Waarom bedrijven met meerdere entiteiten kiezen voor QuickBooks Online

Bij het kiezen van boekhoudsoftware voor een bedrijf met meerdere entiteiten komt veel kijken. De boekhoudsoftware die je kiest, moet de boekhouding vereenvoudigen en goed samenwerken met je software voor uitgavenbeheer om ervoor te zorgen dat betalingen soepel verlopen, van het tikken van de kaart tot het afsluiten van de maand.

QuickBooks Online van Intuit is één van de populairste aanbieders van online boekhoudsoftware voor bedrijven met meerdere entiteiten in de VS. Het past perfect in de niche tussen instappakketten voor kleine en groeiende bedrijven en iets complexers, zoals NetSuite van Oracle, dat gericht is op grotere organisaties.

Waarom het QuickBooks Online boekhoudpakket perfect is voor meerdere entiteiten

Zeven van de tien kopers van financiële software hebben spijt van ten minste één aankoopbeslissing die ze het afgelopen jaar hebben genomen. Dat blijkt uit een recent onderzoek van Capterra, dat erop wijst dat een vergelijkbaar aantal respondenten van plan is om in 2024 nog meer uit te geven aan software dan in 2023. Het onderzoek merkt ook op dat het verkleinen van het veld tot één softwareleverancier, en vervolgens het ondertekenen van een contract, over het algemeen tussen de drie en zes maanden duurt. Dat is veel tijd om te verspillen aan een beslissing waar je weleens spijt van zou kunnen krijgen.

Slechte softwarebeslissingen kunnen de bedrijfskas onnodig spekken, de productiviteit belemmeren en zelfs spanningen veroorzaken bij werknemers die vastzitten aan het gebruik van ingewikkelde software die hun werk moeilijker maakt dan nodig. - Max Lillard van Capterra

Als je op zoek bent naar boekhoudsoftware voor meerdere bedrijven, is het laatste wat je wilt koperswroeging. Een manier om dit te voorkomen is grondig onderzoek op basis van recensies en populariteit.

Hoewel QuickBooks Online, marktleider met een marktaandeel van 80%, bij elk bedrijf op de lijst met potentiële pakketten voor het beheer van meerdere entiteiten zou moeten staan, wil je ook weten welke andere opties je hebt. FreshBooks, Patriot, Sage, Wave, Xero en Zoho krijgen ook hoge waarderingen op beoordelingssites.

Wat als je onderneming met meerdere entiteiten is uitgebreid tot het punt waarop de bovenstaande oplossingen niet langer schaalbaar zijn? NetSuite zou dan een goede kanshebber kunnen zijn, omdat het complex genoeg is om meer functionaliteit te bieden rond multi-entity zichtbaarheid van uitgaven, controle van buitenlandse valuta, inventaris, en meer.

Drie uitdagingen bij het kiezen van boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten

QuickBooks Online doet het altijd goed in vergelijking met andere boekhoudsoftware, vooral als het gaat om enkele van de grootste uitdagingen. Hier volgt een korte blik op enkele van die valkuilen en hoe QuickBooks Online ze vermijdt.

#1: Hoge opstart- en abonnementskosten van moderne boekhoudoplossingen

De belangrijkste reden waarom financial controllers moeite hebben met het kiezen van de juiste software zijn de kosten. Zoals met zoveel abonnementskosten het geval is, is de werkelijke rekening vaak hoger dan in eerste instantie gedacht, waardoor problemen ontstaan met planning en budgettering.

Over het algemeen zijn deze abonnementen gebaseerd op het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de software of zijn ze per seat geprijsd. Sommige bedrijven bieden een "freemium"-dienst aan waarbij de kale versie gratis is. Daarna betaal je voor al het andere. Toch hebben de meeste een basisniveau, een premiumniveau en een geavanceerd niveau. Grotere gebruikersaantallen correleren meestal met de behoefte van een bedrijf aan meer functionaliteit, dus het tarief per gebruiker neemt toe naarmate het bedrijf groeit.

Het prijsoverzicht van QuickBooks Online is vrij duidelijk, de informatie is in dollars. Volgens onderzoek van NerdWallet begint het bij $30 per maand voor de eerste drie gebruikers en stijgt het vanaf dat moment naarmate je meer seats en functionaliteiten toevoegt.

Als je kiest voor het meest geavanceerde plan, dan betaal je volgens Forbes Advisor $200 per maand voor maximaal 25 gebruikers. En als je boekhoudafdeling groter is dan dat, heb je waarschijnlijk een meer industrieel pakket nodig.

Salarisverwerking kost ongeveer $45 extra per maand, plus $4 per werknemer op de loonlijst. Je kunt af en toe extra kosten verwachten voor onderhoud of software-updates, tenzij deze specifiek zijn opgenomen in je overeenkomst met Intuit.

Bovendien hebben meerdere bedrijven meestal meerdere QuickBooks Online abonnementen nodig.

Hoewel het overweldigend kan lijken om de verschillende kosten te berekenen, wordt de prijs van QuickBooks Online bepaald door de behoeften van je bedrijf en biedt deze veel flexibiliteit. Maak je je je nog steeds zorgen over de kosten? QuickBooks Online wordt over het algemeen als zeer waardevol beschouwd. Het online adviesplatform voor startups Startups vraagt zich af: "Is QuickBooks Online het geld waard?" En antwoordt: "Kort gezegd, ja".

#2: Geavanceerde boekhoudfuncties voor meerdere entiteiten die sommige financieel managers niet nodig hebben

Een andere uitdaging bij het kiezen van de juiste boekhoudsoftware is dat het pakket misschien meer functies biedt en geavanceerder is dan nodig. Alles bij elkaar lijkt het erop dat mensen soms meer kopen voor alle gee-whiz functies dan voor wat hun bedrijf nodig heeft en vervolgens te veel betalen.

Zoals hierboven vermeld, pakt QuickBooks Online dit aan door vier verschillende plannen aan te bieden. Voor een bedrag van $30 per maand kan één gebruiker met het plan Eenvoudige start:

• Inkomsten en uitgaven bijhouden en ze vervolgens sorteren in belastingcategorieën
• Facturen sturen
• Accepteer betalingen
• Financiële rapporten uitvoeren en exporteren
• De GPS van je telefoon gebruiken om kilometers bij te houden
• Geldstromen bewaken en beheren
• Schattingen aanpassen en versturen
• 1099 betalingen van aannemers beheren

Die gebruiker kan vervolgens ontvangstbewijzen uploaden via de mobiele app van Payhawk, verkrijgbaar via Google Play of de App Store.

Het Essentials-plan van $60 per maand omvat alle Simple Start-functies, biedt ruimte aan drie gebruikers en voegt de mogelijkheid toe om:

• Verkoop-, A/R- en A/P-rapporten uit te voeren
• Facturen betalen
• Factureerbare tijd invoeren op facturen

Met het Plus-plan van $90 per maand kunnen vijf gebruikers:

• Een breder scala aan rapporten uitvoeren
• Voorraad en goederenkosten beheren
• Winstgevendheid van projecten bijhouden
• Kosten doorberekenen aan specifieke klanten

Als je QuickBooks Online voor meerdere entiteiten gebruikt, profiteer je van één belangrijke functie van het Plus-plan: De class-tracking functie wijst transacties toe aan specifieke afdelingen, locaties of dochterondernemingen.

Dit werkt ook goed met de tracking van Payhawk. Je kunt in je Payhawk oplossing dezelfde categorieën instellen als in QuickBooks Online, waardoor snellere reconciliatie en nauwkeurigere project-, uitgaven- en ROI-analyses mogelijk zijn.

Andere functies voor meerdere bedrijven in QuickBooks Online zijn ook opgenomen in het Geavanceerde plan, dat de mogelijkheid biedt om:

• Uitgaven van werknemers te beheren
• Financiële prestatiegrafieken aanpassen
• Gebruik batchfacturatie om de workflow te versnellen

Het Geavanceerde plan biedt bovendien 24 uur per dag een accountteam en eersteklas klantenservice via telefoon of chat.

#3: Trage, moeizame integratie en incompetente software

Traditioneel heeft implementatie een paar grote uitdagingen. Het kan traag en moeizaam zijn, en niet alle software werkt prettig samen en kan soms volledig incompetent zijn. Integraties zijn belangrijk en bij Payhawk richten we ons op het bieden van interoperabiliteit met veel van de toonaangevende software-uitgevers. QuickBooks Online integratie is geen uitzondering.

QuickBooks Online zelf heeft ook meer dan 650 integraties. (Maar vergeet niet te controleren welk plan je nodig hebt. HubSpot en DocuSign integraties vereisen het Geavanceerde plan).

Dankzij de slimme integratie is het samen gebruiken van QuickBooks Online en Payhawk een game-changer. Het betekent dat klanten van Payhawk en QuickBooks Online profiteren van een perfecte synchronisatie in realtime tussen de twee systemen, inzichtelijke realtime inzichten krijgen en een snellere, eenvoudigere maandafsluiting realiseren.

Bij Payhawk, heeft onze QuickBooks Online integratie meerdere klanten in de afgelopen twee jaar ondersteund, snel exporteren van transacties, documenten en gegevens met behoud van een 99,9% hands-free export succespercentage.

Wat is de beste boekhoudsoftware voor meerdere entiteiten? (Volgens Capterra gebruikers)

De ideale multi-entity management software voor de boekhouding groeit met je mee, met schaalbare functionaliteiten, betrouwbare prijzen en solide integraties met andere systemen. Hoewel het lastig is om een pakket te vinden dat aan al deze eisen voldoet, springen sommige er tussenuit.

QuickBooks Online springt er om meerdere redenen uit, met name als de beste boekhoudsoftware voor eindafrekening en beste gebruikerservaring.

Madeline Clarke van TechRepublic schrijft:

De cloudgebaseerde tool helpt gebruikers hun boekhoudactiviteiten met meerdere bedrijven te beheren via het platform, dat fungeert als een enkele bron van waarheid om elke klant en elk bedrijf te verenigen in één gebruiksvriendelijk systeem. Met de automatische gegevensintegraties en realtime updates op apparaten is al uw belangrijke informatie eenvoudig toegankelijk voor meer zichtbaarheid en functionaliteit. Deze samengevoegde gegevens kunnen je beter inzicht geven in de groei van je klanten, de productiviteit van de workflow en de algemene bedrijfsprestaties.

Hoewel de prijs van QuickBooks Online een probleem kan vormen voor kleinere bedrijven, zijn er genoeg redenen om dit pakket aan te bevelen.

Clarke noemt bulkimport, onbeperkt factureren, kasstroomvoorspelling, en natuurlijk gebruiksvriendelijkheid. Tegelijkertijd wijzen andere beoordelaars op de tools van QuickBooks Online voor het bijhouden van klanten, leveranciersbeheer, voorraadbeheer en belastingrapportage.

QuickBooks Online biedt vijf grote voordelen voor organisaties met meerdere bedrijven het:

1. Pusht geen functionaliteit die uw bedrijven niet nodig hebben.
2. Kan gemakkelijk worden geïmplementeerd door uw huidige personeel.
3. Vergt minimale initiële investering
4. Biedt een voorspelbaar maandelijks abonnementstarief.
5. Integreert goed, niet alleen met Payhawk maar ook met honderden andere applicaties.

Kortom, Quickbooks Online biedt de meest geavanceerde set van multi-entity accounting functies, eerlijke prijzen en een gebruiksvriendelijke interface, waardoor het een van de beste keuzes is voor veel groeiende bedrijven.

Waarom Payhawk's QuickBooks Online integratie de sleutel is tot efficiënt onkostenbeheer voor meerdere bedrijven

Met onze slimme QuickBooks Online integratie duurt het instellen ongeveer 20 minuten en exporteer, betaal en stort je onkosten in realtime. Onze integratie zorgt voor snellere maandafsluitingsprocessen en minimaliseert fouten door codes te synchroniseren, aansluitingen te automatiseren en onkostencorrecties te synchroniseren tussen QuickBooks Online en Payhawk.

En het beste deel? Onze OCR-technologie stroomlijnt de gegevensinvoer door informatie te extraheren uit facturen en kassabonnen, waardoor het exporteren van gegevens naar QuickBooks Online eenvoudiger en nauwkeuriger wordt.

Klaar om uw volgende boekhoudoplossing voor meerdere entiteiten te kiezen?

Welke multi-entity accounting software je ook kiest, wij kunnen er naadloos mee integreren. Boek vandaag nog een demo, dan nemen we contact met je op om jouw behoeften te bespreken en om te horen hoe onze oplossing jou kan helpen het beheer van je bedrijfsfinanciën te stroomlijnen voor al je entiteiten.