Wij vinden het geweldig hoe gemakkelijk het is om nieuwe kaarten aan te maken en uit te geven.

Het leven vóór Payhawk

"Voordat we op Payhawk overstapten, liepen al onze kosten via één bedrijfskaart. Dit creëerde natuurlijk een hoop chaos. Een transactie had geen informatie die ons hielp te identificeren bij welke afdeling het hoorde. Onze enige optie was om eenmalige kosten handmatig te onderzoeken, handmatig toe te wijzen aan de juiste kostenplaats en vervolgens achter onze medewerkers aan te gaan voor het bonnetje."

Alle bedrijfsuitgaven in één enkel platform

"Gegevens kunnen in één keer worden geëxporteerd en geüpload naar het boekhoudsysteem. Beveiliging, budgettoewijzing, verantwoordelijkheid, toegankelijkheid. We kunnen nu elke transactie in real-time zien. Het is nog handiger, dat we weten welke afdeling het heeft gemaakt, en alles is toegankelijk voor zowel de kaarthouder als ons financiële team.

We vinden het ook prettig dat we uitgaven kunnen volgen en limieten kunnen instellen op afdelingsniveau terwijl we het goedkeuringsproces automatiseren.

In het verleden hadden we problemen met abonnementen. Vooral in gevallen met meerdere abonnementen voor één product (bijv: LinkedIn & DuxSoup, waarbij we per dienst zo'n 5 verschillende accounts hebben). Het was altijd moeilijk om te achterhalen bij welke account een betaling hoorde en bij wie je de facturen moest opvragen. Medewerkers bleven volhouden dat het niet hun rekening was. Nu kunnen ze dat niet meer zeggen. Als het op hun betaalkaart staat, moeten ze een factuur kunnen overleggen.

Het uitgeven van kaarten aan onze medewerkers was om veel redenen voordelig. Het gaf onze afdelingen niet alleen flexibiliteit, maar het maakte het ook een stuk makkelijker voor zakelijke betalingen. Nu zijn de creditcardhouders zelf verantwoordelijk voor het invoeren van de kaartgegevens in plaats van het altijd aan die ene persoon in het bedrijf te vragen. Dat is belangrijk omdat die ene persoon niet altijd meteen tijd had, om nog maar te zwijgen van het feit dat ze ook nog tonnen andere taken hadden."

Tijdsbesparing met het maandelijkse exportrapport

"We vinden het geweldig hoe makkelijk het is om nieuwe kaarten aan te maken en uit te geven. Ook het Customer Success team van Payhawk is zeer behulpzaam en snel in het beantwoorden van vragen om problemen te helpen oplossen. Wanneer we kleine problemen hadden met het activeren van een kaart of een betaling die niet doorging, hebben we deze snel kunnen oplossen met het support team.

Maar de allerbeste functie voor ons is de maandelijkse export!

Je kunt een versie downloaden met werkelijk alle benodigde informatie. In deze download kun je ook zien welke transacties al een factuur hebben en welke nog open staan. Degenen die wel een factuur hebben, hebben ook een link in het document, waaronder je de bijbehorende factuur kunt bekijken. Dit is geweldig!"

Als je meer wilt weten over hoe je betaalkaarten voor je team kunt uitgeven of hoe je de maandafsluiting beter kunt beheren zoals Zenloop, dan kun je ons gratis ebook: Hoe sluit je de maand af als een pro downloaden. Of, als je klaar bent om de volgende stap te zetten, boek een demo met ons.