- Review, coding & close
Ejecutar el cierre de fin de mes
Cierra la contabilidad sin tener que hacer seguimientos. El asistente se encarga de todo lo que se interpone entre tú y un cierre impecable: gastos sin codificar, recibos que faltan, aprobaciones pendientes por tu parte, gastos bloqueados antes de la exportación y cualquier elemento que el ERP haya rechazado. Luego, ejecuta la exportación por su cuenta en la plantilla y el período que confirmes previamente, comprueba lo que el ERP hizo realmente con cada gasto y te entrega un resumen de cierre que puedes compartir.
Cómo funciona
- Encuentra cada gasto al que todavía le falta una categoría, un tipo impositivo o un campo personalizado, y corrige la codificación contigo.
- Persigue los recibos faltantes enviando recordatorios al responsable correspondiente directamente en Payhawk, para que no tengas que escribir correos de recordatorio.
- Elimina las aprobaciones que tienes pendientes y completa la revisión contable que libera los gastos para su exportación.
- Indica el nombre de la plantilla de exportación y el período que está a punto de enviar, y ejecuta la exportación una vez que la confirmes.
- Marca todo lo que el ERP haya rechazado, explica el motivo en términos sencillos, corrige lo que se puede solucionar en el momento y vuelve a ejecutar la exportación para que esas correcciones lleguen realmente al ERP.
- Lee de nuevo cada gasto corregido del ERP e indica claramente cuáles siguen en curso en lugar de dar el mes por cerrado para ellos.
- Finaliza con un resumen de cierre para compartir: qué se completó, qué sigue abierto y quién lo tiene.
Preguntas frecuentes
Ya hemos automatizado la mayor parte de nuestro cierre de mes. ¿Qué aporta esto?
El playbook no es la automatización, es el seguimiento. Las reglas de Payhawk ya codifican y enrutan la mayoría de los gastos; este se encarga del resto que la automatización no puede decidir: el recibo faltante que solo un empleado puede proporcionar, la aprobación pendiente de un responsable, la exportación que el ERP rechazó. Ese tramo final es donde realmente se va el tiempo de cierre.
Esto parece técnico. ¿Necesito al equipo de TI para usarlo?
No. Lo pides en lenguaje natural, por ejemplo 'prepáranos para cerrar enero', dentro del Asistente de IA conectado a Payhawk. Cualquier paso técnico que hayas podido ver son las instrucciones que sigue el asistente, no algo que tú ejecutes o mantengas.
¿Cómo sé que no aprobará ni cambiará algo que no debería?
Actúa con tus permisos de Payhawk y solo puede hacer lo que tú mismo podrías hacer. Te muestra lo que ha encontrado antes de actuar, las aprobaciones siguen siendo decisión tuya y cada acción queda en el registro de auditoría como cualquier otra.