Workable est une plateforme RH tout-en-un utilisée par plus de 30 000 entreprises pour trouver, recruter et gérer des talents. Elle rationalise toutes les étapes du parcours employé, de la recherche à l'évaluation des candidats, en passant par leur intégration au sein de l’entreprise.
"Avec Spendesk, nous étions confrontés à de fréquents refus de paiement et à une mauvaise gestion des comptes. De plus, il n'y avait pas d'intégration NetSuite, ce qui rendait notre clôture mensuelle plus difficile. Expensify, par ailleurs, était assez coûteux. Notre objectif était de trouver une solution unique pour la gestion des cartes et le remboursement des employés, avec une intégration native à NetSuite et des coûts globaux réduits. Avec Payhawk, nous réalisons notre clôture en six jours au lieu des huit ou neuf jours nécessaires auparavant."
Avant Payhawk, Workable utilisait deux outils distincts : Spendesk pour la gestion des cartes virtuelles et Expensify pour les remboursements. Malheureusement, cette configuration créait des frictions tant du côté des employés que de celui de l'équipe Finance.
George Emexezidis, comptable chez Workable, revient sur cette période :
Avec Spendesk, nous étions souvent confrontés à des refus de paiement, à une mauvaise gestion des comptes et nous n’avions aucune intégration native avec NetSuite. Quant à Expensify, si le logiciel fonctionnait correctement, il représentait une dépense conséquente. Au bout du compte, nous souhaitions nous tourner vers une solution unique et tout-en-un.
Afin de trouver la solution de gestion des dépenses la plus adaptée à ses besoins, Workable a entrepris de mettre plusieurs fournisseurs en concurrence, tout en prenant en compte les exigences formulées par son équipe Finance.
Pour l’entreprise, il était nécessaire de choisir une plateforme unique pour l'émission de cartes, les remboursements et l'automatisation des processus financiers, qui soit capable d’offrir une visibilité en temps réel, ainsi qu’une intégration native avec NetSuite.
Son choix s’est alors porté sur Payhawk, qui a su se démarquer grâce à sa solution moderne et complète.
George Emexezidis explique ce qui a motivé sa décision :
Nous avons choisi la solution Payhawk car elle proposait une meilleure interface utilisateur, ainsi qu’une intégration native avec NetSuite. Nous avons également consulté des commentaires très positifs de la part des utilisateurs actuels, qui nous ont rapidement confortés dans notre choix.
Grâce à sa facilité d'utilisation, à ses intégrations natives et à sa bonne réputation sur le marché, Payhawk représentait la solution idéale pour cette équipe en pleine croissance, opérant dans plusieurs pays et ayant à cœur de gérer les finances de l’entreprise avec la plus grande diligence.
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Depuis l’adoption de Payhawk, Workable utilise une seule et unique plateforme pour gérer toutes ses dépenses liées aux cartes d'entreprise. Chaque membre de l'équipe dispose de sa propre carte d'entreprise Payhawk et, pour les abonnements logiciels, l'équipe Finance utilise une carte par fournisseur, ce qui simplifie grandement le suivi, les rapprochements comptables et les approbations. En outre, les politiques de dépenses définies par Workable sont directement intégrées aux cartes afin de garantir leur respect, tandis que les champs personnalisés et les commentaires favorisent une communication interne fluide sans quitter la plateforme.
George Emexezidis revient sur les avantages apportés par la solution Payhawk :
En utilisant une seule carte pour les abonnements et en fournissant des cartes personnelles aux employés, nous n’avons plus besoin de courir en permanence après les factures. De plus, le fait d'avoir des commentaires directement sous chaque dépense nous fait gagner un temps considérable en minimisant la communication hors ligne avec plusieurs titulaires de carte.
Pour Workable, le fait de bénéficier d’une intégration native avec NetSuite était non seulement un critère non négociable, mais aussi l'une des principales raisons qui l’ont orienté vers Payhawk. Grâce à cette intégration, l'équipe Finance de Workable est désormais capable d'automatiser les étapes critiques de son processus comptable en transférant les données de dépenses en temps réel, directement dans NetSuite.
Cette intégration native avec NetSuite nous permet de cartographier les dépenses au moment où elles sont effectuées à l'aide de l'IA et de la technologie OCR, ce qui nous fait gagner un temps considérable, à la fois pour enregistrer les transactions, mais aussi pour indiquer lorsque certaines d’entre elles doivent être catégorisées en tant que ‘‘paiements différés’’.
Au lieu de dépendre d'exports manuels ou de transferts de données retardés, l'équipe bénéficie désormais d'enregistrements comptables plus clairs, peut accélérer les rapprochements bancaires et a considérablement réduit le nombre d’erreurs. Les transactions sont automatiquement associées aux reçus, classées par catégorie et synchronisées avec les comptes appropriés, ce qui permet d’accélérer la clôture mensuelle et de minimiser les allers-retours entre les systèmes.
Aujourd’hui, grâce à Payhawk, Workable bénéficie d'un workflow financier directement intégré avec son ERP, alimenté par l'IA et conçu pour gagner en rapidité.
Même si l'adoption d'un nouveau logiciel comptable est un processus souvent jalonné de questionnements (voire de problèmes), Payhawk a permis à Workable de bénéficier d’un accompagnement à chaque étape.
Pour George Emexezidis, cette expérience a été très appréciable :
L’aide apportée par le service client de Payhawk nous a été très précieuse, en particulier pendant les premiers mois d'utilisation du produit. Étant donné que nous avons souvent été déçus par d'autres fournisseurs par le passé, nous devions impérativement avoir la certitude que tout problème rencontré avec la solution puisse être résolu le plus rapidement possible. Payhawk a su parfaitement répondre à cette exigence.
Chez Payhawk, notre équipe dédiée à l'intégration et à l’implémentation de notre solution s’efforce d’aider chaque client à effectuer une transition en douceur, en guidant les équipes Finance tout au long du processus et en s'assurant que tout est correctement configuré pour garantir une utilisation réussie et durable.
Par ailleurs, Workable a été rapidement séduit par la rapidité et la disponibilité de Payhawk grâce à notre support multilingue, réactif et surtout humain. Avec un taux de satisfaction client de 99 %, un temps de réponse moyen de 40 secondes et un temps de résolution des incidents de moins de 24 heures, Payhawk garantit à ses clients une expérience fluide et de qualité.
Workable est optimiste quant à l'avenir de l'automatisation dans le secteur de la finance et estime que les agents IA peuvent aller encore plus loin.
Selon George Emexezidis, cette technologie permettra d’alléger considérablement la charge de travail des employés :
Nous sommes convaincus que les agents IA apporteront une aide précieuse aux équipes Finance ; ils permettront d’effectuer un suivi plus minutieux des factures et des reçus, de guider les nouveaux utilisateurs grâce à des instructions claires étape par étape et généreront instantanément des rapports personnalisés !
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