.
Die häufigsten Gründe, die eine vollständige Erstattung verhindern, sind 1. Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit einstellen, und 2. Belege in schlechtem Zustand mit unleserlichen Angaben.

In welchen Branchen kann das meiste Geld zurückgefordert werden?

In Spanien erzielt man die höchste Liquidität aus Aktivitäten, die mit einer Mehrwertsteuer von 21 % besteuert sind. Dazu gehören z. B. Kraftstoff und Straßenbenutzungs- bzw. Parkgebühren. Daher werden in Branchen mit Vertriebsteams, die häufig reisen, tendenziell höhere Beträge erstattet. Dies ist etwa in der Pharmaindustrie der Fall.

Im Rest der EU hängt gelten je nach Land, den dortigen Steuersätzen und Beschränkungen der Absetzbarkeit andere Rahmenbedingungen.

Bei 60dias haben Sie festgestellt, dass viele Unternehmen die Mehrwertsteuer nicht abziehen. Wie viel Prozent der Unternehmen in Spanien fordern aktuell die Mehrwertsteuer zurück?

Viele Unternehmen fordern bei Reisekostenabrechnungen die Mehrwertsteuer noch immer nicht zurück und lassen sich dadurch eine einfache Möglichkeit zur Kostenoptimierung durch die Finger gehen.

Bei 60dias haben wir festgestellt, dass etwa 50 % der Unternehmen in Spanien immer noch Einbußen verzeichnen. Dies geschieht entweder, weil sie die Mehrwertsteuer nur teilweise zurückerhalten oder weil sie sie überhaupt nicht zurückerhalten (oftmals aufgrund der falschen Annahme, dass dies bereits der Fall wäre).

Auf internationaler Ebene sind die Effizienzverluste sogar noch größer. Dies lässt sich auf mangelndes Wissen über die Erstattungsmöglichkeiten, nationale Vorschriften sowie ein allgemeines Misstrauen aufgrund möglicher Steuervergehen zurückführen.

Können Unternehmen diesen Prozess selbständig durchführen, oder benötigen sie spezielle Unterstützung?

Ja, Unternehmen können den Prozess selbst durchführen, tun es aber aus zwei Hauptgründen nicht:

1. Der Umfang der zu bewältigenden Dokumentation: Die Verwaltung und Kontaktaufnahme mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Lieferanten ist für die meisten Unternehmen weder praktikabel noch rentabel oder produktiv.
2. Die Unsicherheit bezüglich Steuerangelegenheiten: Ein wesentlicher Teil der Arbeit setzt das Wissen voraus, welche Ausgaben absetzbar sind und welche nicht. Hierfür wird Fachpersonal benötigt, über das viele Unternehmen nicht verfügen. Daher ist es besser, sich an Fachkräfte zu wenden, die sicherstellen können, dass alle formalen und abzugsfähigen Anforderungen erfüllt werden.

Welche Rolle spielt Technologie für den Erfolg dieses Prozesses zur Mehrwertsteuererstattung?

Technologie ist hierbei das A und O. Sie hilft uns bei der Bewältigung des täglichen Dokumentationsvolumens, mit dem wir bei 60dias konfrontiert werden, ohne dass wir beim Erstattungsprozess an Geschwindigkeit verlieren. Darüber hinaus können wir unserer Kundschaft individuelle Berichte über ihre Ausgaben zur Verfügung stellen und die Rückverfolgbarkeit jedes Tickets und jeder Rechnung gewährleisten.

Warum haben Sie sich für eine Integration mit Payhawk entschieden? Wodurch hebt sich Payhawk von anderen Lösungen für die Ausgabenverwaltung ab?

Uns ist bewusst, dass wir einen umfassenden Service anbieten müssen, ohne die Geschäftstätigkeiten unserer Kundschaft zu beeinträchtigen. Wir wollen nicht, dass Kunden zusätzliche Ressourcen für die Mehrwertsteuer aufwenden müssen – unser Anliegen ist optimierte Liquidität. Daher ist die Zusammenarbeit mit Payhawk eine offensichtliche Wahl, da Payhawk eine Komplettlösung für das Ausgabenmanagement anbietet, sodass alle Ausgaben an einem Ort gesammelt und sorgfältig aufbewahrt werden.

So können wir sie automatisch und schnell herunterladen, ohne dass der Kunde eingreifen muss. Auf diese Weise löst man das Problem nicht eingeforderter Mehrwertsteuer am wirksamsten und effizientesten.

Wie ergänzen sich Ihrer Meinung nach 60dias und Payhawk zum Vorteil der Kunden?

Durch die Integration beider Dienste wird dem Kunden eine End-to-End-Lösung ohne zusätzlichen Aufwand angeboten: die vereinte Vision und Erfahrung zweier Experten.

Erfahren Sie, wie die direkte Integration von Payhawk mit 60dias Ihrem Unternehmen helfen kann, die Mehrwertsteuer von all Ihren relevanten Belegen zurückzufordern – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Demo vereinbaren, um mehr zu erfahren.