4 raisons pour lesquelles les cartes d'entreprise Visa favorisent l'automatisation de la comptabilité

Les cartes d'entreprise doivent faire partie de vos outils. Qu'il s'agisse de cartes de crédit ou de débit, elles évitent aux employés de dépenser sur leurs cartes personnelles, ce qui est un avantage considérable puisque les employés n'ont pas besoin d'être remboursés. De plus, vos cartes d'entreprise peuvent vous permettre de mieux surveiller et contrôler les dépenses, à condition qu'elles soient reliées à un logiciel de gestion des dépenses intelligent.

La vérité sur les cartes d'entreprise Visa

Les cartes de crédit d'entreprise sont massivement populaires auprès des entreprises de toutes tailles. Visa indique que 68% des petites entreprises ont utilisé des cartes de crédit pour leurs dépenses professionnelles en 2021.

Chez Payhawk, nous proposons des cartes d'entreprise de crédit Visa en Europe, au Royaume-Uni et aux États-Unis, qui peuvent offrir à votre entreprise plusieurs avantages, notamment :

1. Amélioration des flux de trésorerie
2. Il n’y a pas d’intêrets bancaires
3. Emission rapide des cartes
4. Et le plus important : nos cartes de crédit sont soutenues par la même solution de gestion des dépenses que nos cartes de débit. Vous disposez donc d'un contrôle des dépenses, de workflows ajustables, d'une automatisation de la comptabilité et d'une visibilité des dépenses, le tout sur une seule et même interface.

Quelles cartes d'entreprise choisir ? Sont-elles toutes identiques ?

Tout d'abord, il existe plusieurs fournisseurs de cartes, les plus importants étant Visa et Mastercard. En outre, il existe différents types de cartes d'entreprise, notamment les cartes prépayées, de débit et de crédit.

Nos cartes d'entreprise Visa offrent une ligne de crédit jusqu'à 250 000 €, avec la possibilité d'avoir des cartes en euros. Nos cartes Visa sont largement acceptées, dans plus de 32 pays, ce qui est idéal pour les entreprises multinationales. En outre, les opérations de change sont soumises à des frais fixes de 1,99 %.

La puissance de l'automatisation

Une solution complète de gestion des dépenses devrait inclure les cartes Visa d'entreprise (crédit et débit), la gestion des factures fournisseurs et la gestion des notes de frais, le tout sur une seule interface. Et comment relier ces fonctions entre elles ? L'automatisation vous aidera à recueillir des données exactes et complètes pour créer des rapports sur les dépenses de votre entreprise.

Les clients qui utilisent notre solution de gestion des dépenses ont 80 % de saisie de données manuelle en moins et clôturent le mois en moyenne quatre fois plus vite qu'avant.

L'automatisation commence avec chaque utilisateur de carte Payhawk dans votre entreprise. Ils n'ont pas à classer et calculer les reçus et à remplir les formulaires de dépenses manuellement. Les utilisateurs de la carte peuvent simplement prendre une photo de leurs reçus avec leur mobile et la télécharger sur l'application Payhawk. Les données sont automatiquement capturées par un logiciel intelligent de reconnaissance optique de caractères (OCR). Tout ce que l'utilisateur doit faire, c'est sélectionner un projet, une équipe ou une catégorie de dépenses similaire dans une liste déroulante personnalisée de l'application et fournir quelques informations sur la dépense.

De plus, Payhawk propose l'AI Office pour les DAF, une suite d’agents IA spécialisés qui permet d’améliorer l’efficacité des équipes Finance et de rationaliser les opérations financières. Ces agents IA autonomes prendront en charge des tâches chronophages tels que le reporting des notes de frais, les demandes d’achats, les réservations de voyage et les paiements, de façon à permettre à l’équipe Finance de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à l’infrastructure Payhawk et ses standards de sécurité, les agents IA offrent un équilibre parfait entre automatisation et contrôle, tout en encourageant l’adoption de l’IA pour les processus financiers et la gestion des dépenses.

Voici 4 bonnes raisons de passer aux cartes d'entreprise Payhawk :

1) Le remplissage automatique des champs de dépenses

Notre utilisation de la technologie OCR permet de remplir automatiquement tous les champs relatifs aux dépenses des comptes, ce qui ne demande pratiquement aucune intervention de la part des employés. Et dans les cas où les collègues oublient de télécharger les reçus, ils recevront des rappels automatiques de Payhawk, évitant à votre équipe financière de faire des recherches.

En outre, dans le service comptable, l'ensemble du processus de rapprochement peut être automatisé à l'échelle de l'entreprise, ce qui évite un travail laborieux et fastidieux. Le Machine Learning identifie également si votre paiement est un abonnement et aide à mettre en évidence les doublons dans l'entreprise ou les problèmes de dérive des coûts.

2) Un contrôle et une personnalisation inégalés

L'équipe comptable peut créer tous les flux d'approbation en quelques clics et mettre en place différentes politiques en fonction du niveau d'ancienneté du personnel avec des niveaux de crédit et des exigences d'approbation variables. Nous vous permettons de personnaliser l'ensemble du système de gestion des dépenses de votre entreprise, en vous permettant de définir des champs ou des exceptions pour toute dépense, tout lieu ou toute équipe.

Comme de nombreux outils SaaS, les solutions de gestion des dépenses ne fonctionnent pas en vase clos. Nous nous intégrons à plusieurs ERP et logiciels de comptabilité, notamment NetSuite, Xero et TravelPerk.

3) Une plus grande visibilité sur vos processus

L'utilisation de Payhawk ne se contente pas d'automatiser les processus de dépenses ; elle vous offre également une surveillance accrue et, par conséquent, une meilleure transparence et une meilleure capacité de reporting pour toutes les finances de l'entreprise.

Grâce à une vue complète des dépenses en temps réel et à l'échelle, votre entreprise peut prendre des décisions en toute connaissance de cause sur n'importe quel aspect de la politique de dépenses. Cette vue permet de mieux gérer la trésorerie de l'entreprise en prévoyant les dépenses et les comptes à payer. En retour, votre budgétisation peut devenir beaucoup plus agile et précise.

4) Une expérience utilisateur simplifiée

Payhawk dispose d'une interface utilisateur simple d'utilisation et propose des cartes d'entreprise Visa. Nous proposons également des IBAN dédiés, SEPA et Faster Payments pour les entreprises ayant des entités au Royaume-Uni et dans l'EEE.

Notre client Kolsquare a réussi à rationaliser ses dépenses grâce aux cartes d'entreprise : auparavant, chaque collaborateur Kolsquare devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Payhawk peut aider votre entreprise ? Réservez une démo dès aujourd'hui.