Le rôle des champs et des catégories de dépenses personnalisés pour l'analyse de données
Répartir vos dépenses professionnelles dans des catégories génériques telles que « dépenses opérationnelles », « investissements » ou « divers » est un bon début pour améliorer l'analyse des données. Toutefois, si vous souhaitez obtenir de véritables insights concernant les dépenses au sein de votre entreprise, cela ne suffit pas.
C'est dans ce contexte que les catégories et les champs personnalisés ont un rôle à jouer. En créant des champs qui reflètent votre structure organisationnelle (à l’image d’une catégorisation des dépenses par département ou par site, par exemple), vous savez exactement où et comment vos équipes effectuent leurs dépenses. Vous pouvez également mettre en évidence les dépenses inutiles et bénéficier d’une vision plus claire des mesures à prendre pour optimiser les dépenses de chaque département.
Il est également plus facile de procéder à une analyse approfondie des dépenses si vous disposez de champs tels que l'identifiant du projet ou le lieu de la dépense. Le fait de savoir quelles dépenses contribuent le plus à un projet particulier peut vous permettre d'ajuster et d'optimiser vos budgets à l'avenir.
Sans ce degré de personnalisation, vous serez obligés de passer manuellement au crible les données relatives aux dépenses, en tentant de les comparer, d'identifier des tendances et d’en extraire des informations. Non seulement cela prend du temps, mais cela laisse aussi la place à l’erreur.
Grâce à la solution de gestion des dépenses Payhawk, vous pouvez personnaliser à la fois les champs et les catégories de dépenses. Notre solution rapproche automatiquement vos dépenses avec votre ERP, en se fondant sur vos données de référence pour faciliter l'analyse des données et favoriser la transparence sur l’ensemble de vos systèmes.
Les champs et les catégories de dépenses personnalisés améliorent l'analyse des données
La personnalisation de vos champs vous permet de bénéficier d’un contrôle total sur vos dépenses. Ces fonctionnalités offrent quatre avantages majeurs afin d’améliorer la gestion de vos dépenses professionnelles :
1. Un reporting plus précis concernant les frais professionnels
En personnalisant les champs et les catégories de dépenses, vous disposez de davantage de contrôle sur vos données. Vous pouvez générer des rapports plus détaillés et repérer ainsi les tendances en matière de dépenses afin de réaffecter les ressources et les budgets de vos équipes dans le cadre de projets spécifiques.
2. Des prévisions budgétaires plus justes
Connaître le montant et l’auteur des dépenses facilite grandement l'élaboration des budgets. Vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur les dépenses, ventilées en fonction de catégories que vous avez-vous-mêmes prédéfinies – par département, par code de grand livre ou à l’aide d’un autre champ sur mesure. Vous pouvez ainsi gérer correctement les flux de trésorerie et affiner vos prévisions de croissance à long terme.
3. Une identification des dépenses fiscalement déductibles facilitée
En créant des catégories et des sous-catégories de dépenses, vous pouvez facilement repérer celles qui sont fiscalement déductibles. Cela vous permet de vous assurer que le montant de la TVA correspond bien à ce que vous devez payer.
Grâce à Payhawk, ATU, le géant allemand de la construction automobile a amélioré son rapprochement fiscal, ce qui lui a permis d’économiser près de 2,4 millions d’euros de TVA en mettant simplement en place un système de reporting pour ses managers. Il suffit de prendre une photo du reçu ou de la facture et les données sont automatiquement transférées vers le système de gestion des notes de frais, ce qui permet un rapprochement des transactions en temps réel.
4. Une meilleure visibilité sur les dépenses par département
En créant des champs et des catégories personnalisés, il est plus facile de passer en revue les frais d’un département qui dépense plus que les autres en catégorisant et en exportant les données pour procéder à un examen plus approfondi. Ces informations vous permettent de détecter rapidement les activités suspectes et d'éviter les dépenses inutiles pour préserver vos budgets.
Si, à l’image du groupe State of Play Hospitality, vous disposez de plusieurs départements, de plusieurs sites ou si vous opérez sur différentes zones géographiques, il est crucial d’être en mesure de répartir et d’analyser les dépenses de manière granulaire. Andrew Jacobi, VP of US Finance chez State of Play Hospitality, explique :
Nous nous appuyons sur les paramètres personnalisables de Payhawk pour distinguer nos différents sites et analyser les performances. Cela nous est extrêmement utile pour mieux répartir les dépenses.
Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour personnaliser les champs et les catégories de dépenses
Afin de tirer le meilleur parti des champs de dépenses personnalisés, il ne suffit pas de les configurer. Il faut également qu’ils soient gérés de manière efficace. Qu'il s'agisse de faciliter la catégorisation des dépenses professionnelles de vos collaborateurs ou de s'assurer que votre système reste bien à jour et suivre l'évolution de votre entreprise, il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à maximiser la création de valeur à partir de vos données. Voici quelques conseils à suivre afin de mettre la personnalisation des champs de dépenses au service de votre entreprise :
- Facilitez la sélection des champs personnalisés pour vos collaborateurs. Il est essentiel de disposer d'un système qui vous permette de définir des noms de champs intuitifs, affectés automatiquement aux comptes correspondants dans le grand livre.
- Examinez et modifiez régulièrement vos champs de dépenses. Si votre entreprise connaît une forte croissance, vous serez amenés à modifier votre fonctionnement opérationnel, à créer de nouvelles équipes, à embaucher d'autres collaborateurs, etc. Choisissez un système de gestion des dépenses qui s'intègre avec votre ERP afin de ne devoir faire face à ces changements qu'une seule fois.
- Intégrez votre gestion des dépenses avec votre logiciel de comptabilité. En intégrant vos différents systèmes, vous éliminez complètement le risque d’enregistrer plusieurs fois certaines transactions ou d’en oublier d’autres. Toutes vos données sont exactes et l’ensemble des parties prenantes ont accès à une source d'information unique, un élément indispensable pour prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.
- Exploitez les données obtenues afin de prendre des décisions concrètes. Il est en effet essentiel d’avoir accès à ces données, mais ce qui importe le plus, ce sont les actions que vous entreprenez en vous fondant sur les résultats. Des données précises vous permettent de prendre des décisions plus éclairées afin de garantir la réussite de votre entreprise à court et à long terme. C’est pourquoi il est crucial de les exploiter.
Il est également essentiel de ne pas négliger l'étape précédant la création de vos catégories de dépenses : la gestion de vos données de référence (notamment si vous disposez de plusieurs entités).
Comment gérer les données de référence et les champs personnalisés sur plusieurs entités ?
Grâce à Payhawk, vous pouvez centraliser et consolider vos données de référence et vos champs personnalisés au niveau du groupe afin de vous assurer de disposer de données exactes et alignées pour l’ensemble de vos entités. En gérant tout sur une seule plateforme, vous simplifiez également la conduite du changement.
De plus, grâce à nos intégrations ERP, vos données de référence se synchronisent automatiquement entre les deux systèmes, ce qui permet à votre équipe de traiter les dépenses et de procéder à la clôture mensuelle rapidement.
Enfin, il est important de veiller à mettre en œuvre la personnalisation en suivant les conseils ci-dessus.
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