Vier redenen om te kiezen voor Visa betaalkaarten ondersteund door geautomatiseerde boekhouding

Zakelijke betaalkaarten zouden tot je hulpmiddelen moeten behoren. Of het nu gaat om credit- of debetkaarten, ze maken het voor werknemers overbodig om met hun persoonlijke kaarten te betalen. Bovendien kun je met zakelijke betaalkaarten beter toezicht en controle houden op de uitgaven - mits ze zijn aangesloten op slimme software voor onkostenbeheer.

De waarheid over Visa betaalkaarten

Zakelijke betaalkaarten zijn enorm populair bij grote en kleine bedrijven. Visa meldde zelfs dat 68% van de kleine bedrijven in 2021 creditcards gebruikte voor zakelijke uitgaven.

Bij Payhawk bieden we Visa zakelijke betaalkaarten in meerdere markten, waaronder de Benelux, de VS en andere delen van Europa, die je bedrijf verschillende voordelen kunnen bieden, zoals:

1. Het verbeteren van de cashflow
2. Ze zijn rentevrij
3. Je kunt ze snel aanmaken
4. En het grootste voordeel: onze Visa betaalkaarten worden ondersteund door dezelfde slimme oplossing voor uitgavenbeheer als onze andere kaarten. Dit betekent dat je uitgavencontroles, aanpasbare workflows, boekhoudkundige automatisering en zichtbaarheid van uitgaven hebt - allemaal op één plek.

Hoe zit het met zakelijke betaalkaarten? Zijn ze allemaal hetzelfde?

Om te beginnen zijn er meerdere aanbieders van kaarten, waarvan de grootste Visa en Mastercard zijn. Bovendien zijn er verschillende soorten zakelijke betaalkaarten, waaronder prepaid, debet en krediet.

Onze Visa creditcards (beschikbaar voor bedrijven die geregistreerd en/of operationeel zijn in de UK en/of US) bieden bij beoordeling een kredietlimiet tot €/$250.000, met de mogelijkheid om kaarten in zowel Britse ponden als euro's (voor bedrijven in het VK), of in USD (voor bedrijven in de VS) te krijgen. Zesentwintig miljoen handelaren accepteren de kaarten in meer dan 32 landen, wat ideaal is voor multinationale ondernemingen. Bovendien geldt voor transacties in vreemde valuta een lage vaste toeslag van 1,99%.

De kracht achter de betaalkaarten: automatisering

Een allesomvattende oplossing voor uitgavenbeheer zou Visa-kaarten ( credit en debit), financiële administratie en software voor uitgavenbeheer moeten omvatten - allemaal op één plaats. Een geautomatiseerd geheel dat je helpt nauwkeurige, uitgebreide gegevens te verzamelen om een belangrijk verhaal te vertellen over de uitgaven in je bedrijf. En dat is nog mogelijk ook.

Klanten die onze oplossing voor uitgavenbeheer gebruiken, hebben 80% minder handmatige verwerking van gegevens en sluiten de maand gemiddeld vier keer sneller af dan voorheen.

Automatisering begint bij elke Payhawk-kaartgebruiker in je bedrijf. Zij hoeven bonnetjes niet meer te classificeren of te verwerken en onkostenformulieren niet meer handmatig in te vullen. Kaartgebruikers kunnen gewoon een foto van hun bonnetjes maken met hun mobiel en deze uploaden naar de Payhawk app. De gegevens worden automatisch opgevangen door slimme software voor optische karakterherkenning (OCR). Het enige wat de gebruiker hoeft te doen is een project, team of soortgelijke uitgavencategorie selecteren uit een aangepaste keuzemenu in de app en een paar woorden invullen over de uitgave.

De OCR is nog maar het begin. Hier zijn vier redenen om te kiezen voor zakelijke Visa kaarten ondersteund door boekhoudkundige automatisering.

1) Vergeet het invullen van formulieren

Dankzij ons gebruik van OCR-software worden alle onkostenvelden automatisch ingevuld, waardoor medewerkers bijna niets hoeven te doen. En in de gevallen dat collega's vergeten om bonnetjes te uploaden, ontvangen ze automatische herinneringen van Payhawk, zodat je financiële team niet achter je collega’s aan hoeft te zitten.

Bovendien kan op de boekhoudafdeling het hele reconciliatieproces voor het hele bedrijf worden geautomatiseerd, wat moeizaam en vervelend werk bespaart. Onze machine learning identificeert ook of je betaling een abonnement is en helpt om duplicaten in het bedrijf of problemen met kostencreatie op te sporen.

2) Ongeëvenaarde controle en maatwerk

Het boekhoudteam kan in een paar klikken alle goedkeuringsworkflows creëren en verschillende beleidsregels instellen, afhankelijk van de senioriteit van het personeel met verschillende kredietniveaus en goedkeuringsvereisten. We maken het mogelijk het hele uitgavenbeheersysteem van je bedrijf aan te passen, zodat je velden of uitzonderingen kunt instellen voor elke uitgave, locatie of team.

Zoals veel SaaS-tools werken oplossingen voor uitgavenbeheer niet in een vacuüm. Wij integreren met meerdere ERP's en boekhoudsoftware, waaronder Exact Online, NetSuite en TravelPerk.

3) Meer informatie over je strategie

Het gebruik van Payhawk automatiseert niet alleen onkostenprocessen; het geeft ook een beter inzicht en daarmee een meer transparante en betrouwbare rapportage over alle bedrijfsfinanciën.

Met een volledig overzicht van de uitgaven in real-time - op schaal - kan je bedrijf goed geïnformeerde beslissingen nemen over elk aspect van het uitgavenbeleid. Dit inzicht helpt de cashflow van het bedrijf beter te beheren door uitgaven en crediteuren te voorspellen. Op zijn beurt kan je budgettering veel flexibeler en nauwkeuriger worden.

4) Zakelijke betaalkaarten; een fluitje van een cent

Onze Visa-creditcard biedt cashback op kaartbetalingen tot het bedrag van je abonnement. We bieden ook speciale IBAN's, SEPA en Faster Payments voor bedrijven met entiteiten in het Verenigd Koninkrijk en de EER.

Een ander voordeel van onze smartcards is dat een heel team één kaart kan delen, wat ideaal is voor bijvoorbeeld productontwikkeling of marketingteams. Teamkaarten kunnen de noodzaak van meerdere betaalrekeningen voor een team met hetzelfde budget wegnemen.

Carolina Einarsson, Finance Director bij Essentia Analytics, zegt: "Het is super handig om zakelijke betaalkaarten via Payhawk te gebruiken. Het betekent dat we geen geld hoeven vast te leggen in het uitgavenplatform en alles wat de cashflow kan verhogen is goed voor het bedrijf. Het geeft me ook één plek waar ik zowel controle als zicht heb op al onze kaarten - en al onze bonnetjes kan uploaden."

Wil je meer weten over hoe onze software voor betaalkaarten en uitgavenbeheer jouw bedrijf kan helpen? Boek vandaag nog een demo.