Heura Foods choisit Payhawk pour une plus grande agilité dans sa gestion des dépenses

Heura Foods, une entreprise à mission aux grandes ambitions

Heura Foods a été fondée en 2017 : entreprise à mission, son objectif est de fournir les outils permettant de changer le système alimentaire actuel et d’améliorer la durabilité, la santé et la nutrition de chacun.

Après avoir conquis le cœur du grand public grâce à une implantation grandissante dans les magasins et les supermarchés, la marque a ensuite introduit ses produits dans le secteur de la restauration. Mais l’adoption est plus lente : en dehors des grandes villes, il est parfois difficile de trouver des options végétariennes ou végétaliennes. Jaime Lopez explique qu’il est “important que les restaurateurs participent à la transition. Ils peuvent proposer des plats tout aussi savoureux, sans compromis sur la qualité, mais bien meilleurs pour la santé et certainement plus durables”.

Certifée B-Corp, l’entreprise est rapidement devenue leader du marché dans cette catégorie en Espagne, et a même récemment déposé son premier brevet pour la suppression des additifs dans les recettes.
Heura Foods est présent dans neuf pays (France, Royaume-Uni, Italie, Suisse, Autriche, Allemagne, Belgique, Pays-Bas et Luxembourg), ce qui représente aujourd'hui 30 % de son activité. En France, ils sont la quatrième marque indépendante en parts de marché, une véritable réussite sur un marché aussi compétitif que le marché français.

Le rôle du CFO dans une entreprise en pleine expansion

Les fonctions de Jaime Lopez, CFO de Heura Foods, ont évolué au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, mais la principale restait la gestion de la trésorerie. Il était donc crucial pour lui de contrôler correctement toutes les projections et les flux de trésorerie.

Garants de la stratégie de croissance et d'expansion d’Heura Foods, notamment en matière de comptabilité et de rapports analytiques, Jaime Lopez et son équipe ont pour objectif de prendre des décisions basées sur des données et des analyses précises, afin d’être agiles et évolutifs. Une partie de l’équipe se concentre sur les questions juridiques et la conformité au sein de l'entreprise.
Jaime Lopez fait également partie du conseil d'administration de Heura, et travaille en lien étroit avec les investisseurs.

En bref, Heura Foods est à l'origine d'un changement dans le secteur alimentaire et, dans le cadre de ce grand projet, Jaime López dirige les départements qui rendent cette transformation possible.

Les enjeux d’Heura Foods sur la gestion des dépenses

"Notre gestion des notes de frais consistait à accumuler des tickets de caisse que l’on laissait sur le bureau de l’équipe Finance. Nous ne savions pas combien nous avions dépensé, ni de quand dataient les dépenses. Tout était manuel et il était très difficile d’effectuer un suivi précis des dépenses", explique Jaime Lopez.

Jaime Lopez a trouvé de nombreux avantages chez Payhawk : "l'agilité de la gestion des notes de frais : tout le monde peut télécharger ses reçus à partir de l'application sans avoir la carte Payhawk, et visualiser et contrôler les dépenses". Les collaborateurs d’Heura Foods peuvent également vérifier l'évolution de leurs dépenses, et gérer l’usage de leurs cartes d’entreprises. Autre avantage majeur : la possibilité d’extraire les données de la plateforme à des fins de reporting ou d'analyse financière.

Pour Jaime Lopez, "Payhawk est un outil qui apporte beaucoup. Pour une entreprise en croissance, il est primordial de pouvoir automatiser et de garder le contrôle lorsque l’on accueille de nouveaux collaborateurs”.

Des fonctionnalités qui font la différence pour Heura Foods

Certains de nos clients apprécient davantage la fonctionnalité de gestion multi-entités, d'autres l'émission de cartes physiques et virtuelles, d'autres les rapports, d'autres le gestionnaire d'abonnements...
Mais quelles sont les caractéristiques qui ont conquis Heura Foods ? Jaime Lopez, CFO, nous partage ses fonctionnalités préférées :

L’automatisation des processus financiers

Lorsque l'entreprise a un objectif aussi ambitieux et des plans de croissance aussi importants, le temps passé sur des tâches manuelles et opérationnelles n'aident pas l'entreprise à se développer. Payhawk permet d’éliminer les tâches telles que la saisie manuelle des données. Jaime Lopez souligne notamment la réconciliation automatique.

Le suivi et le reporting en temps réel

La possibilité de créer des rapports financiers précis a été un élément différenciant dans le choix de la solution de gestion des dépenses pour le CFO d’Heura Foods. Cela lui permet de :

• Prendre des décisions basées sur des données et non sur des hypothèses.
• Gagner en efficacité opérationnelle et ne pas perdre de temps avec des tâches chronophages qui n'apportent pas de valeur ajoutée.
• Mieux gérer les embauches
• Entretenir de bonnes relations avec les investisseurs et être transparent sur les chiffres de l'entreprise.

Des workflows d'approbation qui s'adaptent à votre activité, et non l'inverse

La mise en place des workflows d'approbation s’est faite de manière très fluide. Jaime Lopez explique : "Nous avons créé un système d'approbation relativement simple qui nous a permis d’être opérationnels très rapidement. Tout dépend du niveau de confiance que l'on accorde aux salariés. En ce sens, tout a été très facile.”

Une application simple d’utilisation et intuitive

Interrogé sur la facilité d'utilisation et l’adoption de Payhawk, Jaime Lopez raconte : "Nous trouvons que c'est une application très simple et intuitive. Nos collaborateurs ont très vite adopté la solution, sans que cela ne nécessite une formation poussée”.

Il en va de même pour les abonnements : "Plusieurs services utilisent les cartes Payhawk pour les abonnements. Payhawk nous permet de suivre ces transactions et d’anticiper les dépenses, de manière très simple”.

Une intégration avec Travelperk pour la gestion des déplacements professionnels

"Récemment, nous avons utilisé l’intégration avec Travelperk. C'est un moyen très intéressant de générer des synergies pour nos déplacements professionnels. Cette fonctionnalité fait vraiment la différence : le gain de temps et la possibilité d’avoir une visibilité globale sur les frais sont des atouts considérables".

Le choix de Payhawk

Pour Jaime Lopez, CFO d’Heura Foods : "Les fonctionnalités de Payhawk étaient meilleures et la proposition économique était la plus compétitive. Nous cherchions à savoir comment nous pouvions évoluer et couvrir les principaux besoins en matière d'automatisation et de contrôle de la manière la plus efficace possible.”

Payhawk a également permis à Heura Foods de gagner un temps considérable : "selon mes estimations, par mois, il peut y avoir une différence de près d'une demi-journée ou d'une journée entière qu’une personne aurait passé à la saisie manuelle des notes de frais".

Pour une entreprise en pleine expansion comme Heura Foods, il est essentiel de disposer d'un logiciel de gestion des dépenses qui permette d'automatiser les processus et de suivre ses dépenses en temps réel.
Si vous aussi vous voulez plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses, un reporting en temps réel et des rapprochements automatiques qui vous font gagner du temps, demandez une démo à notre équipe.