Uitgaven beheren in moeilijke tijden

Noot van de redactie: Dit artikel is een afgeleide van de Raconteur data-driven finance insights

Nu bedrijven in het Verenigd Koninkrijk nog steeds te maken hebben met moeilijke handelsomstandigheden, moeten hun financieel directeuren hun uitgaven veel beter in de gaten houden om winstgevend te blijven en een liquiditeitskrapte te voorkomen.

Maar het strakker in de hand houden van kosten, van kapitaaluitgaven tot personeelskosten, kan een negatief effect hebben op een organisatie. Bezuinigen op investeringen kan de groei op de langere termijn belemmeren, terwijl bezuinigen op extraatjes het moreel van werknemers kan schaden en ontevredenheid kan veroorzaken.

Dit betekent dat CFO's een zorgvuldige balans moeten vinden waarbij ze de kosten op verantwoorde wijze beheren, maar de uitgaven niet zodanig terugschroeven dat het bedrijf eronder lijdt.

*"Je moet ervoor zorgen dat je de uitgaven goed doet en dat je een echt rendement hebt op die investering, evenals een goede business case om de uitgaven te rechtvaardigen en te begrijpen welke voordelen het oplevert," zegt Marco Torrente, wereldwijd CFO bij reisdienstenbedrijf WebBeds.

Hij vertelt dat de intense ervaring met de Covid-crisis betekent dat zijn team de uitgaven veel kritischer onder de loep heeft genomen dan voor de pandemie het geval was.

"Wat we hebben geleerd van die periode is dat als je een flexibele kostenstructuur hebt, je kunt overleven en er veel sterker uit kunt komen," zegt Torrente.
"Een meer discretionaire kostenstructuur betekent dat je je uitgaven gemakkelijker kunt aanpassen aan de periode waarin je je bevindt. Als het bijvoorbeeld een groeifase is, kun je anders handelen dan tijdens een neergang."

Kosten beter begrijpen

De pandemie heeft sommige bedrijven ertoe aangezet om niet alleen de bedrijfsuitgaven onder de loep te nemen, maar ook de levensvatbaarheid van hun onderliggende bedrijfsactiviteiten. Equiniti heeft bijvoorbeeld onderzocht hoeveel het kost om elke klant van dienst te zijn en hoeveel inkomsten die uitgaven genereren.

“"Dat dwingt ons om veel beter te kijken naar hoe we middelen toewijzen - en of het de moeite waard is om bepaalde activiteiten voort te zetten", onthult Rob Bloor, Equiniti's Chief Financial Controller.

Sinds de overname van het bedrijf door participatiemaatschappij Siris Capital eind 2021 hebben de medewerkers een direct belang in het bedrijf, wat helpt om de aandacht te richten op kostenbeheer.

"Iedereen wordt er regelmatig aan herinnerd dat hun bijdrage terugkomt in hun voordeel vanwege hun aandelenpositie," merkt Bloor op.

Hoewel de aanhoudende economische onzekerheid betekent dat bedrijven onvermijdelijk waakzamer zullen zijn over hun uitgaven, zou een nauwgezette controle van de kosten deel moeten uitmaken van de agenda van de financieel directeur, ongeacht de situatie, stelt Matthias Heiden, CFO bij Industrial and Financial Systems (IFS).

"Het is de verantwoordelijkheid van de financiële afdeling en uiteindelijk van de CFO om de uitgaven verstandig te beheren", zegt hij. "Het is niet zo dat ik achterover leun en tegen mensen zeg: 'Oké, laten we uitgaven doen nu de zon schijnt'. Je moet dit de hele tijd managen. Het is de CFO’s rol om die discipline in de organisatie te brengen."

Het handhaven van een dergelijke discipline kan bedrijven helpen om hun liquiditeit beter te beheren en mogelijke kastekorten of onnodige druk op het bedrijf te voorkomen.

"Als je minder uitgeeft, gaat niet alleen je winst omhoog. Tegelijkertijd houd je je kassaldo vast", zegt Heiden. "We moeten deze onderwerpen holistisch benaderen en uitgaven niet alleen zien als een P&L-post, maar ook als een liquiditeitskost die de bankrekening beïnvloedt."

Kostenbeheer moet zich ook uitstrekken tot personeelsuitgaven en ervoor zorgen dat mensen op dit gebied niet te veel uitgeven. Dit betekent dat er een uitgebreid beleid moet worden opgesteld, zodat alle medewerkers weten waarvoor ze wel en waarvoor ze geen vergoeding kunnen vragen.

"Je wilt geen politiestaat oprichten", benadrukt Torrente, "maar je moet wel duidelijk maken dat iedereen er baat bij heeft als je de kosten op de juiste manier controleert."

Uitdagingen voor grensoverschrijdende uitgaven

Organisaties die in meerdere gebieden actief zijn, vormen een grotere uitdaging voor financiële managers als het gaat om het beheren van uitgaven.

Torrente zegt dat een belangrijke doelstelling voor zijn team bij WebBeds was om "een basis te leggen waarbij we één enterprise resource planning systeem hebben dat iedereen gebruikt. Dit zorgt ervoor dat we alle uitgaven overal ter wereld op dezelfde manier kunnen volgen, controleren en rapporteren."

Door de juiste technologie te gebruiken, kunnen CFO's een geconsolideerd overzicht krijgen van overschrijdende uitgaven dat niet wordt verstoord door valutaschommelingen.

Heiden merkt op dat een effectief enterprise resource planning-systeem elke financieel directeur in staat stelt om "een appels met appels vergelijking te maken wanneer je naar je rapporten kijkt".

CFO's moeten er ook voor zorgen dat het uitgavengedrag consistent is in elk land waar ze actief zijn, door gemeenschappelijke regels af te spreken en op te treden tegen spilzucht die ze ontdekken.

"Vroeger waren er verschillen in hoe mensen uitgaven deden in verschillende landen, maar dat begint te veranderen nu mensen leren wat juist is en wat niet," zegt Heiden.

Door goede bestedingspraktijken in de hele organisatie vast te stellen en te handhaven en ervoor te zorgen dat elke substantiële uitgave een duidelijk rendement oplevert, zouden financiële managers in staat moeten zijn om de kosten te beheersen zonder al te veel wrijving onder het personeel te creëren of potentiële groeikansen op de lange termijn mis te lopen. Hoewel dit geen eenvoudige taak is, is het iets waar veel CFO's de afgelopen jaren steeds bedrevener in zijn geworden.

Een tip van ons

Proactieve uitgavencontrole als prioriteit? Lees meer over Payhawk's uitgavenbeheer en hoe jij gebruik kunt maken van ingebouwde kaartcontroles (zoals kaartblokkering, ATM-blokkering en meer) en aanpasbare goedkeuringsworkflows. Boek vandaag nog een persoonlijke demo met onze product experts.