Alors que la crise des coûts d’exploitation se poursuit, les DAF doivent trouver le juste équilibre entre contrôler les coûts essentiels et préserver le moral des employés, tout en restant ouverts à des opportunités d'investissement potentiellement lucratives.
Note de la rédaction : Cet article est inspiré des données financières publiées par Raconteur.
Alors que les entreprises du monde entier continuent de faire face à des conditions économiques difficiles, les DAF sont tenus de surveiller de plus près leurs dépenses afin de préserver la rentabilité de l’entreprise et d'éviter une pénurie de liquidités.
Néanmoins, le contrôle des coûts liés à l’investissement ou au personnel peut avoir un impact négatif sur l'entreprise. En effet, la réduction des investissements peut entraver la croissance à long terme, tandis que la baisse des avantages sociaux a tendance à nuire au moral et à provoquer le mécontentement des employés.
C’est pourquoi les DAF doivent faire preuve de prudence et de tact afin de gérer les coûts de manière responsable, sans pour autant réduire les dépenses au point que l'entreprise en pâtisse.
Selon Marco Torrente, DAF de l'agence de voyage WebBeds :
Il est essentiel de s’assurer que chaque dépense est pertinente et entraîne un véritable retour sur investissement. Il est également important de procéder à une analyse de rentabilité adaptée afin de justifier ces dépenses et de bien comprendre les avantages dont elles s’accompagnent.
Il ajoute que la crise du Covid a conduit ses équipes à examiner les dépenses bien plus attentivement qu’avant la pandémie :
Au cours de cette période, nous nous sommes rendu compte que c’est la flexibilité de notre structure de dépenses qui nous a permis de survivre à la crise et d’en sortir renforcés. Une structure plus agile permet d’ajuster plus facilement les dépenses en fonction de la période. En effet, les entreprises n’agissent pas forcément de la même manière pendant les phases de croissance et de ralentissement économique.
La pandémie a incité certaines entreprises à examiner de près non seulement les dépenses de l'entreprise, mais aussi la viabilité des secteurs d'activité sous-jacents. Equiniti, par exemple, s’est efforcée de déterminer le coût des services offerts à chaque client, ainsi que les recettes générées par ces dépenses.
Selon Rob Bloor, contrôleur financier du groupe Equiniti :
Cela nous force à étudier de plus près la manière dont nous allouons les ressources, ce qui nous permet de déterminer s’il est intéressant de poursuivre certaines activités.
Depuis l'acquisition de l'entreprise à la fin de l'année 2021 par Siris Capital, société de capital-investissement, les collaborateurs ont une participation directe dans l'entreprise, ce qui les incite à se concentrer davantage sur la gestion des coûts.
Nous rappelons régulièrement aux employés que leur contribution représente un avantage pour eux en raison de leur participation au capital de l’entreprise.
Selon Matthias Heiden, DAF d’Industrial and Financial Systems (IFS) :
Alors que la situation d’incertitude économique persiste, les entreprises prêtent de plus en plus attention à leurs dépenses. C’est pourquoi le DAF est tenu d’inclure dans sa liste de priorités un examen minutieux des coûts. La gestion raisonnable des dépenses relève de la responsabilité du département Finance et, en premier lieu, du DAF. Même une fois la crise passée, il ne s’agit pas d’inciter les collaborateurs à dépenser sans compter. La gestion continue des dépenses est indispensable et c’est le rôle du DAF de faire en sorte que cette discipline soit intégrée au fonctionnement de l’entreprise.
Une telle discipline permet aux entreprises de mieux gérer leurs liquidités et d’éviter de faire face à une trésorerie déficitaire ou à des tensions financières excessives. Il ajoute :
Le fait de réduire les dépenses ne sert pas simplement de levier afin d’augmenter les bénéfices. Cela permet également de maintenir un solde de trésorerie positif. C’est pourquoi il est essentiel d’envisager ces problématiques de manière globale et de considérer les dépenses non seulement comme un poste du compte de résultat, mais aussi comme des flux de liquidités ayant un impact sur le solde bancaire.
La gestion des dépenses consiste également à éviter les dépenses excessives des collaborateurs. Il est essentiel de définir une politique globale afin que l’ensemble des employés soient conscients de ce qui peut ou non faire l’objet d’une demande de remboursement. En outre, il est indispensable d’expliquer clairement à chaque partie prenante qu’il est dans son intérêt de contrôler les coûts en appliquant une politique adaptée.
Les DAF d’entreprises qui opèrent sur plusieurs territoires nationaux font face à un défi encore plus important en matière de gestion des dépenses.
Marco Torrente explique :
L’un des principaux objectifs de notre équipe chez WebBeds a été d’adopter un ERP sur lequel s’appuient l’ensemble des entités qui composent l'entreprise. Cela nous permet de suivre, de contrôler et de déclarer toutes les dépenses de la même manière partout dans le monde.
En faisant appel à des solutions technologiques adaptées, les DAF peuvent bénéficier d’une vue consolidée des dépenses transfrontalières qui n’est pas faussée par les fluctuations de devises.
Matthias Heiden, quant à lui, met en avant le fait que l’ERP permet au DAF de comparer les données appropriées lorsqu’il consulte les rapports. Les DAF doivent également veiller à ce que le comportement en matière de dépenses soit cohérent dans l’ensemble des pays où ils opèrent, en définissant des règles communes et en éliminant les dépenses excessives. Pour lui :
*Auparavant, la manière de dépenser pouvait varier d'un pays à l'autre, mais les mentalités commencent à changer à mesure que les parties prenantes prennent conscience de ce qui constitue ou non une dépense pertinente. *
En définissant de bonnes pratiques en matière de dépenses et en maintenant un retour sur investissement indéniable, les responsables financiers peuvent alors gérer les dépenses sans créer de frictions excessives et sans manquer d'éventuelles opportunités de croissance à long terme.
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