Digitalisation des factures et facturation électronique : comment ça marche ?

Par la suite, la loi de finances pour 2020 a systématisé l’usage de la facturation électronique. Cette réforme, qui vise les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, doit s’appliquer selon un calendrier progressif. D’ici 2027, toutes les entreprises devront être en mesure de produire et de transmettre leurs factures sous ce format. Et entre temps, comment procéder ?

Fonctionnement, avantages, astuces et conseils… Tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des factures est dans cet article. Suivez le guide !

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

En France, d’ici le 1er septembre 2027, la facture électronique sera obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Quelle que soit leur taille, elles devront accepter la facture électronique, mais aussi être capables d’éditer et de transmettre toutes les factures sous ce format.

Mais avant d’aller plus loin, de quoi parle-t-on exactement ?

La dématérialisation (on parle aussi de digitalisation) consiste à substituer des documents papier par des documents numériques, générés puis stockés sur des supports adaptés. Il s’agit pour les entreprises d’un véritable enjeu économique et culturel.

Dématérialiser la facturation implique de :

• Accepter la réception des factures électroniques ;
• Intégrer ces factures dans son système de gestion commerciale ;
• Editer des factures électroniques ;
• Archiver numériquement les factures et les documents afférents (bons de commande, etc.) ;
• Avoir fait le choix d’une plateforme de dématérialisation pour recevoir les factures électroniques, qu’il s’agisse de la solution publique de dématérialisation des factures Chorus Pro, ou d’une plateforme privée certifiée par l’État.

Attention : une facture papier numérisée n’est pas considérée comme dématérialisée. Pour être valable, celle-ci doit suivre un processus précis.

C’est donc la fin définitive de la facturation papier, y compris pour les artisans et les indépendants. L’objectif de cette réforme d’ampleur est de simplifier les processus administratifs, d’améliorer la traçabilité des activités des entreprises sur le territoire français, et de lutter contre la fraude à la TVA.

Quelles sont les étapes à suivre pour digitaliser des factures ?

L'obligation d'émettre des factures entrera en vigueur le :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

L'obligation de recevoir des factures électroniques, quant à elle, entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026 pour l'ensemble des entreprises.

D’ici là, comment procéder ? Quelles étapes suivre pour numériser ses factures ?

Tout d’abord, il est important de noter que les factures numériques présentent la même valeur probante que les factures papier, dès lors qu’elles respectent un certain nombre de critères. La valeur probante d'un document fait référence à sa légitimité et à sa validité d’un point de vue juridique : il est donc opposable aux tiers.

Ces critères de validité sont les suivants :

• La facture doit être reproduite à l’identique ;
• La dématérialisation ne doit pas être effectuée au moyen d’un outil de traitement des images ;
• La facture doit être horodatée par un processus certifié (conformément à la norme RFC 3161) ;
• Elle doit faire état d’une empreinte numérique, d’un cachet serveur au minimum de niveau RGS 1*, d’une signature électronique au minimum de niveau RGS 1*, ou de mesures équivalentes ;
• Une fois numérisée, la facture doit être conservée au format PDF A/3.

Il est bien sûr recommandé de recourir à un outil de gestion électronique des documents tel que celui proposé par Payhawk, qui vous assurera d’être en conformité avec la législation. Cela exclut les étapes manuelles de numérisation des factures, au moyen d’un simple scanner par exemple.

À noter : Le Code du commerce impose à toute entreprise de conserver ses documents comptables pendant au moins 10 ans. Les factures papier peuvent être archivées au format numérique, à condition de garder les originaux.

Quels sont les avantages de la numérisation des factures ?

Pour les entreprises, le passage à la digitalisation des factures n’est pas qu’un simple changement culturel et organisationnel. C’est aussi un vivier d’opportunités. Voici les principaux avantages qu’il est possible d’en retirer :

• La réduction des coûts : passer d’un processus papier à un processus dématérialisé engendre nécessairement des gains financiers. En ce qui concerne les factures, le Ministère de l’Economie et des Finances estime que les PME pourraient économiser jusqu’à 4,5 milliards d’euros par an. De manière générale, grâce à l’optimisation de la gestion des factures et documents associés, les entreprises pourraient réaliser de véritables gains de productivité et de compétitivité. On estime à ce titre que la durée moyenne de traitement d’une facture est de 14 jours, tandis que 7,5% des documents sont perdus par les entreprises. Or, le coût de recherche d’un document mal classé ou perdu est de 110 €. La dématérialisation des documents s’impose alors comme une solution efficace pour limiter ces coûts.
• Les gains de temps : envoi, suivi, stockage… La gestion des factures papier nécessite du temps et des ressources. Grâce à la dématérialisation, le cycle de facturation est plus rapide et plus efficace, et la productivité de l’entreprise s’améliore.
• L’impact écologique : les factures dématérialisées ne nécessitent qu’un ordinateur et une connexion Internet. En consommant moins de ressources, elles permettent ainsi aux entreprises de réduire leur impact environnemental.
• Une précision accrue : grâce à ses processus structurés, la dématérialisation apporte une plus grande précision dans le cycle de facturation. La sécurité des données, grâce à la transmission automatique des données de paiement, s’en trouve également renforcée.

Dématérialisation des factures : les aspects légaux et de conformité

Nous avons vu plus haut le cadre juridique de la facturation électronique. Qu’en est-il, désormais, du cadre général de la digitalisation des documents ?

Depuis la loi du 13 mars 2000, le Code civil reconnaît aux documents électroniques une valeur probante. Le terme “probant” vient du latin “probans”, qui signifie prouver, approuver. D’un point de vue juridique, un document à valeur probante est donc un document dont l’intégrité est assurée, qui peut en conséquence être reçu comme une preuve par l’administration.

Deux conditions doivent néanmoins être réunies pour qu’un document dématérialisé soit admis comme preuve :

• L’identité de son auteur doit être certaine,
• Le document ne doit pas pouvoir être modifié.

Depuis 2000, le cadre législatif a évolué. D’autres réglementations ont ainsi vu le jour pour s’adapter aux nouveaux usages et à la dématérialisation croissante des documents. L’arrêté du 23 mai 2019 sur la dématérialisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, qui a été codifié à l’alinéa 3 de l’article L102B du livre des procédures fiscales, dispose ainsi que :

“Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier”.

Cela signifie que les entreprises sont libres de choisir entre l’archivage sous forme papier et l’archivage sous forme numérique.

Pour attester de la valeur probante d’un document, l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, établit 3 critères cumulatifs :

• Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original, que ce soit en image ou en contenu. Elle ne doit pas avoir été modifiée, retouchée ou altérée. Si le fichier doit être compressé, il ne doit y avoir aucune perte d’information.
• Un format unique : le document numérique doit correspondre à un format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), qui garantit l'harmonisation des systèmes et la conservation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage qui correspond au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Ce système doit notamment intégrer les dates des différentes opérations réalisées sur le document, ce qui permet de garantir son authenticité.

Lorsque ces trois critères sont réunis, un document numérique est réputé disposer de la même valeur juridique que l’original sur support papier. Il peut donc être présenté aux administrations en cas de contrôle, notamment fiscal.

Quelles technologies pour optimiser la numérisation des documents ?

La technologie OCR

La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) est un procédé informatique permettant de convertir un fichier texte en format exploitable par une machine. Par exemple, elle peut être utilisée pour convertir un document papier en format numérique. Les entreprises peuvent ainsi l’utiliser pour gérer et archiver les notes de frais de leurs salariés.

Les outils basés sur la technologie OCR permettent de gagner du temps : en effet, ils ont pour effet de réduire considérablement la saisie manuelle des données. Les informations contenues dans un format papier sont rapidement numérisées, et les données extraites des documents conservent leur authenticité. L’avantage : les outils OCR peuvent être intégrés aux logiciels comptables, pour une gestion fluide des documents.

Ainsi, lorsque vous scannez un reçu ou une facture avec notre outil, l’OCR catégorise automatiquement vos documents. A la clé : un gain de temps et d’efficacité.

Le scan intelligent

L’intelligence artificielle (IA) permet d’éliminer la saisie manuelle des données, en capturant notamment les reçus en quelques secondes et en extrayant toutes les informations pertinentes. Grâce au scan intelligent, qui se base sur cette technologie de pointe, les notes de frais peuvent être générées automatiquement. Les salariés n’ont qu’à prendre en photo leurs reçus et à l’importer, pour un traitement des dépenses bien plus efficace et précis.

L’archivage électronique

Quant à l’archivage électronique, il permet de conserver ses documents financiers et comptables en toute sécurité, grâce à un logiciel professionnel dédié. Il diffère du stockage, qui correspond à la simple conservation en ligne de documents numériques. L’archivage répond à des règles plus strictes, et permet de garantir la valeur probante des documents. Il est également plus abouti en ce qui concerne la sécurité des données.

Conclusion

On l’a vu, la digitalisation des factures (et des documents comptables en général) représente un levier majeur de transformation et d’amélioration pour les entreprises.

En leur permettant de gagner en efficacité, de réduire leurs coûts et d’améliorer leur conformité réglementaire, elle assure une gestion des dépenses plus rapide et une hausse de la productivité. Au-delà de ce que la loi prescrit (d’ici 2027, toutes les entreprises devront avoir adopté la facturation électronique), l’adoption des outils de numérisation est donc aujourd’hui un impératif pour rester compétitif. Il s’agit par exemple du scan intelligent ou encore de la technologie OCR, qui permettent de gagner un temps précieux en éliminant les tâches manuelles chronophages.