AIOPSGROUP réalise des implémentations en e-commerce pour certaines des plus grandes marques du monde, telles que Puma, IKEA et Rossignol. Le vice-président Livraison du groupe, Slavi Slavov, avait entendu de bonnes choses à l’égard de Payhawk et a conseillé à l'équipe financière de l'entreprise d'y jeter un œil. L'équipe a tout de suite aimé la fonctionnalité de l'extraction de données par OCR et la flexibilité des limites de cartes et a décidé de mettre en œuvre la solution dans toute l'entreprise.
La vie avant Payhawk
Avant d’utiliser les services de Payhawk, l'entreprise rencontrait toujours le même problème. Elle ne pouvait tout simplement pas compter sur les banques pour suivre le rythme de sa croissance.
« Concernant les paiements par carte, nous avions l'habitude de payer avec des cartes bancaires standard. Mais notre croissance était si importante que le système bancaire bulgare ne pouvait pas nous suivre », explique M. Slavov. « Nous avons eu des cas où nous atteignions toutes les limites bancaires alors je devais payer nos licences avec ma carte de crédit personnelle. »
L'équipe utilisait également des processus de gestion des dépenses assez manuels pour le suivi des factures et des reçus. Cela impliquait de rechercher et d'envoyer des documents, de les télécharger sur le cloud, de les archiver, puis de les transmettre à un autre système financier. Ce n'était pas très efficace ou transparent pour l'équipe financière ou les parties prenantes et l'entreprise était prête pour un changement. « Depuis que nous utilisons les services de Payhawk, nous gagnons environ deux heures par jour et jusqu'à deux jours en termes de temps de résolution. Cela me permet de me concentrer sur des tâches plus importantes », a déclaré Magdalena Velikova, directrice financière.
Simplification du suivi, de l'enregistrement et du reporting
En adoptant Payhawk, AIOPSGROUP souhaitait contrôler les dépenses de son entreprise et optimiser les processus de suivi, d'enregistrement et de reporting. Le groupe travaille avec un cabinet comptable externe et en lui donnant accès à Payhawk, il a réussi à fournir une visibilité claire sur toutes les dépenses et tous les documents via un rapport mensuel.
Désormais, le processus entre l'équipe financière interne et le cabinet comptable externe est transparent. Toutes les informations sont correctes et disponibles en temps réel dans Payhawk, de sorte que le département financier peut comprendre ce qui est dépensé, agir rapidement pour soulever et résoudre les questions et les problèmes ainsi qu’ajuster les budgets et les limites de dépenses si nécessaire.
Dites adieu aux banques : Économisez de l'argent et soulagez l’équipe de comptabilité
Maintenant que l'entreprise a abandonné les cartes bancaires classiques au profit des cartes d'entreprise Payhawk, elle peut éviter les nombreux frais bancaires qu'elle payait auparavant. De plus, l'équipe de comptabilité gagne quelques heures par jour en administration financière manuelle. Le temps gagné permet à l'équipe de se concentrer sur la stratégie financière et de travailler sur des activités visant à optimiser la croissance de l'entreprise.
Offrez une excellente expérience pour les utilisateurs
« Nos coéquipiers sont vraiment satisfaits de la plateforme », nous explique Magdalena Velikova. C'est cette expérience conviviale qui rend le contrôle et la visibilité sur les dépenses super faciles à gérer. Avec Payhawk, la politique de l'entreprise est intégrée à l'outil par le biais de limites de dépenses et de flux d’approbation, donc le fait que les gens aiment utiliser la plateforme signifie que la conformité est élevée et que les données sur les dépenses sont complètes.
« Du point de vue de l'utilisateur, Payhawk offre une plateforme vraiment aisée à utiliser qui rend le traitement des factures très facile », ajoute Tanya Aleksandrova, Partenaire Business en Ressources Humaines. « Tous nos coéquipiers sont satisfaits de la plateforme et nous disent que l'application mobile est super facile à utiliser. »
Une transformation totale de la gestion des dépenses
Qu'il s'agisse de gagner deux heures par jour, de réduire le temps de résolution de deux jours, d'économiser sur les frais bancaires ou de fournir une visibilité complète sur les dépenses, AIOPSGROUP a transformé sa gestion des dépenses avec Payhawk.
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