Eleven Ventures est l'une des principales sociétés de capital-risque en phase de démarrage en Europe du Sud-Est, investissant dans des start-ups depuis 2012. Avec 150 investissements collectifs, l'équipe d'Eleven a contribué à catalyser l'écosystème régional des start-ups.
Avant d'utiliser Payhawk, l'équipe d'Eleven, composée de 10 personnes, partageait une seule carte de débit émise par la principale banque commerciale de Bulgarie. Ce partage de cartes était source de confusion et de désorganisation. Vassil Terziev, associé chez Eleven, se souvient que l'équipe « passait d'innombrables heures à essayer de réconcilier nos dépenses après chaque voyage ».
Ce fut un véritable casse-tête pour Diana Ruseva, directrice financière chez Eleven. En l'absence de factures ou de reçus, Diana Ruseva a eu du mal à déclarer de nombreux frais aux impôts à la fin de l'année fiscale.
La seule carte que l'équipe a partagée a également posé d'autres problèmes. Le processus de conformité de la banque commerciale comprenait des tas de formulaires et de procédures fastidieuses et l'administration était devenue longue et difficile à gérer.
Eleven a décidé d'investir dans Payhawk en 2018 et de tester le service par la même occasion. En déplaçant sa gestion des dépenses] vers Payhawk, l'équipe a complètement changé son rapport à la gestion financière et en a rapidement ressenti les avantages.
Avec Payhawk, nous avons pu passer à une solution beaucoup plus flexible. Chaque membre de l'équipe a une carte, nous avons beaucoup plus de contrôle sur les dépenses et l'expérience utilisateur nous aide à minimiser le temps que nous passons à classer les dépenses. Maintenant, nous pouvons consacrer ce temps à des activités beaucoup plus bénéfiques pour notre entreprise et nos clients, explique Diana Ruseva.
Désormais, chaque membre de l'équipe dispose d'une carte dont la limite est fixée en fonction du budget qui lui a été attribué. Et s'ils ont besoin de demander plus de fonds, ils peuvent le faire rapidement en quelques clics via l'application. Le responsable financier peut ensuite approuver les demandes en quelques clics.
Avant Payhawk, lorsqu'ils utilisaient la banque commerciale, ils devaient envoyer un formulaire dans un autre pays pour demander une limite plus élevée sur la carte, ce qui était inefficace et prenait du temps.
Pour l'équipe, soumettre des dépenses est désormais un jeu d'enfant. Plus besoin de conserver d'interminables reçus lors des voyages, il suffit de prendre une photo du reçu ou de télécharger la facture et la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégrée au portail extrait toutes les informations nécessaires à l'équipe financière.
« J'adore toutes les fonctionnalités de Payhawk. Cela me fait gagner tellement de temps et d'énergie », explique Ruseva.
En tant que société d'investissement en phase de démarrage, l'équipe d'Eleven voyage constamment pour rencontrer clients et propects .
Avec Payhawk, l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour effectuer ses voyages d'affaires et saisir ses dépenses. Chaque membre peut payer avec sa carte si nécessaire, télécharger un reçu, sélectionner une catégorie, et le tour est joué. L'outil recherche même automatiquement les membres de l'équipe lorsqu'il manque des informations, ce qui évite à l'équipe de comptabilité de se retrouver en difficulté.
« L'une de mes fonctions préférées est le rappel des documents manquants », explique Diana Ruseva. « Cela m'évite de courir après mes coéquipiers pour télécharger les factures de leurs voyages. »
Mais les avantages ne s'arrêtent pas là, puisque la solution Payhawk comprend également une fonction qui permet à l'équipe de comptabilité de savoir quand le solde des cartes des employés est bas. Cela signifie que le département financier n'a pas besoin de vérifier le compte chaque semaine pour voir s'il y a suffisamment de fonds après que l'équipe a effectué ses dépenses, un e-mail et des notifications sont directement envoyés.
Ma fonction préférée est l'alerte concernant les fonds faibles. Elle m'aide à ne pas laisser certains de mes coéquipiers sans fonds au milieu d'un voyage d'affaires à l'étranger.
Grâce aux catégories de dépenses personnalisables Payhawk, les clients peuvent créer leurs propres catégories définies afin de mesurer les dépenses sur la base d'un projet ou d'une activité. Chaque fois que l'utilisateur d'une carte effectue un paiement, il peut le classer dans une catégorie donnée (déterminée par l'entreprise), par exemple : publicité, outils, repas, etc. Ces catégories peuvent être créées pour correspondre à la manière dont les budgets sont établis, ce qui facilite la comptabilité et l'établissement de rapports.
Les caractéristiques de Payhawk, à savoir les limites et les catégories de dépenses, rendent l'affectation des budgets particulièrement efficace. Cela facilite grandement la vie de notre équipe, explique Nick Yanev, responsable du marketing chez Eleven.
Payhawk a permis à chaque membre de l'équipe d'Eleven de gagner du temps sur la gestion et le classement des dépenses afin de le réinvestir dans ce qui est vraiment important.
De l'affectation des dépenses à la recherche des reçus, Payhawk a résolu de nombreux problèmes qui rendaient la gestion des dépenses si chronophage pour l'entreprise.
Payhawk me fait gagner un temps surprenant. Tous nos outils de marketing, nos abonnements et nos plateformes sont reliés à ma carte Payhawk, ce qui me permet de ne pas penser au prochain paiement ou à l'endroit et à la manière dont je dois payer, explique Nick Yanev, responsable du marketing.
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Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
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