Adieu la chasse aux reçus

Simplifier les dépenses et les frais liés aux voyages d'affaires

En tant que société d'investissement en phase de démarrage, l'équipe d'Eleven voyage constamment pour rencontrer clients et propects .

Avec Payhawk, l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour effectuer ses voyages d'affaires et saisir ses dépenses. Chaque membre peut payer avec sa carte si nécessaire, télécharger un reçu, sélectionner une catégorie, et le tour est joué. L'outil recherche même automatiquement les membres de l'équipe lorsqu'il manque des informations, ce qui évite à l'équipe de comptabilité de se retrouver en difficulté.

« L'une de mes fonctions préférées est le rappel des documents manquants », explique Diana Ruseva. « Cela m'évite de courir après mes coéquipiers pour télécharger les factures de leurs voyages. »

Mais les avantages ne s'arrêtent pas là, puisque la solution Payhawk comprend également une fonction qui permet à l'équipe de comptabilité de savoir quand le solde des cartes des employés est bas. Cela signifie que le département financier n'a pas besoin de vérifier le compte chaque semaine pour voir s'il y a suffisamment de fonds après que l'équipe a effectué ses dépenses, un e-mail et des notifications sont directement envoyés.

« Ma fonction préférée est l'alerte concernant les fonds faibles », déclare Ruseva. « Elle m'aide à ne pas laisser certains de mes coéquipiers sans fonds au milieu d'un voyage d'affaires à l'étranger. »

Création de catégories pour gérer les dépenses

Grâce aux catégories de dépenses personnalisables Payhawk, les clients peuvent créer leurs propres catégories définies afin de mesurer les dépenses sur la base d'un projet ou d'une activité. Chaque fois que l'utilisateur d'une carte effectue un paiement, il peut le classer dans une catégorie donnée (déterminée par l'entreprise), par exemple : publicité, outils, repas, etc. Ces catégories peuvent être créées pour correspondre à la manière dont les budgets sont établis, ce qui facilite la comptabilité et l'établissement de rapports.

« Les caractéristiques de Payhawk, à savoir les limites et les catégories de dépenses, rendent l'affectation des budgets particulièrement efficace. Cela facilite grandement la vie de notre équipe. », explique Nick Yanev, responsable du marketing chez Eleven.

Consacrer du temps à ce qui compte

Payhawk a permis à chaque membre de l'équipe d'Eleven de gagner du temps sur la gestion et le classement des dépenses afin de le réinvestir dans ce qui est vraiment important.
De l'affectation des dépenses à la recherche des reçus, Payhawk a résolu de nombreux problèmes qui rendaient la gestion des dépenses si chronophage pour l'entreprise.

« Payhawk me fait gagner un temps surprenant. Tous nos outils de marketing, nos abonnements et nos plateformes sont reliés à ma carte Payhawk, ce qui me permet de ne pas penser au prochain paiement ou à l'endroit et à la manière dont je dois payer », explique Nick Yanev, responsable du marketing.

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