Sparzwang mit Weitblick: Ausgaben in herausfordernden Zeiten souverän steuern

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel basiert auf den Raconteur Data-Driven Finance Insights

Da Unternehmen im gesamten Vereinigten Königreich weiterhin mit schwierigen Marktbedingungen kämpfen, müssen Finanzchefs ihre Ausgaben besonders genau überwachen, um Rentabilität zu sichern und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Eine strenge Kostenkontrolle – von Investitionen bis zu Mitarbeiterauslagen – kann jedoch auch Nachteile haben. Zu starke Kürzungen bei Investitionen können das langfristige Wachstum bremsen, während Einsparungen bei Benefits die Motivation der Mitarbeitenden senken und Unzufriedenheit hervorrufen können.

CFOs müssen daher eine sorgfältige Balance finden: Ausgaben verantwortungsvoll steuern, aber nicht so stark einschränken, dass das Unternehmen darunter leidet.

„Man muss sicherstellen, dass jede Ausgabe sinnvoll ist, einen echten Return liefert, ein klar nachvollziehbares Business Case hat und die Vorteile deutlich erkennbar sind“, erklärt Marco Torrente, Global CFO des Reiseunternehmens WebBeds.

Er berichtet, dass sein Team durch die Erfahrungen der Covid-Krise die Ausgaben noch intensiver überprüft als zuvor.

„Was wir aus dieser Zeit gelernt haben: Mit einer flexiblen Kostenstruktur kann man Krisen überstehen und gestärkt daraus hervorgehen“, sagt Torrente. „Eine anpassbare Kostenstruktur erlaubt es, die Ausgaben gezielt an die jeweilige Phase anzupassen. In Wachstumsphasen handelt man anders als in wirtschaftlichen Abschwüngen.“

Kosten besser verstehen

Die Pandemie hat viele Unternehmen dazu gebracht, nicht nur ihre laufenden Ausgaben, sondern auch die Wirtschaftlichkeit ihrer Geschäftsbereiche genau zu prüfen. Equiniti hat zum Beispiel untersucht, wie viel es kostet, jeden einzelnen Kunden zu betreuen, und welchen Umsatz diese Ausgaben erwirtschaften.

„Das zwingt uns, sehr genau zu prüfen, wie wir unsere Ressourcen einsetzen – und ob es sinnvoll ist, bestimmte Aktivitäten fortzuführen“, erklärt Rob Bloor, Chief Financial Controller bei Equiniti.

Seit der Übernahme durch die Private-Equity-Firma Siris Capital Ende 2021 haben die Mitarbeitenden eine direkte Beteiligung am Unternehmen. Das fördert ein stärkeres Bewusstsein für Kostenmanagement.

„Jeder wird regelmäßig daran erinnert, dass sein Beitrag sich letztlich zu seinem eigenen Vorteil auswirkt – dank seiner Beteiligung am Unternehmen“, so Bloor.

Auch wenn die wirtschaftliche Unsicherheit Unternehmen noch wachsamer werden lässt, sollte eine sorgfältige Kostenkontrolle laut Matthias Heiden, CFO bei Industrial and Financial Systems (IFS), immer auf der Agenda der Finanzchefs stehen.

„Es liegt in der Verantwortung der Finanzabteilung und des CFO, Ausgaben sinnvoll zu steuern“, sagt Heiden. „Es geht nicht darum, sich zurückzulehnen und zu sagen: ‚Jetzt geben wir mal richtig Geld aus, weil gerade alles gut läuft.‘ Kosten müssen jederzeit kontrolliert werden. Es ist die Aufgabe des CFO, diese Disziplin im Unternehmen zu verankern.“

Eine konsequente Steuerung der Ausgaben hilft, die Liquidität zu sichern und mögliche Engpässe zu vermeiden.

„Weniger auszugeben steigert nicht nur den Gewinn, gleichzeitig halten Sie Ihre Cash-Bestände stabil“, erklärt Heiden. „Man muss Ausgaben ganzheitlich betrachten: Sie sind nicht nur ein P&L-Posten, sondern wirken sich direkt auf die Liquidität aus.“

Kostenmanagement umfasst auch die Ausgaben der Mitarbeitenden. Klare Richtlinien stellen sicher, dass alle wissen, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht.

„Man möchte keinen Polizeistaat führen“, betont Torrente, „aber es muss klar sein, dass jeder davon profitiert, wenn die Kosten richtig kontrolliert werden.“

Herausforderungen bei grenzüberschreitenden Ausgaben

Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, stehen vor zusätzlichen Herausforderungen.

Torrente erklärt, dass ein zentrales Ziel seines Teams bei WebBeds war, „eine Basis zu schaffen, auf der ein einheitliches ERP-System von allen genutzt wird. So können wir Ausgaben weltweit auf die gleiche Weise verfolgen, kontrollieren und berichten.“

Mit der richtigen Technologie können CFOs internationale Ausgaben konsolidiert überblicken, ohne dass Währungsschwankungen die Sicht verzerren.

Heiden ergänzt, dass ein gutes ERP-System Finanzchefs ermöglicht, „Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen, wenn sie Berichte auswerten.“

Zudem müssen CFOs sicherstellen, dass Ausgabeverhalten in allen Ländern einheitlich ist. Gemeinsame Regeln und das konsequente Unterbinden übermäßiger Ausgaben sind entscheidend.

„Früher gab es Unterschiede im Ausgabeverhalten zwischen Ländern, aber das ändert sich, weil die Mitarbeitenden lernen, was richtig und falsch ist“, sagt Heiden.

Durch klare Richtlinien und die konsequente Umsetzung guter Ausgabenpraktiken im gesamten Unternehmen können CFOs Kosten effektiv steuern, ohne Mitarbeitende zu stark einzuschränken oder langfristige Wachstumschancen zu verpassen. Auch wenn dies keine leichte Aufgabe ist, haben viele CFOs in den letzten Jahren darin zunehmend Routine entwickelt.

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