Die Rolle von benutzerdefinierten Ausgabenfeldern und -kategorien in der Datenanalyse
Ausgaben in Kategorien einzuordnen wie „operativ“, „investiv“ oder einfach „Sonstiges“ ist ein guter Anfang – aber für wirklich tiefgehende Einblicke in Ihre Unternehmensausgaben reicht das nicht aus.
Hier kommen benutzerdefinierte Ausgabenkategorien und individuelle Felder ins Spiel. Wenn Sie z. B. Felder anlegen, die Ihre Unternehmensstruktur abbilden – etwa nach Abteilung oder Standort –, können Sie genau nachvollziehen, wo und wie Ihre Teams Geld ausgeben. So erkennen Sie unnötige Kostenmuster und sehen klarer, wo sich auf Abteilungsebene Einsparpotenziale bieten.
Auch Felder wie Projekt-ID oder Standort helfen dabei, Ausgaben noch gezielter zu analysieren. Wenn Sie wissen, welche Ausgaben besonders stark zum Budget eines Projekts beitragen, können Sie Ihre Projektfinanzierung gezielt anpassen und optimieren.
Ohne diese individuelle Anpassung? Müssen Sie sich mühsam durch Rohdaten kämpfen, um Muster zu erkennen und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.
Die gute Nachricht: Mit einer Ausgabenmanagement-Lösung wie Payhawk können Sie sowohl Felder als auch Kategorien individuell anpassen. Unsere Lösung gleicht Ihre Buchhaltung automatisch mit Ihrem ERP-System über smarte Integrationen ab – und übernimmt dabei Ihre Stammdaten. So wird Datenanalyse mühelos und systemübergreifend nahtlos.
Wie benutzerdefinierte Ausgabenfelder und -kategorien die Datenanalyse verbessern
Mit individuell anpassbaren Ausgabenfeldern erhalten Sie maximale Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben. Vier zentrale Vorteile sprechen für den Einsatz dieser Funktionen:
1. Höhere Genauigkeit bei der Ausgabenberichterstattung
Durch die Anpassung von Ausgabenfeldern und -kategorien verbessern Sie die Datenqualität erheblich. So erstellen Sie detailliertere Berichte, erkennen Ausgabentrends und können Budgets und Ressourcen gezielt auf Projekte verteilen.
2. Präzisere Budgetplanung
Wenn Sie genau wissen, was ausgegeben wurde – und von wem –, wird die Budgetplanung deutlich einfacher. Sie erhalten detaillierte Einblicke, z. B. nach Abteilung, Kostenstelle oder jedem anderen benutzerdefinierten Feld. So behalten Sie den Überblick über Ihren Cashflow und können fundiert für Wachstum planen.
3. Einfachere Identifikation steuerlich absetzbarer Ausgaben
Dank klarer Kategorisierung und Unterkategorisierung sehen Sie auf einen Blick, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind – und welche nicht. Das sorgt für eine korrekte Steuererklärung und schützt Sie vor unnötigen Zahlungen an das Finanzamt.
Ein Beispiel: Der deutsche Automobilriese ATU verbesserte seine Abstimmungsprozesse und sparte über 2 Millionen £ an Steuern, indem das Unternehmen digitales Ausgabenmanagement für seine Filialleiter einführte. Nach dem Fotografieren von Belegen oder Rechnungen werden die Daten automatisch ins System übernommen und in Echtzeit verbucht.
4. Mehr Transparenz bei Abteilungsausgaben
Wenn eine Abteilung deutlich mehr ausgibt als andere, können Sie das sofort erkennen – und die Daten gezielt exportieren, um die Ausgaben zu analysieren. So lassen sich Unregelmäßigkeiten schnell aufdecken und unnötige Kosten stoppen.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen – wie State of Play Hospitality (u. a. Flight Club, Bounce) – ist es essenziell, Ausgaben flexibel auswerten zu können. Andrew Jacobi, VP of US Finance bei State of Play Hospitality, erklärt:
Wir nutzen die anpassbaren Klassifizierungen in Payhawk, um zwischen unseren Standorten zu unterscheiden und deren Performance zu analysieren. Egal ob nach Standort oder nach der richtigen Buchungskategorie – das ist enorm hilfreich für unsere Budgetverteilung.
Best Practices für benutzerdefinierte Ausgabenfelder und -kategorien
Damit Ihre benutzerdefinierten Felder echten Mehrwert bieten, kommt es nicht nur auf die Einrichtung an – sondern auch auf das laufende Management. Hier sind einige bewährte Tipps, wie Sie das Potenzial Ihrer Ausgabendaten voll ausschöpfen:
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Machen Sie es Ihren Mitarbeitenden leicht, die richtigen Felder auszuwählen. Neue Felder bringen nichts, wenn sie nicht korrekt genutzt werden. Achten Sie auf benutzerfreundliche Bezeichnungen und automatische Zuordnung zu den passenden Buchungskonten.
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Überprüfen Sie Ihre Felder regelmäßig. Ihr Unternehmen wächst? Dann ändern sich auch Ihre Teams, Standorte und Anforderungen. Planen Sie regelmäßige Reviews ein und passen Sie Felder und Kategorien bei Bedarf an. Ideal: Ein System, das sich nahtlos mit Ihrem ERP verbindet – so müssen Änderungen nur einmal vorgenommen werden.
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Integrieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Durch Systemintegration vermeiden Sie doppelte oder fehlende Buchungen. Alle greifen auf dieselbe Datenbasis zu – ein Muss für strategische Entscheidungen.
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Nutzen Sie Ihre Daten für konkrete Maßnahmen. Daten sind nur so gut wie die Entscheidungen, die Sie damit treffen. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um fundierte, zukunftsorientierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen – sowohl kurzfristig als auch langfristig.
Und nicht vergessen: Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Kategorien starten, steht ein entscheidender Schritt an – das Management Ihrer Stammdaten (auch über mehrere Gesellschaften hinweg).
So verwalten Sie Stammdaten und benutzerdefinierte Felder über mehrere Gesellschaften hinweg
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Mit Payhawk können Sie Ihre Stammdaten und benutzerdefinierten Felder zentral auf Gruppenebene verwalten – für konsistente, verlässliche Daten über alle Gesellschaften hinweg. Das vereinfacht auch das Änderungsmanagement erheblich.
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Dank unserer ERP-Gruppenintegrationen lassen sich alle Gesellschaften gleichzeitig anbinden. So werden Ihre Stammdaten automatisch zwischen den Systemen synchronisiert – und Ihre Teams können Ausgaben schneller erfassen und den Monatsabschluss reibungslos durchführen.
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Danach wenden Sie Ihre benutzerdefinierten Einstellungen wie oben beschrieben an – und profitieren von einem Ausgabenmanagement, das sich exakt an Ihre Strukturen anpasst.
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