Zenloop rationalise la gestion de ses dépenses

Les enjeux de Zenloop

Paul Schwarzenholz, co-fondateur de Zenloop, explique : "Avant d’utiliser les services de Payhawk, toutes nos dépenses passaient par une seule carte d'entreprise. Cela créait évidemment beaucoup de chaos. Une transaction ne comportait aucune information nous permettant d'identifier le département duquel elle provenait. Notre seule option était d'enquêter manuellement sur les coûts non récurrents, de les attribuer manuellement à la bonne catégorie, puis de réclamer à nos salariés les reçus."

Toutes les dépenses de l'entreprise sur une seule plateforme

"Les données peuvent être exportées et téléchargées vers le système comptable en une seule fois. Sécurité, planification budgétaire, responsabilité. Nous gagnons en visibilité sur chaque transaction, en temps réel. C'est d'autant plus utile que nous savons de quel département elle provient et que toutes les informations sont accessibles à la fois pour le titulaire de la carte et pour notre équipe financière", témoigne Paul Schwarzenholz.

"Nous apprécions également le fait que nous puissions suivre les dépenses et fixer des limites au niveau de chaque département tout en automatisant le processus d'approbation."

"Dans le passé, nous avions des problèmes avec les abonnements. Surtout dans les cas où nous avions plusieurs abonnements pour un même produit (par ex : LinkedIn & DuxSoup, où nous avions environ 5 comptes différents par service). Il était toujours difficile de savoir à quel compte appartenait un paiement et à qui demander les factures. Les salariés insistaient pour dire que ce n'était pas leur compte, c'était un casse-tête. Aujourd'hui, si le paiement est effectué sur leur carte, chacun doit être en mesure de fournir une facture", raconte Paul Schwarzenholz.

Pour Paul Schwarzenholz, "l'émission de cartes de débit et de crédit pour nos salariés a été bénéfique pour de nombreuses raisons. Non seulement cela a donné de la flexibilité à nos collaborateurs, mais cela a également facilité les paiements commerciaux. Désormais, les titulaires de cartes de débit et de crédit sont responsables de la saisie des informations et des reçus relatifs à leurs dépenses au lieu de demander à l'équipe Finance de le faire pour eux. C'est important car notre équipe Finance n'avait pas toujours le temps de le faire immédiatement, sans compter qu'elle avait aussi des tonnes d'autres tâches à accomplir."

Du temps gagné avec les exports mensuels

"Nous aimons la facilité avec laquelle il est possible de créer et d'émettre de nouvelles cartes de débit et de crédit. De plus, l'équipe Customer Success de Payhawk est d'un grand soutien et répond rapidement à nos questions pour nous aider à résoudre nos problèmes. Chaque fois que nous avons eu de petits soucis avec l'activation d'une carte ou un paiement qui ne passait pas, nous avons pu les résoudre rapidement avec l'équipe support", ajoute Paul Schwarzenholz.

"Mais la meilleure fonctionnalité pour nous est l'export mensuel ! Vous pouvez télécharger une version contenant toutes les informations nécessaires. Vous pouvez également télécharger et voir quelles sont les transactions pour lesquelles des factures ont déjà été jointes et celles qui sont encore en suspens. Les transactions pour lesquelles une facture est jointe comportent également un lien dans le document pour consulter la facture correspondante. C'est génial !"

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