Workable ersetzt Spendesk und Expensify durch Payhawk
Workable ist eine All-in-One-HR-Plattform, die von über 30.000 Unternehmen genutzt wird, um Talente zu finden, einzustellen und zu verwalten. Sie vereinfacht jeden Schritt der Employee Journey – von der Kandidatensuche und -bewertung bis zum Onboarding und darüber hinaus.
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„Mit Spendesk stießen wir immer wieder auf Zahlungsprobleme und unübersichtliche Kontoführung. Eine NetSuite-Integration gab es nicht, was unseren Monatsabschluss zusätzlich erschwerte. Expensify war zudem teuer. Wir suchten nach einer einzigen Lösung für Kartenverwaltung und Mitarbeiterrückerstattungen – direkt integriert in NetSuite und kosteneffizient. Mit Payhawk gelingt uns der Monatsabschluss jetzt in nur sechs Tagen statt wie bisher in acht oder neun.“
Das Leben vor Payhawk: hoher Aufwand, hohe Kosten, geringe Kontrolle
Bevor Workable auf Payhawk setzte, arbeiteten sie mit zwei getrennten Tools: Spendesk für virtuelle Karten und Expensify für Rückerstattungen. Das machte den Alltag für Mitarbeitende und Finanzteam kompliziert.
„Mit Spendesk kam es oft zu Zahlungsabbrüchen, die Kontoverwaltung war unübersichtlich, und eine direkte NetSuite-Integration gab es nicht“, sagt George Emexezidis, Buchhalter bei Workable. „Expensify funktionierte zwar, war aber teuer. Wir wollten eine Lösung, die alles einfach und zuverlässig abdeckt.“
Warum Payhawk?
Bei der Suche nach einer neuen Lösung für das Ausgabenmanagement prüfte Workable mehrere Anbieter. Das Finanzteam wollte eine einzige Plattform, die Kartenausgabe, Rückerstattungen und Finanzautomatisierung abdeckt – mit Echtzeit-Übersicht und nahtloser NetSuite-Integration.
George erklärt:
„Payhawk bietet eine klare, einfache Benutzeroberfläche und eine hervorragende NetSuite-Integration. Auch das Feedback der aktuellen Nutzer war durchweg positiv.“
Dank einfacher Bedienung, tiefer Integration und starker Marktresonanz war Payhawk die perfekte Lösung für ein wachsendes, kostenbewusstes Team, das in mehreren Ländern arbeitet.
Behalten Sie mit den Firmenkarten von Payhawk Ihre Ausgaben vollständig im Blick
Payhawk – eine Plattform, weniger Chaos
Workable verwaltet jetzt alle Ausgaben mit Firmenkarten über eine zentrale Plattform. Jedes Teammitglied erhält seine eigene Payhawk Firmenkarte. Für Software-Abonnements nutzt das Finanzteam jeweils eine Karte pro Anbieter, was Nachverfolgung, Abstimmung und Freigaben deutlich einfacher macht. Ausgabenrichtlinien sind direkt in den Karten hinterlegt, sodass alles regelkonform abläuft. Individuelle Felder und Kommentare ermöglichen eine unkomplizierte interne Kommunikation, ganz ohne E-Mail-Chaos.
"Mit einer Karte pro Abonnement und persönlichen Karten für Mitarbeitende sparen wir viel Zeit beim Nachverfolgen von Rechnungen," sagt George. "Die Möglichkeit, Kommentare direkt unter jeder Ausgabe zu hinterlassen, reduziert zusätzlich den Kommunikationsaufwand enorm."
KI-gestützte Buchhaltung trifft nahtlose NetSuite-Integration
Für Workable war eine direkte Anbindung an NetSuite ein Muss – und ein wichtiger Grund für den Wechsel zu Payhawk. Die Integration ermöglicht es, Ausgabendaten automatisch und in Echtzeit direkt in NetSuite zu übertragen.
„Dank der NetSuite-Integration können wir Ausgaben sofort erfassen – unterstützt von KI und OCR – und sparen so viel Zeit bei Buchungen und beim Zahlungsabgleich.“
Statt manuelle Daten hochzuladen oder auf verspätete Übertragungen zu warten, profitiert das Team jetzt von saubereren Aufzeichnungen, schnelleren Abstimmungen und weniger Fehlern. Belege werden automatisch zugeordnet, kategorisiert und den richtigen Konten zugewiesen – das spart Zeit am Monatsende und reduziert Rückfragen zwischen Systemen.
Mit Payhawk bekommt Workable mehr als nur eine Schnittstelle: einen intelligenten Finanzworkflow, der direkt ins ERP integriert ist und auf Geschwindigkeit optimiert wurde.
Schnelle Antworten und unkompliziertes Onboarding durch echte Menschen
Die Einführung neuer Finanzsoftware wirft immer Fragen auf – doch Workable fühlte sich jederzeit unterstützt.
George sagt:
„Der Support von Payhawk war besonders in den ersten Monaten sehr hilfreich. Früher waren wir oft enttäuscht von anderen Anbietern. Es ist uns wichtig, dass Probleme schnell gelöst werden.“
Das ist bei Payhawk Programm. Das Onboarding- und Implementierungsteam begleitet jeden Kunden Schritt für Schritt, sorgt für einen reibungslosen Start und stellt sicher, dass alles langfristig optimal eingerichtet ist.
Und wenn doch einmal ein Problem auftaucht? Das mehrsprachige Support-Team ist nur eine Nachricht entfernt – schnell, freundlich und lösungsorientiert. Mit 99 % Kundenzufriedenheit, einer durchschnittlichen Erstreaktionszeit von 40 Sekunden und Problemen, die meist innerhalb von 24 Stunden gelöst werden, ist nicht nur Workable von unserem Service begeistert.
Blick nach vorne: KI, die die Arbeit erleichtert
Workable setzt auf die Zukunft der Finanzautomation und darauf, wie KI-Agenten Prozesse noch einfacher machen können.
„Wir glauben, dass KI-Agenten beim Nachverfolgen von Rechnungen helfen, neue Nutzer Schritt für Schritt anleiten und individuelle Berichte sofort erstellen werden!“ sagt George.
Workable hat einen schnelleren, einfacheren Weg gefunden, Ausgaben im Team zu managen. Wenn Sie dasselbe erreichen möchten, buchen Sie eine Demo und erleben Sie Payhawk live.
