¿Por qué las empresas con varias entidades eligen QuickBooks Online?

Elegir un software de contabilidad para varias empresas requiere mucho trabajo. El software de contabilidad multientidad que elijas debe simplificar la contabilidad y funcionar bien con tu sistema de gestión de gastos para garantizar la fluidez de los pagos, desde que usas la tarjeta para hacer un pago hasta el cierre de fin de mes.

QuickBooks Online de Intuit es uno de los proveedores de software de contabilidad online más populares entre las empresas con varias entidades en Estados Unidos. Encaja perfectamente en el nicho entre los paquetes básicos para empresas pequeñas y en crecimiento y algo más complejo, como NetSuite de Oracle, que se dirige a organizaciones más grandes.

Por qué elegir QuickBooks Online como tu software de contabilidad multientidad es una decisión inteligente

Siete de cada diez compradores de software financiero se arrepintieron de al menos una de las decisiones de compra que tomaron el año pasado. Este es el resultado de una encuesta reciente de Capterra, que señala que un número similar de encuestados planea gastar aún más en software en 2024 que en 2023. La encuesta también señala que limitar el abanico de opciones a un solo proveedor de software, y luego firmar un contrato, generalmente toma entre tres y seis meses. Es mucho tiempo que perder en una decisión de la que muy bien podrías arrepentirte.

«Las malas decisiones en cuanto al software pueden provocar un gasto innecesario en los fondos de la empresa, obstaculizar la productividad e incluso crear tensiones con los empleados que se encuentran atrapados usando un software difícil que hace su trabajo más complicado de lo necesario», señala Max Lillard de Capterra.

Si estás buscando un software de contabilidad para varias empresas, lo último que quieres es arrepentirte de tu compra. Una forma de evitar que te suceda es investigar a fondo las reseñas y la popularidad de la herramienta.

Aunque QuickBooks Online, el actual líder del mercado con un 80 % de cuota de mercado, debería estar en la lista de posibles paquetes de software de gestión multientidad de cualquier empresa, seguro que querrás saber qué otras opciones tienes. FreshBooks, Patriot, Sage, Wave, Xero y Zoho también atraen altas calificaciones en los sitios de reseñas.

¿Y si tu empresa multientidad se ha expandido hasta el punto de que las soluciones anteriores ya no son escalables? En este caso, NetSuite podría ser un buen contendiente, ya que es lo suficientemente complejo como para ofrecer más funcionalidades en torno a la visibilidad del gasto, control de divisas, inventario, y más.

Tres retos a la hora de elegir un software de contabilidad multientidad

QuickBooks Online siempre mantiene un buen desempeño en comparación con otros softwares de contabilidad, especialmente en lo que respecta a algunos de los desafíos más grandes. A continuación, te presentamos un breve resumen de algunos de esos obstáculos y cómo QuickBooks Online logra sortearlos.

#1: Elevados costes de puesta en marcha y suscripción de las soluciones contables modernas

Como era de esperar, la principal razón por la que los controllers financieros tienen dificultades para elegir el software adecuado es el coste. Como ocurre con muchos gastos basados en suscripciones, la factura real suele ser más alta de lo previsto inicialmente, lo que crea problemas de planificación y presupuestos.

En general, estas suscripciones se basan en el número de usuarios con acceso al software o tienen un precio por usuario individual. Algunas empresas ofrecen un servicio "freemium" en el que la versión básica es gratuita. Luego hay que pagar por todo lo demás. Aun así, la mayoría tiene un nivel básico, un nivel premium y un nivel avanzado. Un mayor número de usuarios suele correlacionarse con la necesidad de una empresa de una mayor funcionalidad, por lo que la tarifa por usuario aumenta a medida que el negocio se expande.

El esquema de precios de QuickBooks Online es bastante claro. Según un estudio de NerdWallet, comienza en 30 dólares al mes para los tres primeros usuarios y va subiendo a medida que se añaden usuarios y funcionalidades.

Si optas por el plan Advanced, se te facturarán 200 dólares al mes por hasta 25 usuarios, según Forbes Advisor. Y si tu departamento de contabilidad es más grande que eso, probablemente necesites un paquete más industrial.

El procesamiento de nóminas cuesta unos 45 dólares más al mes, más 4 dólares por empleado en nómina. Puedes esperar algún que otro coste adicional por mantenimiento o actualizaciones de software, a no ser que estén específicamente cubiertos en el contrato con Intuit.

Además, las empresas con múltiples entidades suelen requerir varias suscripciones a QuickBooks Online.

Aunque puede parecer abrumador calcular las diferentes tarifas, el precio de QuickBooks Online se adaptará a las necesidades de tu empresa y te permitirá una gran flexibilidad. ¿Todavía te preocupan los costes? En general, QuickBooks Online se considera de gran valor. En la plataforma de asesoramiento online Startups se pregunta: «¿Vale la pena pagar QuickBooks Online?». La respuesta: «En pocas palabras, sí».

#2: Funciones avanzadas de contabilidad multientidad que algunos controllers financieros no necesitan

Otro problema a la hora de elegir el programa de contabilidad adecuado es que el paquete ofrezca más funciones y sea más avanzado de lo necesario. En conjunto, parece que a veces la gente compra por funcionalidades deslumbrantes, en lugar de por lo que su negocio realmente necesita y, en consecuencia, paga demasiado.

Como se mencionó anteriormente, QuickBooks Online aborda esta cuestión ofreciendo cuatro planes diferentes. Por 30 dólares al mes, el plan Simple Start permite a un usuario:

• Realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, y clasificarlos en categorías fiscales
• Enviar facturas
• Aceptar pagos
• Ejecutar y exportar informes financieros
• Utilizar el GPS del teléfono para hacer un seguimiento de los kilómetros recorridos
• Controlar y gestionar el flujo de caja
• Personalizar y enviar presupuestos
• Gestionar los pagos a contratistas independientes

Ese usuario puede cargar los recibos a través de la aplicación móvil de Payhawk, disponible a través de Google Play o la App Store.

El plan Essentials, de 60 dólares al mes, engloba todas las funciones de Simple Start, permite tres usuarios y añade la posibilidad de:

• Ejecutar informes de ventas, clientes y proveedores
• Pagar facturas
• Añadir tiempo facturable en las facturas

El plan Plus de 90 dólares al mes permite a sus cinco usuarios:

• Ejecutar una gama más amplia de informes
• Controlar el inventario y el coste de las mercancías
• Hacer seguimiento de la rentabilidad de los proyectos
• Pasar gastos a clientes específicos

El uso de QuickBooks Online para varias entidades se beneficia de una funcionalidad clave del plan Plus: el seguimiento de clases asigna transacciones a departamentos, ubicaciones o filiales específicas.

Esto también funciona bien con el seguimiento de Payhawk. Puedes establecer las mismas categorías dentro de tu solución Payhawk que en QuickBooks Online, lo que permite una conciliación más rápida y un análisis más preciso de proyectos, gastos y ROI.

Otras características para múltiples empresas en QuickBooks Online también están anidadas en el plan Advanced, que proporciona la capacidad de:

• Gestionar los gastos de los empleados
• Personalizar los gráficos de rendimiento financiero
• Utilizar la facturación por lotes para acelerar el flujo de trabajo

El plan Advanced ofrece además un equipo de cuentas disponible las 24 horas del día y un servicio de atención al cliente prémium por teléfono o chat.

#3: Integración lenta y tediosa y software incompatible

Tradicionalmente, la implementación tiene algunos grandes retos. Puede ser lenta y complicada, y no todos los softwares interactúan de manera armoniosa o, incluso, pueden ser totalmente incompatibles. Las integraciones son clave en este caso. En Payhawk nos centramos mucho en asegurar la interoperabilidad con muchos de los principales desarrolladores de software. La integración con QuickBooks Online no es una excepción.

QuickBooks Online también cuenta con más de 650 integraciones. (Pero recuerda comprobar qué plan necesitas. Las integraciones de HubSpot y DocuSign requieren el plan Advanced).

Gracias a la integración inteligente, usar QuickBooks Online y Payhawk juntos cambia las reglas del juego. Significa que los clientes de Payhawk y QuickBooks Online se benefician de una sincronización perfecta en tiempo real entre los dos sistemas, obtienen información detallada en tiempo real y logran un cierre de mes más rápido y sencillo.

En Payhawk, nuestra integración con QuickBooks Online ha respaldado a los clientes durante más de dos años, que han podido exportar rápidamente transacciones, documentos y datos, manteniendo al mismo tiempo una tasa de éxito en la exportación del 99,9 % sin intervención manual.

¿Cuál es el mejor software de contabilidad multientidad? (según los usuarios de Capterra)

El software de gestión multientidad ideal para la contabilidad crecerá contigo, ofreciendo una funcionalidad escalable, precios fiables e integraciones sólidas con otros sistemas. Aunque es difícil encontrar un paquete que cumpla todos los requisitos, algunos destacan por encima de otros.

QuickBooks Online destaca por múltiples razones, sobre todo por ser el mejor software de contabilidad para el cierre de fin de mes y el que brinda la mejor experiencia de usuario.

«La herramienta basada en la nube ayuda a los usuarios a gestionar sus operaciones contables en diferentes empresas a través de su plataforma, que actúa como un único punto de referencia para unir a cada cliente y empresa en un sistema fácil de usar», escribe Madeline Clarke, de TechRepublic. «Con sus integraciones automáticas de datos y actualizaciones en tiempo real en todos los dispositivos, puedes acceder con facilidad a toda tu información importante, lo que te brinda una mayor visibilidad y funcionalidad. Estos datos unificados pueden darte una visión más detallada del crecimiento de tus clientes, la productividad del flujo de trabajo y el rendimiento general de tu negocio».

Aunque el precio de QuickBooks Online puede ser un problema para las pequeñas empresas, hay muchas razones a favor de este software.

Clarke menciona la importación masiva, la facturación ilimitada, la previsión del flujo de caja y, por supuesto, la facilidad de uso. Al mismo tiempo, otros usuarios que han valorado QuickBooks Online recomiendan esta herramienta para el seguimiento de clientes, la gestión de proveedores, el control de inventario y los informes fiscales.

QuickBooks Online ofrece cinco ventajas principales para las organizaciones con varias empresas:

1. No impone funcionalidades que las empresas no necesitan.
2. El personal actual puede implementarlo fácilmente.
3. Supone una inversión inicial mínima.
4. Ofrece una tarifa de suscripción mensual predecible.
5. Se integra bien, no slo con Payhawk, sino con cientos de otras aplicaciones.

En resumen, Quickbooks Online ofrece el conjunto más avanzado de funcionalidades de contabilidad multientidad, un precio justo y una interfaz fácil de usar, lo que lo convierte en una de las mejores opciones para muchas empresas en crecimiento.

Por qué la integración de Payhawk con QuickBooks Online es clave para una gestión eficiente de gastos multiempresa

Nuestra integración inteligente de QuickBooks Online tarda tan solo unos 20 minutos en configurarse y ofrece exportación, pago y depósito de gastos en tiempo real. Además, garantiza procesos de fin de mes más rápidos y minimiza los errores mediante la sincronización de códigos, la automatización de conciliaciones y la sincronización de correcciones de gastos entre QuickBooks Online y Payhawk.

¿Y lo mejor? Nuestra tecnología OCR agiliza la introducción de datos extrayendo información de facturas y recibos, lo que facilita y hace más precisa la exportación de datos a QuickBooks Online.

¿Todo listo para elegir tu próxima solución de contabilidad multientidad?

Sea cual sea el software de contabilidad multientidad que elijas, podemos integrarnos con él a la perfección. Programa una demo hoy mismo y nos pondremos en contacto contigo para hablar de tus necesidades específicas y de cómo nuestra solución puede ayudarte a agilizar la gestión de las finanzas corporativas en todas tus entidades.