Nous aimons la facilité avec laquelle il est possible de créer et d'émettre de nouvelles cartes

Avant l’utilisation de Payhawk

« Avant d’utiliser les services de Payhawk, toutes nos dépenses passaient par une seule carte d'entreprise. Cela créait évidemment beaucoup de chaos. Une transaction ne comportait aucune information nous permettant d'identifier le département duquel elle provenait. Notre seule option était d'enquêter manuellement sur les coûts non récurrents, de les attribuer manuellement à la bonne catégorie, puis de réclamer à nos employés les reçus. »

Toutes les dépenses de l'entreprise sur une seule plateforme

« Les données peuvent être exportées et téléchargées vers le système comptable en une seule fois. Sécurité, allocation budgétaire, responsabilité, accessibilité. Nous pouvons maintenant voir chaque transaction en temps réel. C'est d'autant plus utile que nous savons de quel département elle provient et que toutes les informations sont accessibles à la fois pour le titulaire de la carte et pour notre équipe financière.

Nous apprécions également le fait que nous puissions suivre les dépenses et fixer des limites au niveau de chaque département tout en automatisant le processus d'approbation.

Dans le passé, nous avions des problèmes avec les abonnements. Surtout dans les cas où il y a plusieurs abonnements pour un même produit (par ex : LinkedIn & DuxSoup, où nous avions environ 5 comptes différents par service). Il était toujours difficile de savoir à quel compte appartenait un paiement et à qui demander les factures. Les employés insistaient pour dire que ce n'était pas leur compte. Maintenant, ils ne peuvent plus dire cela. Si le paiement est effectué sur leur carte de crédit, ils doivent être en mesure de fournir une facture.

L'émission de cartes pour nos employés a été bénéfique pour de nombreuses raisons. Non seulement cela a donné de la flexibilité à nos services, mais cela a également facilité les paiements commerciaux. Désormais, les titulaires de cartes de crédit sont responsables de la saisie des informations et des reçus relatifs à leurs dépenses au lieu de demander à une personne désignée de le faire pour eux. C'est important car cette personne n'avait pas toujours le temps de le faire immédiatement, sans compter qu'elle avait aussi des tonnes d'autres tâches à accomplir. »

Du temps gagné avec le rapport d'exportation mensuel

« Nous aimons la facilité avec laquelle il est possible de créer et d'émettre de nouvelles cartes. De plus, l'équipe de Payhawk chargée du suivi de la clientèle est d'un grand soutien et répond rapidement à nos questions pour nous aider à résoudre nos problèmes. Chaque fois que nous avons eu de petits soucis avec l'activation d'une carte ou un paiement qui ne passait pas, nous avons pu les résoudre rapidement avec l'équipe support.

Mais la meilleure fonctionnalité pour nous est l'exportation mensuelle !

Vous pouvez télécharger une version contenant vraiment toutes les informations nécessaires. Vous pouvez également télécharger et voir quelles sont les transactions pour lesquelles des factures ont déjà été jointes et celles qui sont encore en suspens. Les transactions pour lesquelles une facture est jointe comportent également un lien dans le document, sous lequel vous pouvez consulter la facture correspondante. C'est génial ! »

Si vous voulez en savoir plus sur la façon d'émettre des cartes pour votre équipe ou sur la façon de mieux gérer la clôture du mois comme Zenloop, vous pouvez télécharger notre ebook gratuit Conseils et astuces pour les directeurs financiers : Comment gérer la clôture du mois comme un pro. Ou, si vous êtes prêt à passer à l'étape suivante, programmez une démo avec nous.